Работа с примечаниями в Excel

Работа с примечаниями

В заметках можно не только писать пояснительные записки к ячейке, но и добавлять изображения. Кроме того, есть ряд других особенностей этого инструмента, о которых мы поговорим ниже.

Создание

Прежде всего, давайте разберемся, как создать заметку.

1. Чтобы добавить заметку, выделите ячейку, где мы хотим ее создать. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Нажмите «Вставить заметку».
2. Справа от выбранной ячейки открывается небольшое контекстное окно. В самом верху по умолчанию указано имя учетной записи, под которой пользователь вошел в систему компьютера (или авторизовался в Microsoft Office). Поместив курсор в область этого окна, он может набрать с клавиатуры любой текст по своему выбору, который считает нужным для вставки комментария в ячейку.
3. Щелкните в другом месте листа. Главное, чтобы это делалось вне поля комментария.

Таким образом, можно сказать, что комментарий создан.

Индикатором того, что ячейка содержит комментарий, является небольшой красный индикатор в правом верхнем углу.

Есть еще один способ сделать этот предмет.

1. Выберите ячейку, которая будет содержать комментарий. Перейдите на вкладку «Обзор». На ленте в блоке настроек «Заметки» нажмите кнопку «Создать заметку».
2. После этого рядом с ячейкой открывается точно такое же окно, о котором шла речь выше, и в него таким же образом добавляются нужные записи.

Просмотр

Чтобы увидеть содержимое комментария, просто наведите указатель мыши на ячейку, в которой он содержится. При этом не нужно ничего нажимать ни на мышке, ни на клавиатуре. Комментарий будет отображаться в виде всплывающего окна. Как только курсор будет удален из этого места, окно исчезнет.

Заметки также можно перемещать с помощью кнопок «Далее» и «Назад» на вкладке «Обзор». При нажатии на эти кнопки заметки на листе будут активироваться одна за другой.

Если вы хотите, чтобы комментарии постоянно присутствовали на листе, независимо от того, где находится курсор, перейдите на вкладку «Рецензирование» и в наборе инструментов «Примечания» на ленте нажмите кнопку «Показать все комментарии». Его также можно назвать «Показать все заметки».

Читайте также: Режим совместимости в Excel: как отключить, параметры

После этих действий комментарии будут появляться вне зависимости от положения курсора.

Если пользователь хочет вернуть все по-старому, то есть скрыть элементы, он должен снова нажать кнопку «Показать все заметки».

Редактирование

Иногда вам нужно отредактировать комментарий: изменить его, добавить информацию или изменить его местоположение. Эта процедура также довольно проста и интуитивно понятна в выполнении.

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую комментарий. В появившемся контекстном меню выберите пункт «Редактировать заметку».
2. После этого открывается окно с готовой к редактированию заметкой. Вы можете сразу добавлять новые записи, удалять старые и производить другие манипуляции с текстом.
3. Если объем текста, который был добавлен, не помещается в границы окна, и, таким образом, часть информации скрыта, вы можете развернуть окно заметок. Для этого подведите курсор к любой белой точке на краю комментария, дождитесь, пока она примет форму двунаправленной стрелки, и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее в направлении от центра.
4. Если вы сильно растянули окно или удалили текст и больше не нужно большое место для комментариев, его можно аналогичным образом уменьшить. Но на этот раз границы должны быть проведены по центру окна.
5. Кроме того, вы можете перемещать положение самого окна без изменения его размера. Для этого подведите курсор к краю окна и подождите, пока в конце не появится значок в виде четырех стрелок, указывающих в разные стороны. Затем следует удерживать кнопку мыши и перетаскивать окно в нужном направлении.
6. После выполнения процедуры редактирования, как и в случае создания, нужно щелкнуть в любом месте листа за пределами поля редактирования.

Существует способ переключиться на редактирование заметки с помощью инструментов на ленте. Для этого выберите ячейку, содержащую его, и нажмите кнопку «Редактировать примечание» на вкладке «Рецензирование» панели инструментов «Примечания». После этого окно, содержащее комментарий, станет редактируемым.

Добавление изображения

В окно заметок можно добавить изображение.

1. Создайте заметку в заранее подготовленной ячейке. В режиме редактирования стоим на краю поля комментария, пока в конце курсора не появится значок в виде четырех стрелок. Щелкаем правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. В нем перейдите к пункту «Формат заметки…».
2. Откроется окно форматирования. Перейдите на вкладку «Цвета и линии». Нажмите на поле с выпадающим списком «Цвет». В появившемся меню перейдите в пункт «Способы заполнения…».
3. Откроется новое окно. В нем перейдите на вкладку «Изображение», а затем нажмите на одноименную кнопку.
4. Откроется окно выбора изображения. Выбираем нужный нам образ на жестком диске или съемном носителе. После того, как выбор сделан, нажмите на кнопку «Вставить».
5. После этого автоматически возвращаемся в предыдущее окно. Здесь ставим галочку напротив пункта «Сохранить пропорции изображения» и нажимаем кнопку «ОК».
6. Возвращаемся в окно форматирования заметки. Перейдите на вкладку «Защита». Снимите флажок с позиции «Защищаемый объект».
7. Далее переходим на вкладку «Свойства» и устанавливаем переключатель в положение «Перемещать и изменять объект вместе с ячейками». Последние два пункта нужно было сделать, чтобы прикрепить заметку и, следовательно, изображение к ячейке. Затем нажмите на кнопку «ОК».

Как видите, операция прошла успешно и изображение было вставлено в ячейку.

Способ 1. Одиночная вставка

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить комментарий, и выберите «Добавить комментарий» в контекстном меню).
2. Чтобы комментарий не исчез навсегда во время настройки, щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите «Показать/скрыть комментарий).
3. Щелкните правой кнопкой мыши заштрихованное поле вокруг примечания (затенение должно превратиться в точки) и выберите команду «Формат комментария» в контекстном меню).
4. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Цвета и линии» и из выпадающего списка «Цвет» выберите вариант «Эффекты заливки):
   
5. В появившемся окне перейдите на вкладку Image (Изображение) и, нажав на кнопку Image (Выбрать изображение), выберите нужный файл изображения. Кроме того, вы можете проверить соотношение сторон блокировки).
6. Нажмите «ОК» во всех окнах и, возможно, немного отрегулируйте размер заметки, чтобы изображение было хорошо видно.

Способ 2. Вставка оптом

Как видно из первого способа, вставка одной картинки в одну заметку – процедура хоть и технически не сложная, но не очень быстрая. Поэтому для массовой вставки изображений (например, изображений товаров в прайс-лист) лучше использовать простой макрос. В качестве исходных данных примем, что имеем:

• список наименований товаров в прайс-листе, к ячейкам к которым мы хотим добавить примечания
• список путей к файлам изображений этих товаров (кстати, он тоже может формироваться автоматически с помощью такого макроса).

Все это выглядит так:

откройте редактор Visual Basic (сочетание клавиш Alt+F11), вставьте новый пустой модуль (меню Вставка — Модуль) и скопируйте туда текст этого макроса:

Серия rngPics и rngOut, конечно, может быть заменена вашей собственной.

Теперь осталось открыть окно управления макросами (Alt+F8) и запустить созданный макрос кнопкой «Выполнить». Результат будет примерно таким:

Красота!

Удаление примечания

Теперь давайте узнаем, как удалить заметку.

Вы также можете сделать это двумя способами, а также создать комментарий.

Для реализации первого варианта необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, содержащей заметку. В появившемся меню достаточно нажать на кнопку «Удалить заметку», после чего она исчезнет.

Для удаления вторым способом выделите нужную ячейку. Затем перейдите на вкладку «Обзор». Нажмите кнопку «Удалить заметку», расположенную на ленте в панели инструментов «Заметки». Это также полностью удалит комментарий.

Как видите, с помощью заметок в Excel можно не только добавить комментарий к ячейке, но даже вставить изображение. При определенных условиях эта функция может оказать неоценимую помощь пользователю.

Как распечатать лист с примечаниями?

Чтобы распечатать заметки, перейдите на вкладку «Разметка страницы» — «Разметка страницы» — «Печать заголовков.

На вкладке листа разверните список заметок. Существует два способа печати заметок:

• В конце листа. При таком способе печати заметки будут печататься в конце листа в виде: Адрес ячейки — Имя пользователя — Текст заметки.

Ячейка D3.
Примечание: Татьяна:
Напряжение

• Как на листе бумаги. При таком способе печати заметки будут размещаться на листе на своих местах, так как они созданы пользователем.

Обратите внимание на изменения формы

Если нас не устраивает прямоугольник в качестве стандартной формы аннотации и мы хотим указать другую форму, мы должны сделать следующее. Выберите «Файл» (или «Кнопка Office») — «Параметры Excel.

Перейдем на вкладку Панель быстрого доступа — Выбрать команды из… — Все команды.

В списке команд выберите «Редактировать фигуру» (команды в алфавитном порядке). Выберите эту команду и нажмите «Добавить» — «ОК.

Команда «Редактировать фигуру» добавлена ​​на панель быстрого доступа. Выберите заметку и выберите все фигуры для нее.

Получаем следующее:

Изменение имени пользователя при создании примечаний

Чтобы нужное имя пользователя отображалось в заметках, выберите Файл (кнопка Office) — Параметры Excel — на вкладке Общие введите имя пользователя — ОК.

Как сделать подпись к примечанию

Сама записка является своего рода подписью. Это достаточно информативно, но в некоторых случаях может потребоваться указать, кто оставил комментарий. Для этого необходимо зарегистрироваться в настройках приложения. Для этого нажмите в меню «Файл» — «Параметры» — «Общие» и введите свое имя в соответствующее поле ввода.

Как скрыть примечание

В Excel существует несколько распространенных способов выполнения задачи, каждый из которых заслуживает подробного рассмотрения. Это будет обсуждаться далее.

Способ 1. Скрытие одного примечания

Чтобы временно удалить метку определенной ячейки в массиве таблиц, выполните следующие действия:

1. Используйте левую кнопку мыши, чтобы выбрать элемент, содержащий примечание, которое необходимо исправить.
2. Щелкните правой кнопкой мыши в любой области ячейки.
3. В появившемся контекстном меню найдите строку «Удалить заметку» и нажмите на нее.

Самый простой способ удалить заголовок для определенной ячейки в Microsoft Office Excel

1. Проверьте результат. Дополнительная подпись должна исчезнуть.
2. При необходимости в этом же окне контекстного типа нажмите на строку «Редактировать примечание», чтобы переписать ранее написанный текст, исправить недочеты.

Окно для исправления написанного примечания. Здесь вы можете изменить введенный текст

Способ 2. Как убрать примечание сразу со всех ячеек

Microsoft Office Excel имеет функцию одновременного удаления комментариев со всех элементов, в которых он существует. Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо сделать следующее:

1. Выделите всю таблицу левой кнопкой мыши.
2. Перейдите на вкладку «Обзор», которая находится на верхней панели инструментов программы.
3. В открывшейся области раздела будет представлено несколько вариантов. В данной ситуации пользователя интересует кнопка «Удалить», которая находится рядом со словом «Создать заметку». После нажатия подписи будут автоматически удалены из всех ячеек выбранной таблички.

Действия для одновременного удаления сразу всех ранее созданных меток табличного массива

Важно! Рассмотренный выше способ сокрытия множественных подписей считается универсальным и работает во всех версиях ПО.

Способ 3. Использование контекстного меню для скрытия примечаний в Excel

Чтобы убрать метки сразу со всех ячеек таблицы, можно воспользоваться другим способом. Он заключается в проделывании следующих манипуляций:

1. По аналогичной схеме, рассмотренной в предыдущем разделе, выделите нужный набор ячеек в таблице.
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенной области в матрице табличных данных.
3. В появившемся окне контекстного типа нажмите один раз ЛКМ на строке «Удалить заметку».

Быстрое меню для удаления всех комментариев в Excel

1. Убедитесь, что метки для всех ячеек удалены после выполнения предыдущего шага.

Способ 4. Отмена действия

После создания нескольких заметок об ошибках вы можете скрывать их одну за другой, удалять их с помощью инструмента отмены. На практике эта задача реализуется следующим образом:

1. Снимите выделение со всей таблицы, если она есть, щелкнув ЛКМ по свободному месту в электронной таблице Excel.
2. В левом верхнем углу интерфейса программы рядом со словом «Файл» найдите кнопку в виде стрелочки влево и нажмите на нее. Последнее выполненное действие должно быть отменено.
3. Аналогичным образом нажимайте кнопку «Отмена», пока все заметки не будут удалены.

Кнопка отмены в Excel. Комбинация клавиш «Ctrl+Z», набранная с клавиатуры ПК, тоже работает

Этот метод имеет существенный недостаток. После нажатия соответствующей кнопки также удаляются важные действия, совершенные пользователем после создания подписи.

Важная информация! В Excel, как и в любой программе редактирования Microsoft Office, действие «Отменить» можно выполнить с помощью сочетания клавиш. Для этого нужно переключить клавиатуру компьютера на английскую раскладку и одновременно зажать кнопки «Ctrl+Z».

Как выделить все ячейки листа с примечаниями?

В открытом окне листа используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+O.