Форматирование таблиц в Excel

Форматирование таблиц

Форматирование — это целый комплекс мероприятий по корректировке визуального содержания таблиц и расчетных данных. В эту область входит изменение большого количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, размер ячейки, заливка, границы, формат данных, выравнивание и многое другое.

Автоформатирование

Вы можете применить автоматическое форматирование к любой области листа данных. Программа отформатирует указанный диапазон в виде таблицы и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

1. Выберите диапазон ячеек или таблицу.
2. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Форматировать как таблицу». Эта кнопка находится на ленте в панели инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Просто нажмите на соответствующий вариант.
3. Затем откроется небольшое окно, в котором вы должны подтвердить правильность введенных координат области. Если вы обнаружите, что они были введены неправильно, вы можете сразу внести изменения. Очень важно обратить внимание на параметр «Таблица заголовков». Если в вашей таблице есть заголовки (а в подавляющем большинстве случаев они есть), этот параметр следует отметить. В противном случае его необходимо удалить. Когда все настройки выполнены, нажмите кнопку «ОК».

После этого таблица будет иметь выбранный формат. Но его всегда можно отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не всегда устраивает набор свойств, представленных в автоформатировании. В этом случае есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Приступить к форматированию таблиц, то есть изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Чтобы перейти к параметрам форматирования через контекстное меню, выполните следующие действия.

1. Выберите ячейку или диапазон в таблице, которые мы хотим отформатировать. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Выберите пункт «Формат ячеек…» в…».
2. После этого откроется окно форматирования ячейки, где можно выполнить различные виды форматирования.

Инструменты форматирования на ленте находятся на разных вкладках, но большинство из них находится на вкладке «Главная». Чтобы использовать их, выберите соответствующий элемент на листе, затем нажмите кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из наиболее важных форматов является формат типа данных. Это связано с тем, что он не столько определяет внешний вид отображаемой информации, сколько сообщает программе, как ее обрабатывать. Excel обрабатывает числовые, текстовые, денежные значения, форматы даты и времени совершенно по-разному. Вы можете отформатировать тип данных выбранного диапазона либо через контекстное меню, либо с помощью инструмента на ленте.

Если открыть окно «Формат ячеек» через контекстное меню, необходимые настройки будут находиться на вкладке «Числа» в блоке параметров «Числовые форматы». По сути, это единственный блок в этой вкладке. Здесь вы можете выбрать один из форматов данных:

• Числовой;
• Текст;
• Время;
• Дата;
• Денежный;
• Общие и так далее

После того, как выбор сделан, необходимо нажать на кнопку «ОК».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Для числового формата в правой части окна можно, например, указать, сколько знаков после запятой должно отображаться для дробных чисел и должны ли отображаться разделители между цифрами в числах.

Для параметра «Дата» можно указать, в каком виде дата должна отображаться на экране (только числа, числа и названия месяцев и т д).

Аналогичные настройки доступны для формата «Время».

При выборе пункта «Все форматы» все доступные подвиды форматирования данных будут отображаться в одном списке.

Если вы хотите форматировать данные через ленту, а затем находиться на вкладке «Главная», щелкните раскрывающийся список в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается список основных форматов. Правда, он все же менее детализирован, чем в ранее описанной версии.

Но если вы хотите отформатировать точнее, в этом списке нужно нажать на пункт «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным списком изменения настроек.

Читайте также: Доверительные интервалы в Excel

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен на вкладке «Выравнивание» окна «Формат ячеек».

Установив флажок рядом с соответствующим параметром, вы можете объединить выделенные ячейки, автоматически настроить ширину и обтекать текст словами, если он не помещается в границы ячеек.

Кроме того, в этой же вкладке можно расположить текст в ячейке по горизонтали и по вертикали.

В параметре «Ориентация» настраивается угол наклона текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» также доступен на ленте во вкладке «Главная». В нем представлены все те же функции, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Шрифт

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования есть множество вариантов установки шрифта для выделенной области. Эти параметры включают изменение следующих параметров:

• шрифт;
• стиль (курсив, полужирный, обычный)
• размер;
• цвет;
• модификация (написано, поднято, зачеркнуто).

На ленте также есть блок инструментов с аналогичными функциями, также называемый «Шрифт».

Граница

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно задать тип и цвет линии. Сразу решается, какая граница должна быть: внутренняя или внешняя. Обычно вы можете удалить границу, даже если она уже существует в таблице.

Но на ленте нет отдельной панели инструментов для настройки краев. Для этих целей выделена только одна кнопка во вкладке «Главная», которая находится в группе инструментов «Шрифт».

Заливка

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно настроить цвет ячеек таблицы. Кроме того, вы можете вводить шаблоны.

На ленте, как и в предыдущей функции, для заполнения выделена только одна кнопка. Он также находится в панели инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам недостаточно и вы хотите добавить оригинальности цвету стола, вам следует перейти в пункт «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

Стили ячеек

Вы можете не только задать стиль ячейки самостоятельно, но и выбрать из интегрированных в саму таблицу. Библиотека стилей обширна, поэтому каждый пользователь сможет подобрать для себя подходящий стиль.

25

Обзор:

1. Выберите нужные ячейки, чтобы применить готовый стиль.
2. Перейти в раздел «Главная».
3. Нажмите «Стили ячеек».
4. Выберите свой любимый стиль.

Защита

В Excel сама защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» есть одноименная вкладка. В нем можно указать, будет ли выбранная область защищена от изменений или нет, если установлена ​​блокировка листа. Здесь вы также можете активировать скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после нажатия кнопки «Формат», расположенной на вкладке «Главная» панели инструментов «Ячейки». Как видите, появляется список, в котором есть группа настроек «Защита». И здесь можно не только настроить поведение ячейки при блокировке, как это было в окне форматирования, но и сразу же заблокировать лист, нажав на пункт «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа параметров форматирования на ленте имеет более широкий функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».

.

Как видите, Excel имеет очень широкий функционал для форматирования таблиц. В этом случае вы можете использовать несколько стилей с предопределенными свойствами. Вы также можете выполнить более точную настройку с помощью различных инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За некоторыми исключениями, окно «Формат» предоставляет больше возможностей форматирования, чем лента.

Темы оформления таблиц

В электронной таблице Excel, а также в текстовом процессоре Word можно выбрать тему для документа.

Обзор:

1. Перейдите на вкладку «Разметка страницы».
2. Нажмите на пункт «Темы».
3. Выберите одну из готовых тем.

Трансформация в «Умную таблицу»

«Умная» таблица — это особый вид форматирования, после которого матрица ячеек получает определенные полезные свойства, облегчающие работу с большими объемами данных. После преобразования диапазон ячеек рассматривается программой как единый элемент. Использование этой функции избавляет пользователей от необходимости пересчитывать формулы после добавления новых строк в таблицу. Кроме того, в «Умной» таблице есть специальные кнопки в заголовках, позволяющие фильтровать данные. Функция предоставляет возможность прикрепить заголовок таблицы к верхней части листа. Преобразование в «умный стол» осуществляется следующим образом:

1. Выберите нужную область для редактирования. На панели инструментов выберите пункт «Стили» и нажмите «Форматировать как таблицу».

1. На экране отображается список готовых стилей с заданными параметрами. Нажмите на понравившийся вариант.

1. Появилось дополнительное окно с настройками диапазона и отображения заголовков. Задаем все необходимые параметры и нажимаем кнопку «ОК».

1. После внесения этих настроек наш планшет превратился в умный стол, работать с которым гораздо удобнее.

Пример форматирования таблицы.

Создавая таблицу в Excel, заполняйте ее данными и формулами, не отвлекайтесь на ее внешний вид. Создайте таблицу, проверьте правильность формул и сначала приступайте к ее форматированию! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, совершите меньше ошибок и избежите множества повторных манипуляций.

Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.

1. Форматируем заголовок таблицы.

1.1. Выделите диапазон A1…E1, нажмите кнопку «Объединить и центрировать» на панели «Форматирование». Ячейки объединены в одну, текст заголовка расположен по центру.

1.2. Выберите шрифт — «Arial», размер — «16», «Жирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта — «Фиолетовый».

2. Форматируем заголовки столбцов.

2.1. Выделите ячейки A2 и B2, нажмите кнопку «Объединить ячейки».

2.2. Выделите ячейки A7 и B7, нажмите кнопку «Объединить ячейки».

2.3. Выделите ячейки А2 и В2, нажмите и удерживайте кнопку «Ctrl» на клавиатуре и выделите ячейки А7 и В7 — в результате у нас есть две выделенные объединенные ячейки.

2.4. Выберите шрифт — «Arial Black», размер — «12», выравнивание — «По левому краю», цвет шрифта — «Фиолетовый».

2.5. Выделите диапазон C2…E2, нажмите и удерживайте кнопку «Ctrl» на клавиатуре, выберите диапазон C7…E7.

2.6. Выберите шрифт — «Arial Black», размер — «8», выравнивание — «По центру», цвет шрифта — «Фиолетовый».

2.7. Чтобы уменьшить размер таблицы по горизонтали, разместим подписи в ячейках С2, С7, Е2, Е7 на две строки. Для этого в ячейке С2 в слове «Обозначение» после буквы «а» ставим дефис «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но размещена строкой ниже. То же самое делаем с записями в ячейках С7, Е2, Е7.

3. Форматируем записи.

3.1. Выбираем записи первых данных и результат вычислений — диапазон А3…Е6 и диапазон А8…Е8.

3.2. Выберите шрифт — «Arial», «11», «Bold», «Centered», «Blue».

3.3. Выберите диапазон B3…B6 и ячейку B8 и отрегулируйте «Влево».

3.4. Выберите диапазон A8…E8, измените цвет шрифта на «Красный».

3.5. Выберите область D3…D6 и щелкните правой кнопкой мыши. В раскрывающемся меню выберите «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» введите числовой формат исходных данных.

3.6. Выбираем ячейку D8 и так же, как и в предыдущем разделе, через окно «Формат ячейки» задаем числовой формат результата расчета, задав три знака после запятой.

Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, которые позволяют выполнять множество действий для изменения внешнего вида содержимого ячейки. Ряд команд доступен только из этого окна, и вы не будете выполнять их с помощью кнопок панели инструментов форматирования».

4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.

Поместите указатель мыши на заголовок столбца «А» рядом с границей столбца «В». Как только указатель мыши примет форму креста, состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки, дважды щелкните левой кнопкой мыши. Ширина столбца «А» стала равна по размеру максимальной записи в столбце — 15 пикселей.

Кликая по всем столбцам и строкам в таблице, получаем приемлемые размеры. При необходимости вы можете задать ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после того, как указатель мыши примет форму креста, нужно нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить границу в нужном направлении. В примере я вручную увеличил ширину столбца «А» до размера 21 пикселя.

5. Оформляем границы.

5.1. Выделите область A2…E8 и нажмите кнопку в панели «Все ребра», а затем нажмите кнопку «Толстый внешний край», не снимая выделения».

5.2. Выделите ячейки A2…E2 и нажмите кнопку панели инструментов Форматирование Толстая внешняя граница. Таким же образом обрамите область A7…E7.

6. Выполняем заливку диапазонов цветом.

6.1. Выделите диапазон D3…D6, выберите цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В этих ячейках хранятся исходные данные.

6.2. Выделите ячейку D8, выберите цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке отображается результат вычисления.

7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.

7.1. Выберите ячейку D8, щелкните правой кнопкой мыши, выберите вкладку «Защита» в раскрывающемся окне «Формат ячеек» и установите флажок рядом с надписью «Защищенная ячейка».

7.2. Зайдите в главное меню MS Excel и выполните: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Вы не можете ввести пароль. Ячейка защищена от случайных изменений. Защита от злоумышленников — отдельная тема.

В этом примере мы подробно рассмотрели, как можно форматировать таблицы в Excel. Результат на рисунке ниже.

Внешний вид стола значительно изменился. Сравните с оригиналом. Возможно, стол слишком пестрит красками, их сочетание безвкусно. Но то, что информацию стало легче воспринимать, думаю, бесспорно.

Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

Одним из важнейших процессов при работе в Excel является форматирование. С ее помощью создается не только внешний вид таблицы, но и указание на то, как программа воспринимает данные, находящиеся в определенной ячейке или определенной области. Без понимания принципов работы этого инструмента невозможно хорошо освоить эту программу. Разберемся подробно, что такое форматирование в Excel и как им пользоваться.

Автоматическое создание и форматирование таблиц в Excel

Форматирование ячеек в виде таблицы — это трудоемкий процесс с небольшой ценностью. Вы можете сэкономить много усилий, используя готовые стили таблиц.

Рассмотрим готовые стильные решения, предопределенные в наборе инструментов Excel. Вы также можете подумать о создании и сохранении собственных стилей. Для этого в программе предусмотрены специальные инструменты и утилиты.

Как создать и форматировать как таблицу в Excel?

Отформатируем исходную таблицу из предыдущих уроков, используя стили.

1. Переместите курсор в любую ячейку таблицы в диапазоне A1:D4.
2. Выберите вкладку «Главная», раздел «Стили», инструмент «Форматировать как таблицу». Здесь представлен широкий выбор готовых и гармоничных стилей дизайна. Установите стиль Light 2. Появится диалоговое окно, в котором будет определен диапазон расположения данных таблицы. Нажмите OK, ничего не меняя
3. Стол был полностью преобразован в новый и стильный формат. Есть даже добавленные кнопки управления фильтрами. А на широкой полосе инструментов добавилась вкладка «Конструктор», над которой выделена надпись «Работа с таблицами».
4. Чтобы убрать из нашей таблицы все лишнее и оставить только формат, идем дальше вкладки «Конструктор» и в разделе «Инструменты» выбираем «Преобразовать в площадь». Нажмите OK для подтверждения.

Примечание. Обратите внимание, что Excel сам распознал размер таблицы, нам не нужно было выбирать диапазон, достаточно было указать ячейку.

Хотя есть много стилей, иногда вы не можете найти правильный. Чтобы сэкономить время, выберите наиболее похожий стиль и отформатируйте его в соответствии со своими потребностями.

Для удаления формата необходимо предварительно выделить необходимый диапазон ячеек и выбрать инструмент на вкладке «Главная» — «Редактирование» — «Удалить форматы». Чтобы быстро удалить только границы ячеек, используйте сочетание клавиш CTRL+SHIFT+(минус). Только не забудьте сначала выбрать саму таблицу.