Диаграмма Ганта в Excel

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел диаграмму в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет проекты или задачи в виде перекрывающихся горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует разбивку структуры проекта, показывая даты начала и окончания, а также различные взаимосвязи между операциями проекта, что помогает отслеживать задачи в соответствии с запланированным временем или заранее определенными вехами.

Сферы использования диаграммы Ганта

Оцененный инструмент планирования может быть использован в различных сферах деятельности. Диаграмма позволяет визуализировать все задачи и увидеть, когда следует приступить к выполнению тех или иных задач.

На скриншоте выше вы можете увидеть четкое представление о том, как работает этот тип диаграммы.

Варианты построения диаграммы Ганта

Эта часть статьи будет полезна не только новичкам, которые никогда не сталкивались с таблицами и диаграммами, но и опытным пользователям, так как вы сможете узнать о новых программах и онлайн-сервисах. Давайте рассмотрим несколько доступных решений для построения диаграммы Ганта.

Microsoft Excel

Excel — самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Его функционал позволяет создавать диаграмму Ганта с исходными данными, которые предварительно вводятся в программу пользователем. Процесс практически автоматизирован, пользователю нужно только указать правильный тип ввода данных.

1. Заранее подготовьте таблицу данных и разместите в ней все необходимые задачи. Затем выберите его, удерживая левую кнопку мыши.
2. Перейдите на вкладку «Вставка» и ознакомьтесь с имеющимися диаграммами. Нас интересует тип «Линейный».
3. Разместите презентационную схему в удобном месте и завершите построение.

В дополнительных параметрах диаграммы вы можете настроить масштабирование, указав даты начала и окончания задач.

LibreOffice Calc

Давайте кратко рассмотрим главного конкурента Excel, LibreOffice Calc. Это программное обеспечение распространяется бесплатно.

В этом софте также нужно заранее подготовить таблицу данных, затем перейти в раздел «Вставка» и выбрать «Диаграмма». В окне «Типы диаграмм» укажите «Гистограмма с накоплением». Переверните вертикальную ось, щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав «Формат оси» — «Масштабирование» — «Обратный». Кроме того, мы разберем, как отображать дату на горизонтальной оси.

1. Нажмите на горизонтальную ось и выберите «Формат оси» в появившемся контекстном меню».
2. Перейдите на вкладку «Числа» и найдите там тип даты.
3. откройте вкладку «Масштабирование» и отключите автоматическое добавление значений для всех элементов.
4. Установите дату и время начала задачи для «Минимума» и время окончания для «Максимума» самостоятельно, а интервал установите числом 1. Для долгосрочных задач сделайте основной интервал больше, чтобы диаграмма была более компактной.‎‎

Онлайн-сервисы для создания диаграммы Ганта

В завершение приведу пример нескольких веб-сервисов, которые подходят для реализации диаграммы Ганта. Прежде всего, обратите внимание на Google Sheets. Это бесплатный инструмент, который позволяет создавать и хранить электронные таблицы в облаке, а также получать к ним доступ с разных устройств, на которых вы вошли в систему с нужной учетной записью Google. Интерфейс этого инструмента аналогичен Excel, что касается и функционала.

Если предыдущий веб-сервис подходит для небольших проектов, то сайт GanttPRO специализируется исключительно на таких диаграммах. Сервис подходит для компаний, которые активно занимаются созданием проектов с подробными логическими уровнями. Ознакомиться с функционалом GanttPRO можно на официальном сайте сервиса.

Есть много других решений для работы с диаграммами, но не все они уместятся в одной статье. Я отобрал самые известные и практичные программы, чтобы вы могли построить диаграмму Ганта за считанные минуты.

Читайте также: Как удалить дубликаты в Microsoft Excel — инструкция

Как сделать диаграмму Ганта в Excel 2016, 2013 и 2010

К сожалению, в Microsoft Excel нет встроенного шаблона диаграммы Ганта. Однако вы можете быстро создать диаграмму Ганта в Excel, используя функции линейчатой ​​диаграммы и добавив некоторое форматирование.

Далее мы шаг за шагом рассмотрим, как создать диаграмму Ганта за 3 минуты.

Мы будем использовать Excel 2013 для создания шаблона диаграммы Ганта, но вы можете создать диаграмму Ганта в Excel 2016 и Excel 2010 таким же образом.

Шаг 1. Создание таблицы проекта

Первым шагом является ввод данных вашего проекта в электронную таблицу Excel. Список каждой задачи — это отдельная строка и структура вашего плана проекта, включая дату начала, дату окончания и продолжительность, то есть количество дней, необходимых для выполнения задачи.

Примечание. Чтобы создать диаграмму Ганта в Excel, вам нужны только столбцы «Дата начала» и «Продолжительность». Однако, если вы укажете даты окончания, вы можете использовать простую формулу для расчета «Продолжительность»:

Шаг 2. Создание стандартной диаграммы Excel на основе даты начала

Давайте начнем создавать диаграмму Ганта в Excel, настроив обычную линейчатую диаграмму с накоплением.

• Выберите начальный диапазон дат с заголовком столбца, в нашем случае это B1:B11. Убедитесь, что вы выбираете только ячейки с данными, а не весь столбец.
• Перейдите на вкладку «ВСТАВКА» -> группа «Диаграмма» и нажмите «Вставить гистограмму».
• В разделе «Панель» нажмите «Панель с накоплением».

Шаг 3. Добавление данных Длительность к диаграмме

Теперь нам нужно добавить еще один ряд на будущую диаграмму Ганта в Excel.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области диаграммы и выберите «Выбрать данные» в контекстном меню.

Шаг 4. Добавление описания задач в диаграмме Ганта

Теперь нам нужно заменить дни в левой части диаграммы списком задач.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области графика (область с синей и красной полосами) и нажмите «Выбор данных», чтобы снова открыть окно «Выбор источника данных».
2. Убедитесь, что дата начала выбрана на левой панели, и нажмите кнопку «Изменить» на правой панели в разделе «Метки горизонтальной оси (категории)».

Шаг 5. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта в Excel

Теперь у нас есть сводная гистограмма. Нам нужно добавить правильное форматирование, чтобы эта диаграмма больше походила на диаграмму Ганта. Наша цель — удалить синие полосы, чтобы отображались только оранжевые части, представляющие задачи проекта. С технической точки зрения мы не будем убирать синие полосы, а просто сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.

1. Нажмите на любую синюю полосу на диаграмме Ганта, чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат ряда данных» в контекстном меню.

Шаг 6. Улучшение дизайна диаграммы Ганта в Excel

Давайте добавим еще несколько деталей, чтобы улучшить внешний вид диаграммы Ганта.

1. Удалите пробелы в левой части диаграммы Ганта.

Как вы помните, первоначальной датой начала были синие столбцы в начале диаграммы Ганта. Теперь вы можете удалить это пустое пространство, чтобы приблизить свои задачи к левой вертикальной оси.

• Щелкните правой кнопкой мыши первую дату начала в таблице данных, выберите «Формат ячеек» —> «Общие». Запишите число, которое вы видите — это числовое представление даты, в данном случае 42826. Нажмите «Отмена» (!), потому что нам не нужно вносить здесь никаких изменений.

1. Убираем пустое пространство в левой части диаграммы Ганта

Когда мы построили диаграмму Ганта, мы вставили синие полосы в начале диаграммы, чтобы показать дату начала. Теперь оставшуюся на их месте пустоту можно убрать и сдвинуть панели задач влево, ближе к вертикальной оси.

• Щелкните правой кнопкой мыши первое значение в столбце «Дата начала» таблицы исходных данных, в контекстном меню выберите «Формат ячеек» > «Числа» > «Общие» (Format Cells > Numbers > General). Помните, что число, которое вы видите в поле образца, является числовым представлением даты. В моем случае это число 41730. Как известно, Excel хранит даты в виде чисел, равных количеству дней с 1 января 1900 года до этой даты (где 1 января 1900 года = 1). Вам не нужно вносить здесь никаких изменений, просто нажмите «Отмена).
• На диаграмме Ганта щелкните любую дату над диаграммой. Одним щелчком будут выбраны все даты, затем щелкните их правой кнопкой мыши и выберите «Формат оси» в контекстном меню).
• В меню «Параметры оси» измените параметр «Минимум» на «Число (фиксированное)» и введите число, которое вы запомнили на предыдущем шаге.

2. Настраиваем количество дат на оси диаграммы Ганта

Здесь в диалоговом окне Формат оси, открытом на предыдущем шаге, измените параметры Основные деления (Major unit) и Промежуточные деления (Minor unit) на Number (Fixed) и введите желаемые значения интервалов на ось. Обычно чем короче временные рамки задач в проекте, тем меньший шаг деления необходим по оси времени. Например, если вы хотите отображать каждую вторую дату, введите 2 для параметра «Основная единица измерения». Какие настройки я сделал — вы можете увидеть на картинке ниже:

Совет: поэкспериментируйте с настройками, пока не получите желаемый результат. Не бойтесь сделать что-то не так, вы всегда можете вернуться к настройкам по умолчанию, установив для параметров значение «Авто» в Excel 2010 и 2007 или нажав «Сброс» в Excel 2013.

3. Удаляем лишнее пустое место между полосами

Расположите линии задач на карте более компактно, и диаграмма Ганта будет выглядеть еще лучше.

• Выделите оранжевые столбцы на графиках, щелкнув по одному из них левой кнопкой мыши, затем щелкните его правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Формат ряда данных).
• В диалоговом окне «Формат серии данных» задайте для параметра «Перекрытие серии» значение 100 % (ползунок переместился полностью вправо) и для параметра «Ширина зазора» значение 0 % или близкое к 0 % (ползунок до упора или почти до упора влево).

И вот результат наших стараний — простая, но достаточно точная диаграмма Ганта в Excel:

Помните, что созданная таким образом диаграмма Excel очень близка к настоящей диаграмме Ганта, сохраняя при этом все удобства диаграмм Excel:

• Диаграмма Ганта в Excel будет изменять размер при добавлении или удалении задач.
• Измените дату начала задачи (Start Date) или ее продолжительность (Duration), и в расписании сразу автоматически отразятся внесенные изменения.
• Диаграмму Ганта, созданную в Excel, можно сохранить в виде изображения или преобразовать в формат HTML и опубликовать в Интернете.

СОВЕТ:

• Настройте внешний вид диаграммы Ганта, изменив параметры заливки, границы, тени и даже применив 3D-эффекты. Все эти параметры доступны в диалоговом окне «Формат ряда данных». Чтобы вызвать это окно, щелкните правой кнопкой мыши линию графика в области графика и выберите «Формат ряда данных» в контекстном меню).
• Если созданный стиль оформления радует глаз, такую ​​диаграмму Ганта можно сохранить в Excel как шаблон и использовать в дальнейшем. Для этого нажмите на схему, откройте вкладку Дизайн и нажмите Сохранить как шаблон).

Диаграмма Ганта в Excel шаблон

Вы можете настроить диаграмму Ганта Excel несколькими способами, изменив цвет заливки, цвет границы, тень и даже используя формат 3D. Все эти параметры доступны в окне Формат данных».

После того, как вы создали свой дизайн, рекомендуется сохранить диаграмму Ганта в Excel в качестве шаблона для будущего использования. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы и выберите «Сохранить как шаблон» в контекстном меню.

Шаблон диаграммы Ганта для Excel 2013 от Microsoft

Этот шаблон диаграммы Ганта в Excel называется «Планировщик проектов Ганта». Он предназначен для отслеживания хода выполнения проекта с использованием различных индикаторов, таких как «Плановое начало» и «Фактическое начало», «Плановая продолжительность» и «Фактическая продолжительность» и «Процент выполнения).

В Excel 2013 этот шаблон доступен на вкладке «Файл» в новом окне. Если в этом разделе шаблона нет, его можно скачать с сайта Microsoft. Для использования этого шаблона не требуется никаких дополнительных знаний — просто нажмите на него и приступайте к работе.

Онлайн шаблон диаграммы Ганта

Smartsheet.com предлагает интерактивный онлайн-конструктор диаграмм Ганта. Этот шаблон диаграммы Ганта так же прост и готов к использованию, как и предыдущий. Сервис предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию, поэтому не стесняйтесь зарегистрироваться с помощью своей учетной записи Google и сразу же начать создавать свою первую диаграмму Ганта.

Процесс очень прост: в таблице слева вы вводите сведения о своем проекте, и по мере заполнения таблицы справа создается диаграмма Ганта.

Шаблоны диаграммы Ганта для Excel, Таблиц Google и OpenOffice Calc

На vertex42.com вы можете найти бесплатные шаблоны диаграмм Ганта для Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, которые также будут работать с OpenOffice Calc и Google Sheets. Вы можете работать с этими шаблонами так же, как с обычной электронной таблицей Excel. Просто введите дату начала и продолжительность для каждой задачи, а также введите % выполнения в столбце % завершения. Чтобы изменить диапазон дат, отображаемый в области диаграммы Ганта, переместите ползунок на полосе прокрутки.

И, наконец, еще один шаблон диаграммы Ганта в Excel для вашего рассмотрения.

Шаблон «Project Manager Gantt Chart»

Другой бесплатный шаблон диаграммы Ганта предлагается на сайте professionalexcel.com и называется «Диаграмма Ганта для менеджера проектов». В этом шаблоне можно выбрать вид (ежедневно или еженедельно по умолчанию) в зависимости от продолжительности отслеживаемых задач.

Я надеюсь, что хотя бы один из предложенных шаблонов диаграммы Ганта вам подойдет. Если нет, вы можете найти большой выбор различных шаблонов диаграмм Ганта в Интернете.

Теперь, когда вы знаете основные функции диаграммы Ганта, вы можете продолжить ее изучение и научиться создавать свои собственные сложные диаграммы Ганта в Excel, чтобы произвести впечатление на своего начальника и всех своих коллег

График отпусков на диаграмме Ганта.

Учитывая уже имеющиеся у нас навыки, рассмотрим довольно популярную задачу — изобразим график отпусков сотрудников на диаграмме Ганта.

Начнем, конечно, с первых данных. Вот простой пример для 5 сотрудников:

Определяем исходные данные для праздничного графика. Вы можете увидеть это на скриншоте ниже.

Обратите внимание, что отпуск каждого сотрудника делится на 2 части. Поэтому для того, чтобы показать их фамилии на графике, и чтобы эти фамилии стояли прямо напротив планов на их отдых, я определил начальный диапазон сразу из двух столбцов. Он содержит как столбец с фамилиями, так и столбец с датами начала отпуска.

Следуя инструкции, описанной выше, помимо использования возможностей Excel по форматированию диаграмм, я получил вот такую ​​праздничную диаграмму:

Кратко остановлюсь на некоторых особенностях оформления этой диаграммы Ганта с праздниками, которые мы не рассматривали в предыдущем разделе.

Для шкалы дат максимальное и минимальное значения соответствуют 1 января и 31 декабря. Шаг деления установлен в 31 день, что позволяет хотя бы примерно показать начало и конец месяца на графике с помощью вертикальных линий сетки.

Вот как настраивается временная шкала для отображения названий месяцев вместо дат:

Как видите, важно правильно указать формат отображения даты.

Наконец, для наглядности неплохо было бы указать дату начала рядом с графиком отпусков. Для этого вспомним, что ранее мы прятали схему в серию «Старт». Но он остался на графике. Поэтому кликаем по пустому месту сразу слева от любого прямоугольника. Скрытые графики будут выделены. Выберите «Формат метки данных» во всплывающем меню».

В разделе «Параметры подписи» указываем, что хотим включить в подпись значение серии. Указываем расположение этой подписи «Сверху, внутри». Поскольку диаграмма горизонтальна, верхняя часть находится справа и рядом с диаграммой продолжительности праздников. На скриншоте ниже эти действия хорошо видны.

Если вы хотите улучшить или изменить полученную диаграмму Ганта для отпуска, вы можете попробовать ее. К счастью, Excel предоставляет множество дополнительных параметров форматирования диаграмм.