Зачем нужен предварительный просмотр документа
Предварительный просмотр позволяет увидеть документ в том виде, в котором он будет отображаться на распечатанном листе, включая разбиение на страницы, если листов несколько. Исходя из увиденного, мы можем понять, будем ли мы довольны конечным результатом на физическом носителе, т.е на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если нам что-то не нравится, мы можем настроить параметры печати или внести коррективы в сам документ, чтобы получить нужный нам вид.
Конечно, документы можно распечатать без предварительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести коррективы и снова отправить на печать. Но такой подход нерационален и не экономичен, ведь в случае неудачной попытки мы зря израсходуем ресурс картриджа принтера и бумаги, не считая потерянного времени.
Как открыть предварительный просмотра файла
Следующая процедура актуальна для Excel 2019, но с небольшими изменениями применима и к более ранним версиям программы, например версии 2010.
- откройте документ и щелкните меню «Файл.
- В открывшемся списке команд слева нажмите на надпись «Печать”.
- В результате на экране появится окно настройки параметров печати. Справа мы видим, как будет выглядеть распечатанный документ. Также будет указано, на скольких листах нужно печатать.
Примечание: Чтобы обойти первые два шага выше, вы можете сразу войти в настройки печати документа с областью предварительного просмотра, для этого можно использовать горячие клавиши — Ctrl+F2.
Пролистывание страниц в режиме предпросмотра
Если документ содержит более одной страницы, его первая страница по умолчанию отображается в окне предварительного просмотра. В нижней части окна отображается порядковый номер отображаемой страницы, а в правой части отображается общее количество страниц в открытом документе.
Вы можете просматривать страницы разными способами:
- Щелкните область предварительного просмотра, а затем прокрутите колесико мыши вверх и вниз
- Используйте кнопки вправо-влево для прокрутки, расположенные чуть ниже области предварительного просмотра, или введите нужный номер в поле номера текущей страницы (между этими кнопками), затем нажмите Enter.
- Мы используем несколько инструментов прокрутки в области предварительного просмотра:
- зажмите левую кнопку мыши и перетащите ползунок вверх-вниз;
- или щелкните стрелки в конце полосы прокрутки.
- Нажмите клавиши на клавиатуре:
- Конец — перейти в конец документа
- Главная — перейти к началу документа
- Стрелка вверх — листать назад
- Стрелка вниз — листать вперед
Режимы предварительного просмотра
На вкладке предварительного просмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что делается с помощью двух кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна.
- Чтобы отобразить поля документа, нажмите кнопку «Показать поля», расположенную слева.
- Размер полей, конечно, можно редактировать. Для этого наведите указатель мыши на линию границы нужного поля и, как только курсор примет характерный крестик, переместите линию, зажав левую кнопку мыши.
- Чтобы скрыть поля, нажмите кнопку «Показать поля» еще раз”.
- С правой стороны есть еще одна кнопка — «По размеру страницы». Если вы нажмете на нее, документ отобразится точно в том же размере, что и на листе бумаги.
- Чтобы выйти из режима «По размеру страницы», нажмите ту же кнопку еще раз.
Читайте также: Как посчитать обратную матрицу в Excel
Настройка печати документа
В случае, когда нас не устраивает, как выглядит документ в режиме предварительного просмотра, мы можем как внести коррективы непосредственно в табличные данные, так и настроить параметры печати. В последней версии это делается в том же разделе «Печать», в левой части области предварительного просмотра.
Здесь можно изменить ориентацию страницы, отрегулировать поля, выбрать размер бумаги и т д. Здесь же можно изменить масштаб распечатываемого документа, чтобы он поместился на листе. После внесения необходимых изменений можно приступить к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.
Предпросмотр в более ранних версиях Эксель
В версиях Excel, выпущенных до 2010 года, переход в режим предварительного просмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы вряд ли сегодня будут использоваться большинством пользователей, мы все же хотим рассказать вам, как это сделать.
Алгоритм действий в Excel 2007:
- В открытом документе нажмите на значок Microsoft Office (в левом верхнем углу окна программы).
- В появившемся списке команд выберите курсором «Печать”.
- В результате откроется список из нескольких команд, где нажимаем «Предварительный просмотр”.
- В результате выполненных действий открывается окно с предварительным просмотром документа.
План действий в Excel 2003:
- Щелкните меню «Файл» в открытом документе”.
- В появившемся списке команд нажмите на надпись «Предварительный просмотр”.
- Откроется окно предварительного просмотра документа.
Редактирование книги
В том случае, если в процессе предварительного просмотра пользователь увидит какие-либо недостатки и какие-либо ошибки в документе, а также если его не устроит существующий дизайн, у него есть возможность отредактировать книгу.
- При возникновении необходимости изменить информацию в документе пользователь должен вернуться в обычный режим работы программы и использовать доступные возможности для внесения изменений.
- Если вам нужно изменить внешний вид документа, вы можете воспользоваться интерфейсом справа от окна предварительного просмотра. Для этого выберите пункт меню под названием «Настройки» и выберите в нем раздел под названием «Печать». В этом разделе вы можете использовать доступные опции для настройки полей, выбора размера бумаги при печати, разделения документов на копии, их масштабирования, изменения ориентации страницы документа и выполнения других полезных действий, позволяющих легко изменить внешний вид документа документ.