Переводим Эксель в ПДФ: пошаговая инструкция как сохранить из Excel PDF файл

Конвертация в программе Excel

Разработчики пакета приложений MS Office постоянно добавляют в него новые функции. А в современных версиях, начиная с 2010 года, с помощью редактора Excel можно сразу переводить документы во множество различных форматов, без использования дополнительных приложений.

Чтобы конвертировать, выполните несколько простых шагов:

1. Выберите область для преобразования в новый формат.
2. Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как». Укажите, в какой папке должен быть сохранен преобразованный документ.
3. Выберите формат PDF из выпадающего списка. Укажите метод оптимизации, влияющий на размер документа и качество изображения.
4. При необходимости перейдите в меню «Параметры», где можно выбрать дополнительные настройки. Включены, указывают на необходимость преобразования всей информации или только избранной информации, связывают свойства документа и теги. Нажмите ОК.
5. В главном меню конвертации нажмите «Сохранить», что автоматически создаст новый документ с тем же именем, но с расширением не xls или xlsx, а pdf.

По умолчанию в программе уже стоит галочка на пункте «Открыть файл после публикации». Если его не удалить, когда мы конвертируем Excel в PDF, полученный электронный документ автоматически откроется в соответствующей программе.

Обычно это Adobe Reader, с помощью которого можно просматривать файлы бесплатно и без ограничений.

Часть 1. Конвертер Excel в PDF без потери форматирования

С помощью Wondershare PDFelement — PDF Editor вы можете преобразовать любой файл Excel в PDF без потери форматирования и улучшить его, придав ему более профессиональный внешний вид для печати.

Это один из лучших инструментов для редактирования PDF на рынке, поскольку он предлагает отличные решения для создания файлов PDF из Excel в презентабельном формате, а также предлагает функции редактирования PDF, такие как добавление текста, изменение шрифта или цвета, настройка изображений, создание форм и многое другое больше функций. Он также поддерживает массовое преобразование нескольких файлов Excel в один файл PDF.

Часть 2. Как конвертировать Excel в PDF без потери форматирования

Самый первый способ не использует какой-либо сторонний инструмент, и с помощью функции сохранения, которая поставляется с Excel, мы сохраняем существующий лист Excel в формате PDF..

Перед сохранением Excel в формате PDF вам необходимо изменить макет страницы, чтобы вы могли конвертировать Excel в PDF без потери форматирования. Вам нужно щелкнуть вкладку «Разметка страницы», которая находится на ленте в верхней части листа Excel.

• Вы можете определить поля страницы, размер, ориентацию, общую область печати и т д. Вы можете оставить поля по умолчанию; если вы хотите внести изменения, вы можете выбрать один из вариантов, показанных в раскрывающемся меню. Что касается ориентации страницы, по умолчанию используется портретная. Когда столбцов много, вы можете вместо этого переключиться в ландшафтный режим; это можно сделать, нажав кнопку Ориентация.
• Размер страницы также важен. Обычно они основаны на стандартных размерах бумаги. Нажмите на опцию «Размер». Здесь вы увидите выпадающее меню. Обычно рекомендуется формат A4, особенно если вы хотите, чтобы PDF-файл был готов к печати.
• Вы можете выбрать область для печати в Excel и сохранить ее в формате PDF. Вы можете начать с выбора строк и столбцов, которые вы хотите найти в PDF. После выбора данных нажмите «Параметры страницы». Здесь вы можете выбрать область печати, а затем указать область печати.
• Вы также можете найти три варианта ширины, масштаба и высоты в разделе «Макет страницы». Вы можете определить, сколько страниц, столбцов или строк должно отображаться в таблице. Масштаб поможет определить общий размер области печати.

Вышеуказанная опция помогает пользователям вносить необходимые изменения в макет страницы, разделы, которые они хотят отображать на разных страницах файла PDF, и т д. После внесения этих изменений вы можете начать преобразование Excel в PDF.

После сохранения всех настроек вы можете конвертировать Excel в PDF без изменения форматирования.

Шаг 1 Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Сохранить как». Выберите место, где вы хотите сохранить файл PDF на вашем компьютере

Шаг 2. После выбора места нажмите «Сохранить как тип», и появится список параметров. Выберите PDF и нажмите кнопку «Сохранить».

Шаг 3 Введите имя файла PDF, который вы хотите сохранить. Excel сохранит этот лист в нужном месте с нужным именем в формате PDF. Позже вы можете открыть и просмотреть его в программе просмотра PDF.

Читайте также: Как возвести число к степени в Excel с помощью формулы и оператора

Часть 3. Как конвертировать Excel в PDF без обрезки

Чтобы преобразовать Excel в PDF без обрезки, нужно помнить одну вещь: печатать точки. Давайте углубимся в пошаговые инструкции ниже.

Шаг 1 Запустите приложение MS Excel на своем компьютере и откройте лист Excel, который вы хотите преобразовать в PDF без обрезки.

Шаг 2. После открытия листа Excel щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать ячейки для печати на одной странице путем перетаскивания.

Шаг 3 Теперь нажмите на вкладку «Файл» и снова выберите «Печать». Отобразятся настройки печати, и здесь вы должны выбрать «Выбрать печать» из списка настроек.

Шаг 4 Выберите «Microsoft Print to PDF» в раскрывающемся списке «Принтер». Нажмите кнопку «Печать».

Шаг 5. Появится диалоговое окно с просьбой ввести имя файла, выбрать место, где вы хотите сохранить PDF-файл, и нажать «Сохранить» после ввода всей этой информации.

Ваш файл Excel будет преобразован в PDF без обрезки, и вы сможете найти его в том же месте, где вы его сохранили. Однако вы можете изменить макет. Для этого просто выберите количество столбцов и строк в области печати. Установите высоту или ширину соответственно. В разделе «Разметка страницы» вы можете выбрать «Масштабировать по размеру». Здесь вы можете выбрать раздел для одной страницы. Существует также опция «Масштаб», с помощью которой вы можете изменить общий процент масштабирования.

Часть 4. Как конвертировать Excel в PDF без изменения шрифта

Adobe была создателем PDF, а также одним из широко используемых редакторов PDF. В этом разделе показано, как использовать Adobe Acrobat для преобразования Excel в PDF без изменения шрифта в Acrobat. Давайте рассмотрим пошаговое руководство.

Чтобы использовать этот метод, на вашем компьютере должен быть установлен Adobe Acrobat, и вы должны добавить надстройку Adobe в Excel.

Шаг 1 Откройте лист Excel, который вы хотите преобразовать в PDF, не меняя шрифт.

Шаг 2 Нажмите на вкладку Acrobat PDF Maker, которая, наконец, появится на странице выбора. Помните, что это появляется только в том случае, если вы добавили Adobe Acrobat в свою программу Excel.

Шаг 3 Перейдите на вкладку «Настройки» и выберите «Дополнительные настройки». Теперь нажмите «Категория шрифтов» и убедитесь, что отмечены «Встроить все шрифты» и «Подмножество».

Шаг 4 Теперь пришло время преобразовать Excel в PDF без изменения шрифта, что можно сделать за считанные секунды.

Часть 5. Как конвертировать Excel в PDF без потери цвета

В этом разделе показано, как преобразовать Excel в PDF без потери цвета. Если кто-то хочет применить это к своим существующим листам Excel, этот учебник будет полезен. Давайте начнем:

Шаг 1 Откройте лист Excel, который вы хотите преобразовать в PDF без потери цвета. Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Печать» в параметрах.

Шаг 2 Вы увидите ссылку «Параметры страницы» в нижней части настроек и нажмите на нее. Появится окно и здесь нужно нажать на вкладку «Лист», снять галочку «Черно-белое» в разделе «Печать» и нажать кнопку «ОК».

Шаг 3 Следующий процесс аналогичен описанному выше. Вы нажмете кнопку «Печать», и оттуда вам нужно будет выбрать «Microsoft Print to PDF».

Шаг 4 Появится диалоговое окно с просьбой ввести имя файла PDF и выбрать место, где вы хотите сохранить файл.

Шаг 5. Теперь нажмите на кнопку «Сохранить», и ваш файл excel будет сохранен без потери цвета в нужном месте. Позже вы сможете просмотреть его в любой программе для чтения PDF-файлов.

При помощи редактора Microsoft Excel

Excel — очень мощная программа, которая может справиться с этой задачей несколькими способами.

Сохранение документа

Чтобы преобразовать книгу в другой формат, выполните следующие действия.

1. откройте нужный документ. Нажмите на пункт меню «Файл».
2. Затем перейдите в раздел «Сохранить как».
3. После этого нажмите на кнопку «Обзор».
4. Это вызовет окно сохранения документа. Нажмите на раскрывающийся список «Тип файла».
5. Выберите «PDF» из появившегося списка».
6. Кроме того, вы можете выбрать нужный вариант оптимизации документа.
7. Вы также можете установить определенные параметры хранения.
8. В результате вы увидите окно, в котором вы можете:

• установить диапазон страниц;
• выберите нужные листы;
• включить / отключить непечатаемые данные. Затем введите желаемое имя и нажмите кнопку «Сохранить». Если хотите, можете поставить галочку, чтобы документ открывался сразу после публикации.

Результат следующий.

Как видите, преобразование получилось не совсем удачным, так как края стола оказались слишком «толстыми». И выглядит не очень.

Печать книги

Более точное преобразование осуществляется через другую часть меню. Для этого выполните следующие действия.

1. Нажмите комбинацию кнопок кнопкаCtrl/кнопка+кнопкаP/кнопка или щелкните меню «Файл».
2. Если вы решили не использовать горячие клавиши, необходимо дополнительно нажать на раздел «Печать».
3. В результате этого (в обоих случаях) вы увидите следующее окно. Щелкните раскрывающийся список принтеров.
4. Выберите «Adobe PDF» (если его нет, у вас не установлен Adobe Acrobat) или «Microsoft Print to PDF».
5. После этого нажмите на кнопку «Печать».
6. Затем вам будет предложено указать имя и местоположение для будущего PDF-документа. Чтобы начать конвертацию, достаточно нажать на кнопку «Сохранить».
7. В результате запустится «преобразователь». Вам не придется долго ждать — виртуальный принтер печатает очень быстро.
8. Как видите, результат намного красивее. Все границы очень аккуратные и правильной толщины.

Этот способ намного лучше, чем обычное хранение книги.

Использование Adobe Acrobat

Если он установлен на вашем компьютере, вы можете сделать следующее.

1. В Excel нажмите на пункт меню «Файл».
2. Нажмите «Сохранить как Adobe PDF».
3. В результате появится окно, где можно указать:
   • диапазон преобразования;
   • нужные листы в Excel;
   • варианты конвертации.
4. Чтобы преобразовать файл в нужный формат, нажмите кнопку «Преобразовать в PDF».

Если вы не хотите сохранять всю книгу, с помощью кнопок укажите нужные листы:

• добавлять;
• удалить;
• добавить все.

1. Откроется окно «Сохранить файл Adobe PDF как». Здесь вы можете установить дополнительные параметры (кроме ограничения редактирования).
2. Второстепенные настройки включают следующие пункты.
3. После выбора нужных вам параметров нужно указать директорию и имя будущего файла. Для сохранения нажмите соответствующую кнопку.
4. Результат такой же хороший, как и при печати.

Экспорт

Помимо описанных выше способов, еще возможен экспорт данных. Для этого необходимо выполнить следующие шаги.

1. Нажмите в главном меню «Файл».
2. В открывшемся окне перейдите в раздел «Экспорт».
3. Это выглядит так.

Этот список может содержать несколько элементов. Все зависит от того, какие программы установлены на вашем компьютере.

Создать Adobe PDF

В правой части программы показано подробное описание этого метода.

При нажатии на «Создать Adobe PDF» вы увидите точно такое же окно, как описано чуть выше.

Создать документ PDF/XPS

Этот формат отличается тем, что содержимое будет заблокировано для дальнейшего редактирования.

Когда вы нажмете «Создать PDF/XPS», вы увидите следующее окно. Здесь вы можете указать параметр, необходимый для оптимизации документа.

При нажатии кнопки «Параметры» открывается соответствующее окно.

В конце нужно указать путь и имя файла. Для сохранения достаточно нажать кнопку «Опубликовать».

Изменение типа

В этом случае вам будут предложены различные варианты сохранения книги в другом формате.

В списке книг нет пункта «PDF». Поэтому нужно нажать кнопку «Сохранить как». В результате мы окажемся там же, где и были в самом начале статьи.

Сохранение в MS Excel 2003

В старом редакторе Excel, конечно, возможностей гораздо меньше. Например, если вы зайдете в раздел сохранения книг, вы не найдете там огромного списка современных форматов. Элемент PDF также отсутствует.

Вы не можете найти его, даже если прокрутите ползунок до конца.

Пунктов «Экспорт» или «Сохранить как Adobe PDF» тоже нет. Единственное, что вы можете сделать, это использовать виртуальный принтер. Для этого выполните следующие действия.

1. Нажмите на меню «Файл» и выберите «Печать». Или нажмите сочетание клавиш кнопкаCtrl/кнопка+кнопкаP/кнопка.
2. После этого вам нужно выбрать правильный принтер (Adobe PDF или Microsoft Print to PDF). Затем введите нужные параметры печати. Нажмите «ОК», чтобы начать преобразование».
3. В появившемся окне сохранения файла необходимо указать желаемое место и имя документа. Для сохранения нажмите соответствующую кнопку.
4. Результат будет таким же, как и в современных редакторах (2007, 2010, 2013 и 2016), так как здесь не используются свойства виртуального принтера.

Применение надстроек Эксель

При использовании более старых версий пакета MS Office невозможно преобразовать документы Excel в формат PDF. А если обновление по каким-либо причинам невозможно (нежелание тратить деньги или использовать неизвестный софт, у Excel 2003-2007 низкие требования к оборудованию), можно воспользоваться надстройками. Они как плагин в браузере и добавляют новые возможности в старые программы.

Одной из таких надстроек для конвертации в PDF является Foxit PDF Editor, которую можно скачать с сайта производителя и использовать бесплатно в течение 2 недель.

Процесс работы с надстройкой включает в себя следующие шаги:

1. Установите программу, после чего в меню MS Excel появится вкладка под названием Foxit PDF.
2. откройте документ, который вы хотите преобразовать, и перейдите на вкладку «Дополнения.
3. Нажмите кнопку «Создать PDF.
4. Укажите режим — переводите всю книгу, отдельные листы или выделенную область.
5. Щелкните Преобразовать в PDF.
6. Выберите каталог для сохранения документа и подтвердите сохранение.

Результатом преобразования является создание нового документа в формате PDF. Хотя это устраняет необходимость установки новой установки MS Office, бесплатную программу можно использовать только в течение 14 дней. Если вам часто нужно конвертировать Excel в PDF, лучше выбрать другие способы.

Использование сторонних программ

Еще один способ, подходящий при отсутствии современных версий MS Excel, — использование не надстроек, а специальных программ. Принцип работы большинства из них аналогичен виртуальному принтеру, когда файл отправляется не на печать, а в виде электронного документа. А самый большой плюс это возможность конвертировать без обновления офисного пакета и без доступа в интернет.

Большинство программ этого типа условно-бесплатные, то есть с определенными ограничениями для пользователей, не купивших полную версию. Например, приложение «Excel to PDF Converter» от производителя PDF-Convert, Inc запускается 30 раз и преобразует в PDF только одну страницу документа. А программа «Универсальный конвертер документов» добавляет водяные знаки на все листы. Из-за этого конвертация приложения тоже не лучший способ.

Конвертация форматов на специальных интернет-ресурсах

Если у вас есть доступ в Интернет, вы можете пользоваться онлайн-сервисами, большинство из которых не имеют серьезных ограничений. И самое большое преимущество – это отсутствие необходимости установки дополнительного программного обеспечения.

Одним из самых удобных инструментов онлайн-конвертации является сервис PDF2GO, для работы с которым необходимо выполнить следующие шаги:

1. Перейти на главную страницу сайта.
2. Загрузите нужный файл Excel или перетащите его в открытую вкладку браузера. Сервис позволяет загружать несколько документов одновременно.
3. Нажмите кнопку «Старт», чтобы начать преобразование.
4. Загрузите преобразованный файл, загрузите его в облако или продолжите дальнейшее редактирование, например разделение или объединение нескольких документов. Хотя автоматическая загрузка начинается, даже если пользователь не выбрал загрузку.

Большинство других онлайн-сервисов работают по тому же алгоритму. Некоторые из них не требуют оплаты. Другие, вроде Smallpdf, предлагают бесплатное использование в течение ограниченного времени — хотя необходимость платить за услуги компенсируется поддержкой множества форматов и конвертацией в обе стороны.

В любом случае пользоваться ими выгоднее, чем специальными программами, а единственный заметный минус перевода из Excel в PDF — невозможность выбрать качество конвертации.

Pdf.io

Этот имеет довольно простую конструкцию. Принцип работы также прост.

1. Нажмите кнопку «Выбрать файл» (или просто перетащите нужную книгу прямо в браузер).
2. После этого нужно указать нужный документ и нажать на кнопку «Открыть».
3. Сразу после этого файл начнет загружаться. Дождитесь окончания этого процесса.
4. Через некоторое время появится ссылка для скачивания PDF-файла.
5. Если вы нажмете на «треугольник» рядом с этой ссылкой, вы увидите, что преобразованный документ можно загрузить в Dropbox или Google Drive».
6. Если вы решите сохранить результат на свой компьютер, после нажатия кнопки «Скачать» вы увидите стандартное окно. Необходимо нажать «Сохранить».
7. В результате вы увидите следующее (после открытия загруженного документа).

Все выглядит нормально, кроме линий после таблицы. Дело в том, что в редакторе Excel они были увеличены по высоте и при этом использовалась функция «обтекания текстом». Судя по всему, этот сервис не может корректно конвертировать такой формат. По остальным пунктам — все на высоком уровне.

Smallpdf.com

Этот портал значительно опережает описанный выше портал по своим возможностям.

Потому что здесь могут быть выполнены следующие операции.

Кроме того, есть официальный переводчик файлов всех форматов.

Процесс работы с сайтом достаточно прост.

1. Щелкните ссылку «Выбрать файл» или перетащите книгу Excel прямо в эту зеленую область.
2. После нажатия откроется стандартное окно выбора файла. Нажмите кнопку «Открыть», чтобы продолжить».
3. Дождитесь окончания преобразования.
4. Сразу после этого ссылки на:

• загрузка файла;
• загрузка в облака Drop Box и Google Drive»;
• союз;
• разделение;
• конвертация в JPG;
• редактирование документа. Окончательный документ выглядит довольно хорошо. Но даже в этом случае возникает проблема с переносом текста по ячейкам. На предыдущей странице было наложение строк. Но здесь их просто нет.

Convertstandard.com

так же, как и предыдущий, он показывает свои широкие возможности преобразования.

Чтобы воспользоваться этой услугой, вы должны выполнить следующие действия.

1. Нажмите кнопку «Выбрать файл».
2. Снова указываем файл, который хотим преобразовать из формата «XLSX» в «PDF».
3. В этом случае автоматическая загрузка не начнется. Необходимо нажать на кнопку «Конвертировать».
4. Затем вам нужно дождаться процесса конвертации.
5. После этого появится окно для сохранения результата, где необходимо:

• указать желаемое имя;
• выберите нужный каталог;
• нажмите кнопку «Сохранить». В результате получаем следующее.

Края стола снова толстые. Кроме того, как и во всех онлайн-сервисах, ячейки с переносом текста отображаются некорректно.

В результате всего вышесказанного можно сделать следующий вывод: если в вашей книге используются переносы, то лучше воспользоваться возможностями виртуального принтера или редактора Microsoft Excel.

Дополнительные приложения

Возьмем в качестве примера конвертер FoxPDF Excel в PDF. Его можно скачать как на так и на любом другом софт портале.

Это приложение является условно-бесплатным, то есть вы можете использовать это приложение без оплаты только в течение определенного периода времени. В данном случае 30 дней. Тогда вам придется заплатить 29,95 долларов.

Чтобы запустить пробный режим, нажмите кнопку «Продолжить пробную версию». После этого вы увидите следующее.

Приложение выглядит довольно впечатляюще. Дело не только в том, что за него просят почти 30 пролетов. Для проверки функций необходимо выполнить следующие шаги.

1. Нажмите кнопку «Добавить файлы Excel».
2. Выберите нужный файл и нажмите кнопку «Открыть».
3. В результате выбранная книга будет добавлена ​​в список.
4. Для каждого файла указывается исходный формат и результат. Кроме того, вы можете выполнять различные операции, нажав на раскрывающийся список «Операция».

Почти каждый элемент имеет собственное сочетание клавиш. Обратите внимание, что вы можете добавить несколько файлов. Кроме того, вы можете поставить галочку напротив каждой книги. Это означает, что вы можете добавить 10 файлов и конвертировать только активные.

1. Чтобы преобразовать весь список, щелкните значок в правом нижнем углу.
2. Преобразование очень быстрое. В конце процесса вас спросят: «Хотите открыть каталог с результатом?». Нажмите на кнопку «ОК».
3. Тогда вы увидите еще один вопрос. Вам будет предложено приобрести программу. Если вы этого не хотите, нажмите на кнопку «Отмена» или на «крестик» в правом верхнем углу окна.
4. По умолчанию все преобразованные файлы сохраняются в папке «PDF Save», расположенной в каталоге «Документы».
5. Запустите этот документ.

Все линии видны, но опять же — мы видим наложение. Кроме того, появился большой водяной знак «Пробная версия». На самом деле, пока вы не заплатите, нормально пользоваться этим приложением будет невозможно.