Как создать диаграмму в Microsoft Excel: пошаговая инструкция

Типы диаграмм

График

Идеально подходит для демонстрации того, как объект меняется с течением времени, и выявления тенденций. Пример отображения динамики расходов и общего дохода компании за год:

Гистограмма

Подходит для сравнения нескольких объектов и изменения их отношений с течением времени. Пример сравнения показателя эффективности двух отделов поквартально:

Круговая

Цель сравнения пропорций предметов. Не могу показать динамику. Пример доли продаж каждой категории товаров от общего объема продаж:

Диаграмма с областями

Подходит для отображения динамики различий между объектами во времени. При использовании этого типа важно соблюдать порядок рядов, потому что они перекрывают друг друга.

Допустим, есть необходимость показать загруженность отдела продаж и его штатную численность. Для этого показатели потенциала сотрудников и нагрузки были приведены к единой шкале.

Так как нам важно видеть именно потенциал, эта строка отображается первой. Из диаграммы ниже видно, что с 11 до 16 отдел не справляется с потоком клиентов.

Точечная

Представляет систему координат, в которой положение каждой точки задается значениями вдоль горизонтальной (X) и вертикальной (Y) осей. Хорошая подгонка, когда значение (Y) объекта зависит от определенного параметра (X).

Пример отображения тригонометрических функций:

Поверхность

Этот тип диаграммы представляет трехмерные данные. Ее можно заменить несколькими строками в гистограмме или графике, если бы не одна функция — она ​​не подходит для сравнения значений в ряду, она дает возможность сравнивать значения друг с другом в определенном состояние. Весь спектр значений разбит на поддиапазоны, каждый из которых имеет свой нюанс.

Биржевая

Из названия понятно, что этот тип графика идеально подходит для отображения динамики торгов на биржах, но может использоваться и для других целей.

Обычно на таких графиках отображается коридор колебаний (максимальное и минимальное значение) и значение закрытия за определенный период.

Лепестковая

Отличительной особенностью этого типа диаграмм является то, что горизонтальная ось значений расположена в окружности. Таким образом, это позволяет более четко показать различия между объектами в нескольких категориях.

На приведенной ниже диаграмме показано сравнение 3 организаций в 4 областях: доступность; Ценовая политика; Качество продукта; Клиентоориентированность. Видно, что компания X лидирует в первом и последнем направлении, компания Y – в качестве продукции, а компания Z дает лучшие цены.

Также можно сказать, что компания X является лидером, поскольку площадь ее фигуры на диаграмме наибольшая.

Читайте также: Как снять защиту с Excel файла: 4 проверенных способа

Как работать с диаграммами

После того, как диаграмма построена, вы можете начать работать над ней, а также настраивать ее внешний вид. Для этого перейдите на вкладку Дизайн. Здесь можно настроить различные параметры создаваемого графика, такие как изменение стиля оформления, изменение типа, подтипа и так далее

Например, чтобы изменить тип диаграммы и ее подтип, нажимаем на кнопку «Изменить тип диаграммы» и в открывшемся списке выбираем то, что нам нужно.

Нажав кнопку «Добавить элемент диаграммы», вы можете открыть список действий, которые помогут вам тонко настроить диаграмму.

Вы также можете использовать инструмент Express Layout для быстрой настройки. Существуют различные варианты дизайна карты, и вы можете выбрать тот, который лучше всего подходит для ваших целей.

Весьма полезно, наряду со столбцами, также иметь определенное значение данных для каждого из них. В этом нам поможет функция подписи данных. Открываем список, нажав кнопку «Добавить элемент диаграммы», здесь выбираем элемент «Метки данных», а затем понравившийся вариант (в нашем случае «На краю, снаружи”).

Готово, теперь наша диаграмма не только наглядна, но и информативна.

Как построить диаграмму по таблице в Excel?

1. Создаем таблицу с данными.
2. Выбираем диапазон значений A1:B5, который необходимо представить в виде диаграммы. На вкладке «Вставка» выберите тип диаграммы.
3. Нажмите «Гистограмма» (например, она может быть другого типа). Выберите из предложенных вариантов гистограммы.
4. После выбора определенного типа гистограммы мы автоматически получаем результат.
5. Этот вариант нам не совсем подходит — будем вносить изменения. Дважды щелкните по названию гистограммы — введите «Общие суммы».
6. Давайте создадим метку для вертикальной оси. Вкладка «Макет» — «Подписи» — «Имена осей». Выберите для него вертикальную ось и тип заголовка.
7. Введите сумму».
8. Уточняем суммы, подписывая столбцы индикаторами. На вкладке «Макет» выберите «Метки данных» и их расположение.
9. Удалите легенду (запись справа). Для нашего примера это не нужно, т.к мало данных. Выберите его и нажмите клавишу DELETE.
10. Давайте изменим цвет и стиль.

Выберем другой стиль диаграммы («Конструктор» — вкладка «Стили диаграмм»).

Способ 1: Выбор таблицы для диаграммы

Этот метод показывает, как создать диаграмму в Excel, взяв за основу готовую таблицу и выделив нужные ячейки, которые должны попасть в саму диаграмму. Его можно назвать самым простым, так как пользователю не нужно вводить каждое число вручную и заполнять данные для того, чтобы график отобразил их на листе. Достаточно следовать следующей инструкции, чтобы справиться с поставленной задачей.

1. откройте нужную таблицу и выберите ее, зажав левую кнопку мыши и перетащив для завершения.
2. Вы должны увидеть, что все ячейки выделены серым цветом, а это значит, что вы можете перейти на вкладку «Вставка».
3. Там нас интересует блок «Диаграммы», где можно выбрать одну из диаграмм или перейти в окно с рекомендованными.
4. откройте вкладку «Все графики» и найдите подходящий вам среди типов
5. .
6. Представления выбранного типа карты отображаются справа, а при наведении курсора появляется увеличенная диаграмма. Дважды щелкните его, чтобы добавить в таблицу.
7. Предыдущие шаги позволили вставить диаграмму в Excel, после чего ее можно перемещать по листу или изменять размер.
8. Дважды щелкните имя графика, чтобы изменить его, так как значение по умолчанию не всегда подходит.
9. Не забывайте, что дополнительные параметры появляются после щелчка правой кнопкой мыши на графике. Таким образом, вы можете изменить шрифт, добавить данные или вырезать объект из листа
10. .
11. Для некоторых типов диаграмм можно изменить стили, которые появятся на вкладке «Конструктор» сразу после добавления объекта в таблицу.

Как видите, создать схему по таблице несложно, предварительно выделив ее на листе. При этом важно, чтобы все значения были указаны правильно и чтобы выбранный тип диаграммы отображался корректно. В остальном сложностей при строительстве возникнуть не должно.

Способ 2: Ручной ввод данных

Преимущество такого вида построения диаграмм в Excel в том, что благодаря проделанным действиям вы поймете, как можно в любой момент расширить диаграмму или перенести на нее совсем другую таблицу. Суть метода заключается в том, что сначала создается произвольный график, а затем в него заносятся необходимые значения. Такой подход будет полезен, когда вам уже нужно нарисовать график на листе, а таблица со временем будет расширяться или даже менять свой формат.

1. Выделите на листе пустую ячейку, перейдите на вкладку «Вставка» и откройте окно со всеми диаграммами.
2. В нем найдите подходящее, как показано в предыдущем способе, вставьте его на лист и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте текущего значения.
3. В появившемся контекстном меню выберите «Выбрать данные».
4. Установите диапазон данных для диаграммы, указав нужную таблицу. Вы можете вручную заполнить формулу ячейками или щелкнуть значок стрелки, чтобы выбрать значения из листа
5. .
6. В блоках «Элементы объяснения (строки)» и «Метки горизонтальной оси (категории)» вы решаете, какие столбцы данных должны отображаться и как они должны быть помечены. Используя кнопки, вы можете изменить содержимое, добавив или удалив строки и категории.
7. Обратите внимание, что пока окно «Выбор источника данных» активно, захваченные значения в таблице выделяются на листе пунктирной линией, что позволяет не потеряться.
8. Закончив редактирование, вы увидите готовую диаграмму, которую можно изменить точно так же, как это делалось ранее.

Вам просто нужно понять, как сделать диаграмму в Excel по таблице проще или удобнее в вашем конкретном случае. Два представленных здесь метода подходят для самых разных ситуаций и в любом случае будут полезны, если вы часто взаимодействуете с диаграммами при создании электронных таблиц. Следуйте приведенным инструкциям, и все обязательно будет хорошо!

Как добавить данные в диаграмму в Excel?

1. Добавляем в таблицу новые значения — План.
2. Выберите диапазон новых данных вместе с именем. Скопируйте его в буфер обмена (одновременно нажмите Ctrl + C). Выделите существующую диаграмму и вставьте скопированный фрагмент (одновременно нажмите Ctrl+V).
3. Так как происхождение цифр в нашей гистограмме не совсем понятно, создадим легенду. Вкладка «Макет» — «Легенда» — «Добавить легенду справа» (снизу, слева и так далее). Мы получаем:

Есть более сложный способ добавления новых данных на существующий график — с помощью меню «Выбор источника данных» (открывается правой кнопкой мыши — «Выбор данных»).

Когда вы нажимаете «Добавить» (элементы легенды), открывается строка, в которой вы можете выбрать ряд данных.

Как поменять местами оси в диаграмме Excel?

1. Щелкните правой кнопкой мыши на графике и выберите «Выбрать данные».
2. В открывшемся меню нажмите на кнопку «Строка/Столбец».
3. Значения для строк и категорий будут переключаться автоматически.

Как закрепить элементы управления на диаграмме Excel?

Если вам нужно очень часто добавлять новые данные в гистограмму, неудобно каждый раз менять диапазон. Лучший вариант — создать динамическую диаграмму, которая обновляется автоматически. А чтобы исправить элементы управления, мы преобразуем область данных в «умную таблицу».

1. Выберите диапазон значений A1: C5 и нажмите «Главная» в «Форматировать как таблицу».
2. Выберите любой стиль в открывшемся меню. Программа предлагает выбрать выборку для таблицы — соглашаемся с ее вариантом. Получаем следующий вид значений для графика:
3. Как только мы начнем вводить новую информацию в таблицу, изменится и график. Она стала динамичной:

Мы рассмотрели, как создать «умную таблицу» на основе имеющихся данных. Если перед нами чистый лист, сразу вставляем значения в таблицу: «Вставка» — «Таблица».

Как сделать диаграмму в процентах в Excel?

Лучше всего представлять информацию в процентах с помощью круговых диаграмм.

Исходные данные для примера:

1. Выберите данные A1:B8. «Вставка» — «Круговой» — «3D круговой».
2. Вкладка «Дизайн» — макет диаграммы. Среди предлагаемых вариантов есть стили с процентами.
3. Выбираем подходящий.
4. Сектора с маленькими процентами очень плохо видны. Чтобы выделить их, давайте создадим вторичную диаграмму. Выберите диаграмму. На вкладке «Конструктор» — «Изменить тип диаграммы». Выбираем циркулярку со вторичкой.
5. Автоматически созданная версия не решает нашу проблему. Щелкните правой кнопкой мыши по любому сектору. Должны отображаться граничные точки. Меню формата серии данных».
6. Задайте следующие параметры строки:
7. Получаем нужный вариант:

Диаграмма Ганта в Excel

Диаграмма Ганта — это способ представления информации в виде полос, иллюстрирующих деятельность в несколько этапов. Красивое и простое приветствие.

1. У нас есть таблица (обучение) со сроками сдачи отчетов.
2. Для диаграммы вставьте столбец, в который будет введено количество дней. Заполните его, используя формулы Excel.
3. Выберите область, в которой должна располагаться диаграмма Ганта. То есть ячейки заполняются определенным цветом между датами начала и окончания установленных сроков.
4. откройте меню «Условное форматирование» (на «Главной»). Выберите задачу «Создать правило» — «Использовать формулу для определения форматированных ячеек».
5. Введем формулу вида: =И(E$2>=$B3;E$2<=$D3). Используя оператор И, Excel сравнивает дату текущей ячейки с датами начала и окончания события. Затем нажмите «Формат» и назначьте цвет заливки.

Когда нужно построить презентабельный отчет о хозяйственной деятельности компании, лучше использовать средства графического представления информации.

Графическое представление информации намного эффективнее и быстрее усваивается зрительным восприятием информации человеком, чем текст и числа. Легче проводить анализы, лучше видеть ситуацию, как в целом, так и в отдельных деталях.

Вариант 3: Построение диаграммы Парето

Согласно теории Вильфредо Парето, 20% самых эффективных действий дают 80% общего результата. Следовательно, оставшиеся 80 % от всего набора неэффективных действий дают лишь 20 % результата. Построение диаграммы Парето как раз и рассчитано на расчет наиболее эффективных действий, дающих максимальную отдачу. Мы сделаем это с помощью Microsoft Excel.

1. Удобнее всего строить этот объект в виде гистограммы, о которой мы уже говорили выше.
2. Возьмем пример: таблица содержит список продуктов питания. В одну графу введите закупочную цену на весь объем определенного вида товара на оптовом складе, а в другую — прибыль от реализации. Нам нужно выяснить, какие продукты дают наибольшую «доходность» при их продаже.Первым делом строим обычную гистограмму: переходим на вкладку «Вставка», выделяем весь диапазон значений в таблице, нажимаем кнопку «Гистограмма» и выбираем нужный тип.

Как видите, в результате проделанных действий сформировалась диаграмма с двумя типами столбцов: синим и красным. Теперь нам нужно преобразовать красные столбцы в график — выделите эти столбцы курсором и на вкладке «Конструктор» нажмите кнопку «Изменить тип диаграммы».

Откроется окно типа изменения. Переходим в раздел «Диаграмма» и указываем подходящий для наших целей тип.

Итак, диаграмма Парето построена. Теперь вы можете редактировать элементы (название объекта и осей, стили и т д.) так же, как это было описано в примере с гистограммой.

Как видите, Excel предоставляет множество функций для построения и редактирования разных типов диаграмм — пользователь должен решить, какой тип и формат ему нужен для визуального восприятия.

Располагаем доли круговой диаграммы в порядке возрастания

Чтобы доли на круговой диаграмме не располагались случайным образом (большие, маленькие, снова большие…), исходную таблицу можно отсортировать. Для этого выберите исходную таблицу с данными вместе с заголовками, но без итогов.

Следующая вкладка Данные — Сортировка.

Выберем столбец для сортировки (столбец числовых данных) и упорядочим по возрастанию.

Теперь наша круговая диаграмма выглядит более читаемой. Самые большие диски сосредоточены в одной части.

Вторичная круговая диаграмма

Вторичный график строится, когда основной график должен сосредоточиться на крупных акциях. При этом мелкие акции группируются и выносятся в отдельный блок.

Несколько фактов о вторичных круговых диаграммах:

1. по умолчанию треть списка данных помещается на вторичную диаграмму, расположенную в самом конце. Например, если в вашем списке 12 строк данных, последние 4 строки попадут на вторичную диаграмму. Однако они могут быть не менее ценными. Поэтому, если вам нужно отделить самые маленькие сектора, исходную таблицу нужно отсортировать по убыванию.
2. Одна треть данных, помещенных во вторичный круг, округляется в большую сторону. Если в вашей таблице 7 строк, 3 попадут в маленький кружок (7:3=2,33, округлить = 3).
3. Сектора в маленьком кружке также показывают пропорции, но их сумма не будет равна 100%. Здесь сумма их долей принимается за 100%, и акции оцениваются уже из этой суммы.
4. Соединения между вторичной и первичной диаграммами показаны соединительными линиями. Вы можете удалить их или настроить их внешний вид.

Рассмотрим пример построения вторичной круговой диаграммы.

Выберите исходную таблицу, затем вкладку «Вставка» — «Круговая диаграмма» — «Вторичная круговая диаграмма.

Для наглядности добавим на диаграмму названия категорий.

Как вы можете видеть на изображении, последние три строки были сформированы в категорию «Другое», которая, в свою очередь, стала вторичной диаграммой.

Вы можете оставить это так. Но помните, что основная цель вторичной диаграммы — показать детали наименьших значений.

Итак, давайте настроим вторичную диаграмму.

Способ 1. Просто отсортируем исходную таблицу по убыванию суммы.

Три категории с наименьшими суммами автоматически отображались на вторичной диаграмме.

Способ 2. Более гибкая настройка вторичной диаграммы.

Щелкните правой кнопкой мыши маленький кружок и выберите «Формат ряда данных.

Здесь, в поле Общая строка, вы можете настроить содержимое дополнительного круга.

По умолчанию строка разбивается по позициям, что означает, что последние 3 категории берутся по позициям в исходной таблице. Если вы измените число в поле «Значения» для второй области графика, количество секторов в маленькой диаграмме изменится.

Например, в поле Разделить ряд, если выбрать Процент и Установить значения меньше 10%, во вторичную круговую диаграмму попадут только те категории, доля которых от общей суммы меньше 10%.

В нашем примере диаграмма будет выглядеть так (для примера в исходной таблице показаны доли):

Это позволяет настроить содержимое вторичной круговой диаграммы, переключаясь между значениями в полях «Разделить ряд» и «Установить значения меньше.

Кольцевая диаграмма

Смысл кольцевой диаграммы, как и круговой диаграммы, в том, чтобы показать распределение долей категорий в общей сумме.

построение кольцевой диаграммы практически ничем не отличается от обычной круговой диаграммы. Также необходимо выбрать исходную таблицу, а затем в меню Вставка — Круговая диаграмма — Кольцевая.

Будет построена простая кольцевая диаграмма.

Его также можно обогатить данными, как в примерах выше, или улучшить его внешний вид.

Но есть одна особенность, которая отличает кольцевую диаграмму от круговой. На кольцевой диаграмме можно отобразить несколько рядов данных.

Рассмотрим пример кольцевой диаграммы, на которой показано, как акции в каждой категории изменились по сравнению с предыдущим периодом. Для этого добавим еще один столбец данных за предыдущий период, отсортируем всю таблицу по значениям сумм текущего периода и построим кольцевую диаграмму.

Для внешнего ряда добавляем метки данных с названием категории и акциями, а для внутреннего ряда только с акциями, чтобы не загромождать изображение.

Кольцевая диаграмма с двумя кольцами наглядно показывает изменение соотношения акций категорий.

Вы можете добавить больше колец, но убедитесь, что ваша диаграмма может хотя бы объяснить это.

Объемная круговая диаграмма

Она строится так же, как и обычная круговая диаграмма. Разница только во внешнем виде, это схема как бы в 3D.

Для построения трехмерной круговой диаграммы необходимо также выбрать таблицу с заголовками, но без итогов, затем Вставка — круговая диаграмма — объемный сектор.

Обратите внимание, что маленькие срезы, особенно если их много, могут вообще не отображаться на 3D-круговой диаграмме.

Трехмерная круговая диаграмма особенно выигрышно смотрится в большом размере.

Настройка размера шрифтов диаграммы

Если вы считаете, что размер шрифтов на диаграмме слишком мал, вы можете настроить их. Для этого, например, щелкните правой кнопкой мыши на метке данных, в открывшемся меню выберите «Шрифт…”.

Здесь вы можете внести необходимые изменения и сохранить их, нажав кнопку «ОК”.

Ошибки при построении круговых диаграмм

Не всегда возможно использовать круговую диаграмму для визуализации данных. Давайте рассмотрим основные ошибки использования круговых диаграмм:

1. Слишком много категорий (строк в исходной таблице). В этом случае на круговой диаграмме слишком много срезов и ничего нельзя понять.

Как решить эту проблему: групповые категории. Например, на изображении выше 19 категорий, их можно сгруппировать в 4-5 категорий по общему признаку.

Не рекомендуется использовать более 5-6 категорий для одной круговой диаграммы.

1. Используйте объемные круговые диаграммы с большим количеством категорий (более 3-4).

Помните, что на 3D-диаграммах мелкие фракции видны еще хуже. Кроме того, разница в размерах долек не так четко видна на объемных диаграммах (в отличие от плоской диаграммы).

Как решить проблему: использовать плоскую диаграмму вместо трехмерной. Да и вообще объемными диаграммами лучше не увлекаться, потому что они требуют много места для восприятия, а плоские диаграммы и так лучше читаются.

1. Добавьте всю информацию сразу в метки данных: название категории, значение и долю… Это сильно портит картину.

Выберите долю или стоимость.