Как настроить автосохранение документа в Excel

Принцип работы

Функция автоматического сохранения сохраняет в фоновом режиме. При работе с книгой эта функция записывает в указанное место (или автоматически устанавливает) копию файла, которую впоследствии можно восстановить. Эта опция полезна для:

• повреждение книги Excel;
• неожиданное затемнение;
• синие экраны смерти в системе.

Возможно не абсолютно все изменения сохранятся, но большая часть сохранится. При открытии после неожиданного завершения работы редактор предложит вам открыть последнюю версию документа, созданного автоматически. Актуальность и количество изменений в этом файле связаны с заданным интервалом между автоматическими сохранениями. Поэтому при правильной настройке потери будут минимальными.

Как включить автосохранение в Excel

Чтобы Excel автоматически сохранялся через указанный период времени, сделайте следующее:

1. Выберите «Файл» — «Параметры» — «Сохранить».
2. В разделе «Сохранение книг» необходимо отметить «Автосохранение». И указать частотный интервал для автоматического сохранения документов.
3. Также важно отметить пункт: «Держать последнюю автосохраненную версию закрытой».
4. Вы можете указать путь к нужной папке, куда будут сохранены документы после автоматического восстановления.
5. После внесения всех изменений подтвердите нажатием кнопки «ОК» .

Примечание. Обратите внимание, что в этом разделе настроек вы можете изменить папку по умолчанию для сохранения новых документов — «Расположение файла по умолчанию». То есть вместо папки «Мои документы» вы можете указать любую другую часто используемую папку по вашему выбору.

Поэтому, если вы забудете сохранить изменения в документе, и ваш компьютер выйдет из строя (по какой-либо причине), будут потеряны только данные, сделанные за последние 10 минут (по умолчанию). Поэтому в настройках лучше уменьшить значение этого параметра хотя бы на 5 минут.

Как восстановить файл Excel из автосохранения

Когда вы запускаете программу в первый раз после сбоя, Excel автоматически попросит вас открыть последнюю сохраненную версию документа. Если этого не произошло, выберите: «Файл» — «Подробнее» — «Контроль версий» — «Восстановить несохраненные книги»:

Файлы автосохранения также сохраняются в списке «Версии». Но если этот вариант не работает, вы можете вручную открыть автосохранение в самом Excel. Искать папку следует по пути, указанному в настройках, описанных выше. По умолчанию это, вероятно, путь:

C:Usersимя пользователяAppDataRoamingMicrosoftExcel

Однако в разных версиях Windows или Excel путь может отличаться. Чтобы узнать, куда Excel сохраняет автоматически, нужно зайти в настройки и убедиться, что путь указан правильно. Как описано выше.

Примечание. Если файл был правильно закрыт (сохранен или нет), папка AutoRecovery будет пустой. Когда документ правильно закрыт, резервная копия автоматически удаляется. Поэтому, если вы закроете несохраненный документ, появится диалоговое окно с просьбой подтвердить действие.

Стоит отметить, что даже если у вас настроена функция автоматического сохранения, вы не должны игнорировать параметры ручного сохранения (CTRL + S). Бывает всякое… В практике пользователей бывают случаи, когда автоматическое сохранение просто не работает. Например, если компьютер зависает в процессе выполнения сложных расчетных операций в программе.

Вся информация должна быть скопирована до любого сбоя компьютера. Несохраненные файлы Excel могут быть безвозвратно утеряны при зависании или сбое компьютера. В таких ситуациях данные из оперативной памяти, которые не записываются на жесткий диск, теряются. Стоит помнить об обычном ручном сохранении файлов, а функции автоматического построения очень помогут сохранить всю важную информацию и всю вашу работу.

Читайте также: Как посчитать сумму в строке в Экселе

Работа с настройками автосохранения

Чтобы максимально обезопасить себя от потери данных в Excel, рекомендуется задать собственные настройки автосохранения, которые будут адаптированы именно под ваши нужды и характеристики системы.

Переход в настройки

Давайте узнаем, как попасть в настройки автосохранения.

1. откройте вкладку «Файл». Затем перейдите в подраздел «Настройки».
2. Откроется окно параметров Excel. Нажмите на надпись в левой части окна «Сохранить». Здесь находятся все необходимые нам настройки.

Изменение временных настроек

По умолчанию автосохранение включено и происходит каждые 10 минут. Не всех устраивает такой срок. На самом деле за 10 минут можно собрать довольно большой объем данных, и терять их вместе с затраченными усилиями и временем на заполнение таблицы очень нежелательно. Поэтому многие пользователи предпочитают устанавливать режим сохранения на 5 минут, а то и на 1 минуту.

Ровно 1 минута — это самое короткое время, которое можно установить. При этом не следует забывать, что в процессе сохранения расходуются системные ресурсы, и на слабых компьютерах слишком короткое время установки может привести к значительному снижению скорости работы. Поэтому пользователи, у которых достаточно старые устройства, впадают в другую крайность — вообще отключают автосохранение. Конечно, делать это нежелательно, но тем не менее о том, как отключить эту функцию, мы также поговорим немного дальше. На большинстве современных компьютеров, даже если установить период в 1 минуту, это не окажет заметного влияния на производительность системы.

Итак, чтобы изменить срок, в поле «Автосохранение каждые» введите нужное количество минут. Это должно быть целое число в диапазоне от 1 до 120.

Изменение других настроек

Кроме того, в разделе настроек можно изменить ряд других параметров, хотя трогать их без лишней надобности не рекомендуется. Прежде всего, вы можете определить, в каком формате файлы должны сохраняться по умолчанию. Это делается путем выбора правильного имени формата в поле «Сохранить файлы в следующем формате». По умолчанию используется рабочая книга Excel (xlsx), но это расширение можно изменить на следующее:

• Рабочая тетрадь Excel 1993 — 2003 (xlsx);
• Книга Excel с поддержкой макросов;
• Шаблон Excel;
• Сайт (html);
• Простой текст (txt);
• CSV и многие другие.

В поле «Каталог данных для автоматического восстановления» введите путь, по которому хранятся автосохраненные копии файлов. При желании этот путь можно изменить вручную.

В поле «Расположение файла по умолчанию» указывается путь к каталогу, в который программа предлагает сохранить исходные файлы. Именно эта папка открывается при нажатии кнопки «Сохранить».

Отключение функции

Как было сказано выше, автоматическое сохранение копий файлов Excel можно отключить. Для этого снимите флажок «Автосохранение каждого» и нажмите кнопку «ОК».

Отдельно можно отключить сохранение последней автосохраненной версии при закрытии без сохранения. Для этого снимите соответствующий пункт настройки.

Как видите, в целом настройки автосохранения в Excel достаточно просты, а действия с ними интуитивно понятны. Пользователь сам, с учетом своих потребностей и особенностей железа, может установить периодичность автоматического сохранения файлов.

Как добавить автосохранение в режиме реального времени на панель быстрого доступа

Если вам нужно часто включать и отключать автосохранение в реальном времени, вы можете добавить эту функцию на панель быстрого доступа.

По умолчанию он включен, если вы используете Office 365, конечно, но если вы все же хотите добавить его на панель быстрого доступа, вот пошаговая инструкция:

1. Нажмите на стрелку вниз
2. Далее Автохранение».

Автоматически сохранять файл перед закрытием с помощью VBA

Автосохранение — это отличная функция, которая упрощает работу с Excel, зная, что никакие данные не будут потеряны.

Если у вас нет Office 365 (что означает, что у вас также нет функции автосохранения), вам придется полагаться на функцию автовосстановления Excel.

Другой вариант, который вы можете использовать, — это иметь простой код VBA, который гарантирует, что ваш файл будет сохранен, прежде чем вы его закроете. Это гарантирует, что вы не потеряете свою работу, потому что закрыли файл перед его сохранением.

Примечание. Это имеет смысл только в том случае, если вы не используете Office 365 с OneDrive или SharePoint. В этом случае вы всегда можете вернуться к предыдущим версиям, и ваши файлы все равно будут сохранены автоматически.

Ниже приведены шаги по использованию VBA для сохранения файла перед закрытием книги:

1. откройте книгу, в которой вы хотите разрешить сохранение этого кода VBA перед закрытием.
2. Удерживая клавишу Alt, нажмите клавишу F11 (или Command+Option+F11 на Mac). Откроется редактор VB.
3. Дважды щелкните объект ThisWorkbook (для файла, в который вы хотите добавить этот код) в Project Explorer.
4. Скопируйте и вставьте приведенный ниже код в окно кода ThisWorkbook:
   Private Sub Workbook_BeforeClose (Отмена как логическое значение) ThisWorkbook.Save End Sub
5. Закройте редактор VB

Теперь, когда в рабочей книге есть некоторые изменения, и вы закрываете ее перед сохранением, она сначала запускает этот код (поскольку существует событие VBA, которое запускается на основе события, в данном случае это закрытие рабочей книги). Этот код сначала сохранит книгу, а затем закроет ее.

Если вы еще не сохранили файл, вам будет предложено указать, куда сохранить файл.

Если вы не хотите перезаписывать существующий файл, вы также можете изменить код, чтобы сохранить файл с отметкой времени. Таким образом, ваша работа не будет потеряна, и вы также сможете вернуться к предыдущей версии.

Ниже приведен код VBA, который сохранит файл с датой и отметкой времени в имени файла:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, «ddmmmmy-hhmmss») ThisWorkbook.SaveAs timestamp и security_name End Sub
Это сохранит новый файл с отметкой времени в имени в том же месте, где был сохранен старый файл. Если вы хотите, чтобы файл был сохранен в определенной папке, вы можете указать это место в коде.

Это все, что вам нужно знать о включении автосохранения в Excel и его эффективном использовании. И если вы не используете Office 365 и, следовательно, у вас нет автосохранения, вы все равно можете настроить параметры автосохранения и восстановить несохраненные файлы. Вы также можете использовать код VBA для автоматического сохранения файлов в виде копии при его закрытии.

Минусы автосохранения в режиме реального времени

Если вы включите эту опцию, вы больше не сможете ее использовать. Если вы включите эту опцию, вы больше не сможете использовать «Сохранить как…».

Поскольку файл сохраняется каждый раз, когда вы меняете данные, вы не можете сохранить отдельную версию. Вы можете сделать только одну копию.

Если вы откроете файл, измените какие-либо данные и нажмете сохранить копию, у вас будет 2 версии файла.

Использование сторонних инструментов, таких как DropBox или Google Drive

Вы также можете получить параметры истории версий для файлов Excel с вариантами хранения, такими как Dropbox и Google Drive.

Эти инструменты просто проверяют, были ли изменения в файле, и сохраняют предыдущую версию. Затем вы можете вернуться к этим версиям, если хотите.

Одним из преимуществ использования этих сторонних инструментов является то, что вы можете легко сотрудничать с людьми, которые не используют OneDrive.

Поскольку Google Диск и Dropbox обычно предпочитают OneDrive, это помогает при работе с командами/клиентами, которые используют эти функции.

Единственное предостережение — убедитесь, что вы не храните конфиденциальные данные в этих облачных хранилищах.

Проблема с автосохранением («Сохранить как» или «Сохранить копию»)

Когда вы включите автосохранение и сохраните файл в OneDrive или SharePoint, вы заметите, что больше не видите параметр «Сохранить как». Вместо этого вы увидите опцию «Сохранить копию» (подробнее об этом здесь).

Когда автосохранение включено и ваша работа сохраняется каждые несколько секунд, будет невозможно внести какие-либо изменения и сохранить ее как новый файл.

Например, если вы начнете со старого файла, поработаете над ним 20 минут и сохраните копию, у вас будет старый файл в дополнение к новому файлу с последней работой 20 минут. Но это невозможно при включенном автосохранении, которое сохраняет вашу работу каждые несколько секунд.

Вот почему теперь у вас есть опция «Сохранить копию», которую вы можете использовать, чтобы сделать копию, а затем внести изменения.

Если ваши файлы Excel находятся не в OneDrive или SharePoint, вы все равно увидите параметр «Сохранить как».