Стандартная схема копирования и вставки
Прежде чем приступить к пошаговому описанию способа миграции, стоит отметить, что выбранная последовательность действий никоим образом не зависит от версии Office, установленной на компьютере пользователя. Пользователь может выбрать версию программы 2003, 2007 или 2010 года в соответствии со своими личными предпочтениями.
Итак, чтобы перенести таблицу из Excel в Word, необходимо сначала создать или открыть нужную таблицу, которая находится в хранилище Excel. Неважно, что написано в самой таблице и сколько в ней данных, во-первых, пользователь может создать простейший отчет, который будет состоять из трех столбцов, в первых двух из которых могут быть, например, простые числа, а в третьем по заданной формуле вычислялась их сумма.
вставка таблицы из Excel в Word поможет вам выбрать все ячейки, представленные в табличном пространстве. После нажатия на выделенную область документа на экране появится небольшое контекстное меню, в котором будет предложен выбор из нескольких возможных действий. В этом случае пользователю нужна подкатегория, отвечающая за копирование данных. Сочетание клавиш Ctrl+C может выполнять ту же задачу, позволяя копировать данные.
Чтобы окончательно перенести данные, нужно открыть текстовый редактор Word, поставить курсор в то место, где, по замыслу пользователя, впоследствии будет располагаться копируемая таблица. Затем вызовите контекстное меню, нажмите на команду «Вставить» или совместным нажатием кнопок Ctrl+V перенесите данные из одного редактора в другой.
Как показывает практика, вставить таблицу из Excel в Word сможет даже новичок, не обладающий большими познаниями в компьютерной среде. Благодаря всего двум действиям, на место, где ранее был установлен курсор, можно будет вставить таблицу. Особо следует отметить тот факт, что при таком копировании данные смогут сохранить прежний дизайн, используемый шрифт, цвета и обрамление.
Дальнейшие действия больше не требуют навыков помощи в вставке таблицы в Word, пользователь сможет изменить и отформатировать переданные данные принудительно и главное не трогая Excel. Единственное, что вы должны учитывать, это функция, которая означает, что все числа, рассчитанные в табличном редакторе с использованием формул, передаются в Word в виде обычного текста или символа.
Чаще всего пользователь настолько занят размышлениями о том, как правильно вставить таблицу из Экселя в Ворд, что совершенно забывает перед переносом поставить рамку, которая бы обрамляла то, что было перенесено в Ворд. В случае, когда информация не имеет необходимых границ, включить границу можно чуть позже в текстовом редакторе Word. Чтобы придать более полный вид, щелкните ячейку и выберите «Границы и заливка…» в раскрывающемся меню…».
Настроить границы в Word можно с помощью вкладки «Поля», пользователю достаточно отметить нужный тип обрамления с левой стороны. Можно задать общие внутренние и внешние поверхности. Наряду со всем вышеперечисленным следует указать тип линий (чаще всего используются простые) и подтвердить свои намерения кнопкой ОК. В результате таблица будет иметь привлекательный вид, данные будут отображаться в отдельных окнах, как они представлены в Excel.
Читайте также: Вместо цифр решетки в Эксель: почему, как исправить
Копирование со специальной вставкой
Не все пользователи на самом деле знают, что в Microsoft Office есть очень полезная функция под названием «Специальная вставка».
С его помощью можно отправить таблицу из Excel в Word, сохранив при этом интегрированный объект и не разрывая связи с исходным инструментом, то есть с программой электронных таблиц.
Во многом этот метод позволяет решить проблему ранее рассмотренного метода. Ведь на странице вордовского документа можно разместить даже достаточно большие по размеру таблицы. Хотя важно быть готовым, что Word все равно не совсем корректно отображает переданную таблицу.
Последовательность действий здесь будет следующая:
- Создайте необходимую таблицу с помощью Excel и скопируйте ее, как и в случае с первым методом переноса.
- теперь откройте текстовый редактор Word, перейдите на вкладку «Главная» и нажмите здесь на «Вставить».
- Появится список с элементами, из которых нужно выбрать опцию «Специальная вставка».
- Когда откроется окно «Специальная вставка», здесь вы должны нажать на первую опцию, которая помечена как «Лист Excel (объект)».
Но это не все. На стороне выбранного элемента есть еще 2 категории. Пользователь должен поставить маркер на один из них.
- Вставлять. Если вы добавляете таблицу таким способом, то при ее редактировании дважды щелкните по таблице левой кнопкой мыши, на экране документа Word появится панель инструментов из Excel. Это позволяет работать с инструментами Excel непосредственно в среде Word. В распоряжении пользователя есть весь функционал для работы с таблицами, и ему не обязательно для этого выходить из Word.
- связать. Таблица будет вставлена точно так же, как и в предыдущей версии. Но редактирование уже производится через исходный файл Excel, из которого производился перенос. Также, если корректируются параметры табличного приложения, они также дублируются в текстовом редакторе. Фактически это дает тот же результат, что и при первом методе переноса.
После выбора остается только нажать на кнопку «ОК» и подтвердить свои действия. Затем скопированная таблица будет перенесена в текстовый редактор, где вы сможете продолжить работу.
Чтобы активировать режим редактирования, достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Чтобы завершить его, щелкните за пределами таблицы.
Представленный второй способ переноса имеет некоторые преимущества перед первым. Это дает возможность использовать все инструменты табличного редактора в процессе редактирования и обработки. Но они заметно превосходят встроенные возможности приложения Word.
Метод вставки из файла
Есть еще один вариант. Главная особенность заключается в том, что при переносе таблицы, созданной в Excel, в Word нет необходимости открывать сам табличный редактор.
Вместо этого достаточно узнать расположение нужного файла с таблицей.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ НА СЛЕДУЮЩЕЕ. Этот способ работает только в том случае, если файл Excel содержит только необходимую для переноса таблицу и там нет дополнительных компонентов.
В этом случае алгоритм действий будет выглядеть так:
- переместите указатель в зону, где вы хотите разместить таблицу из Excel;
- теперь откройте раздел «Вставка»;
- перейти в группу инструментов «Текст»;
- нажать на кнопку «Объект»;
- дождитесь появления нового окна «Вставить файл»;
- затем откройте вкладку «Создать из файла»;
- нажав кнопку «Обзор», воспользуйтесь проводником и укажите путь к нужному файлу с таблицей;
- выберите этот файл и нажмите «Вставить».
На этом первый этап переноса завершен.
Но у пользователя есть 3 возможных сценария развития дальнейших событий.
- Вам просто нужно нажать «ОК». Затем таблица будет вставлена в текстовый редактор как объект с изменяемым размером. Но уже нельзя редактировать содержимое.
- Перед вставкой отметьте «Ссылка на файл». Это позволяет связать вставленную таблицу с приложением Excel. Благодаря этому действию таблицу можно редактировать. Причем как в самом Экселе, так и в Ворде, что важнее и ценнее. Важно понимать, что после внесения изменений через одно приложение аналогичные изменения вступят в силу в другом приложении. Для этого необходимо обновить соединение.
- Установите флажок рядом с «Как значок». В такой ситуации в текстовый редактор добавляется ярлык на файл электронной таблицы. Если не поставить галочку напротив «Ссылка на файл», при открытии файла таблица откроется в том виде, в котором она была на момент вставки. Если вы установите этот флажок, метка будет иметь те же свойства, что и в предыдущем разделе. С той лишь разницей, что редактировать через Word не получится.
ВАЖНЫЙ. Если сам Excel запущен с этим документом в момент вставки файла электронной таблицы в Word, появится сообщение об ошибке.
исправить это легко. Просто закройте Excel и повторите попытку.
Когда вы решили, какой вариант вы хотите использовать, нажмите «ОК».
После этого в окне Word появится новый объект, таблица или метка. Это напрямую зависит от решения, принятого на предыдущем шаге.
Пустая таблица
По аналогии с ранее рассмотренным способом переноса таблицы из файла Excel, в приложение Word можно вставить пустую таблицу.
Эта процедура осуществляется практически так же, как и при работе внутри редактора Word. Фактически:
- выбрать место в окне Word, где должна располагаться таблица;
- теперь откройте вкладку «Вставка»;
- выбрать опцию «Объект»;
- теперь оставайтесь на вкладке «Создать», когда появится окно «Вставить объект»;
- здесь среди представленных вариантов нужно найти «Таблица Excel»;
- теперь нажмите на кнопку «ОК».
В результате в окне Word появится полноценный лист из приложения Excel. Здесь можно будет создать таблицу с самого начала, так как она будет пустой.
В этом случае пользователь получает в свое распоряжение все инструменты табличного приложения. Они появятся на панели инструментов Word.
Для выхода из этого режима таблицы достаточно один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по пространству за пределами редактируемого элемента.
Метод самостоятельного создания
Есть еще один способ. И это очень просто и доступно каждому.
В этом случае также создается пустая таблица, которую вы затем можете заполнить по своему усмотрению. Это будет таблица Excel, с ней можно работать через Word. Алгоритм действий предельно ясен:
- поместите курсор на ту часть открытого текстового документа, где будет находиться таблица;
- затем выберите вкладку «Вставка»;
- теперь откройте меню «Таблица»;
- ниже будет представлено несколько вариантов;
- среди них есть «таблица Excel»;
- нажмите эту опцию.
Теперь в окне текстового редактора появится пустой лист Excel. Работа с ним ведется по тому же алгоритму, что и в предыдущем способе.
