Форматирование текста в Word: как сделать горячие клавиши по образцу

Урок 6. Форматирование по образцу

Есть несколько способов присвоить абзацу определенный стиль. Например, выберите абзацы один за другим, затем щелкните нужный стиль в окне «Стили.
Но вы можете использовать формат шаблона (более известный как команда «кисть»).

По окончании урока вы сможете:

1. Например, установите режим формата.
2. Применяйте различные типы форматирования шаблона.

Откройте ваш документ. Включить непечатаемые символы

и откройте окно Стили:

Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу:

1. Выделите первый абзац так, как вы знаете (я предпочитаю тройной щелчок по абзацу).

2. В окне «Стили» нажмите «1_Section_List» — первый абзац отформатирован правильно.

3. Не снимая выделения, дважды щелкните кнопку «Формат по образцу»: вы вошли в режим «По образцу формата.

4. Теперь дважды щелкните полосу выбора перед нужными абзацами (или трижды щелкните сам абзац).

5. Нажмите кнопку «Формат по образцу» один раз или нажмите клавишу «Esc», чтобы выйти из режима «По образцу формата

Теперь проделайте то же самое с другими абзацами.

Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу для стиля «2_Список_Тема»:

1. Выделите второй абзац любым известным вам способом.
2. В окне «Стили» нажмите «2_Subject_List» — форматируется второй абзац.
3. Не снимая выделения, дважды щелкните кнопку «Формат по образцу»: вы находитесь в режиме «По образцу формата.
4. Теперь дважды щелкните полосу выбора перед нужными абзацами (или трижды щелкните сам абзац).
5. Нажмите кнопку «Формат по образцу» один раз или нажмите клавишу «Esc», чтобы выйти из режима «Формат по образцу.

Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу для стиля «3_Пояснение к Теме»:

1. Выделите второй абзац любым известным вам способом.
2. В окне «Стили» нажмите «3_ Topic Explanation» — форматируется второй абзац.
3. Не снимая выделения, дважды щелкните кнопку «Формат по образцу»: вы находитесь в режиме «По образцу формата.
4. Теперь дважды щелкните полосу выбора перед нужными абзацами (или трижды щелкните сам абзац).
5. Нажмите кнопку «Формат по образцу» один раз или нажмите клавишу «Esc», чтобы выйти из режима «Формат по образцу.

Теперь попробуем режим Format Painter.

Вы можете видеть, что некоторые слова выделены жирным шрифтом. Согласитесь, это довольно частая ситуация: нужно по любому поводу выделить слово или фразу в тексте.

Алгоритм действий:

1. Выделите второй абзац так, как вы знаете (я предпочитаю тройной щелчок по абзацу).
2. В окне «Стили» нажмите «2_Subject_List» — второй абзац отформатирован правильно.
3. Не снимая выделения, дважды щелкните кнопку «Формат по образцу»: вы находитесь в режиме «По образцу формата.
4. Форматируйте Painter for Pattern следующим образом:
   • Организационно-функциональная структура управления — тройной щелчок по самому абзацу
   • Правила внутреннего распорядка — дважды щелкните мышью на панели выделения
   • Оперативный торговый приказ — однократное нажатие на слово «Порядок
   • Организация работы оперативного персонала — однократное нажатие на слово «оперативный» или слово «штабной»

У вас есть такая картинка:

Производство:

1. Если выделен весь абзац (см. Урок 2. Выбор текстовой информации в документе), полностью применяется форматирование из примера.
2. Если вы нажмете на LM в определенной точке абзаца, вы можете частично сохранить предыдущий внешний вид абзаца.

Представим себе ситуацию. В тексте вы или ваш клиент выделили несколько слов жирным шрифтом. Если вы по неосторожности примените шаблон форматирования, выбранные слова изменятся, чтобы соответствовать стилю окружающего текста. Что, если вы хотите, чтобы стиль оставался жирным? Например:

• в отчете жирным шрифтом выделены цифры, которые докладчик должен подчеркнуть интонацией или…
• на уроке ядерной физики жирным шрифтом выделены обозначения изотопов.

Я могу на лету привести пару десятков таких примеров. Представьте, что вы снова найдете эти слова в тексте и выделите их жирным шрифтом? Хорошо, если текст будет парой страниц, а что, если — 20?

Вы не можете использовать Format Painter для копирования шрифта и размера шрифта текста из WordArt.

Теперь вы можете:

1. Например, установите режим формата.
2. Применяйте различные типы форматирования шаблона.

Как использовать формат по образцу в Word и Excel

Давайте посмотрим, как инструмент Format Painter применяется в Word и Excel. В принципе, и здесь, и там работают одинаково, но, тем не менее, мы рассмотрим использование формата в примере сначала в Word, а затем в Excel.

Как использовать Формат по образцу в Word

В процессе создания любого более-менее сложного документа приходится прибегать к различным инструментам форматирования: менять тип установленных шрифтов и их размер / цвет, параметры абзаца и так далее. Допустим, вы уже написали и отформатировали текст в документе Microsoft Word. Затем они добавили немного больше (или много…) к этому тексту, но не разработали его так, как нужно. Оба блока текста показаны на рисунке. Текст с желаемой компоновкой находится вверху документа.

На иллюстрации первого абзаца часть текста выделена черным жирным шрифтом и подчеркнута, часть текста выделена цветом, а на абзаце установлена ​​красная линия. Давайте посмотрим, как использовать Format Painter в Word, чтобы скопировать форматирование из верхнего абзаца или его части и применить его к нижнему (или его части).

В общем, вы можете вручную сформировать текст нижнего абзаца так же, как верхний. Однако недостатки этого метода очевидны: необходимо узнать все параметры и только потом применить их к другому тексту. Это особенно неудобно в случае установки желаемого цвета текста, а если цвет не стандартный, а другой, тем более.

Для начала скопируем размер красной линии из первого абзаца. Для этого не нужно выделять весь абзац, так как в каждом абзаце есть только одна красная линия. Поместите текстовый курсор в начало первого абзаца, затем нажмите кнопку «Формат по образцу» на панели инструментов. В этом случае курсор мыши изменится на форму I со значком кисти, и будет нажата кнопка «Формат для образца». Затем щелкните в любом месте второго абзаца, чтобы применить форматирование. Результат показан на рисунке ниже.

Как видите, форматирование первого было применено ко второму абзацу — красная линия имеет точно такой же размер. По остальным параметрам абзацы не отличались, поэтому дальнейших изменений не произошло.

Теперь посмотрим, как скопировать текстовый формат. Для этого поместите текстовый курсор на слово, содержащее требуемый формат (например, посередине слова). Затем нажмите кисть, как в случае с абзацем. Но в дальнейшем в случае копирования текстового формата будут некоторые отличия.

Если вы хотите применить скопированный формат к одному слову, щелкните по нему (I-образный курсор с кистью!). Если вам нужно применить форматирование к нескольким словам или, наоборот, только к части слова, вам нужно выделить текстовый блок именно с помощью мыши.

Здесь есть особенность: после нажатия (или отпускания мыши после выбора) применяется форматирование и кнопка Format Painter отпускается. Поэтому, если вы сделали что-то не так, вам следует отменить операцию, отменив действие и повторив его снова и снова. Осторожно.

Читайте также: Поставить степень в Word сверху числа: как написать и сделать на клавиатуре

Различные виды Форматирования по образцу

Теперь попробуем режим Format Painter.

Вы можете видеть, что некоторые слова выделены жирным шрифтом. Согласитесь, это довольно частая ситуация: нужно по любому поводу выделить слово или фразу в тексте.

Ускорение работы с инструментом Формат по образцу

Если вам нужно применить один и тот же формат к нескольким блокам текста, которые не расположены рядом друг с другом, вы не хотите каждый раз нажимать «Формат для образца». В этом нет необходимости. Просто дважды щелкните кнопку «Форматировать по образцу» (дважды щелкните), и она «закрепится», то есть останется нажатой после применения формата. Затем, применив скопированное форматирование к первому блоку текста, вы можете выбрать следующий и так далее.

Как использовать Формат по образцу в Excel

Использование инструмента Format Painter в Excel почти похоже на его использование в Word. Разница в том, что перед тем, как нажать кнопку «Формат по образцу» на панели инструментов, вам нужно выбрать ячейку, из которой вы хотите скопировать формат. Следующий шаг очень похож — выберите диапазон ячеек, к которому вы хотите применить скопированный формат.

«Уловка» двойного нажатия кнопки «Форматировать шаблон» в Excel также работает.

Стоит отметить, что в отличие от Word, Excel не может копировать формат текста внутри ячейки. Во всем остальном использование кнопки кисти аналогично Word.

Подведём итоги

Используйте инструмент Format Painter в Word и Excel, когда вам нужно применить один и тот же стиль к нескольким блокам в документе. Например, это может быть очень полезно для заголовков того же типа, а также для вставки текста из другой программы.

Инструмент Format Painter может сэкономить много времени при форматировании документов, особенно если документ большой. Не игнорируйте кнопку кисти — вы не только сэкономите время, но и снизите вероятность ошибок при форматировании документов Word и электронных таблиц Excel.

Создаем горячую клавишу на вставку форматирования

Конечно, вы можете поместить кнопку «Форматировать по образцу» на панель быстрого доступа, но это не избавит нас от необходимости использовать мышь при выборе диапазона для применения форматирования.

намного удобнее скопировать формат, например, с помощью сочетания клавиш Ctrl + C, выбрать нужный диапазон и вставить скопированное форматирование, например, с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + V.

Для этого нам нужно написать небольшой макрос. Вот его код:

‘*********************************************** * * *********** ‘Sub: PasteFormat’ Автор: Алексей Желтов ‘Дата: 11.06.2017’ Цель: Вставить формат для образца ‘*********** ** * ********************************************* Sub PasteFormat () Если Application.CutCopyMode = False Then _ MsgBox «Вы должны сначала скопировать форматирование, нажав Ctrl + C», vbOKOnly или vbInformation, «Скопируйте формат»: Выйти из подвыбора. PasteSpecial Вставить: = xlPasteFormats, Operation: = xlNone , _ SkipBlanks: = False, Transpose: = False End Sub

Скопируйте приведенный выше код и вставьте его в свой файл или личную книгу макросов.

Далее осталось добавить горячую клавишу для запуска этой команды. Из-за этого:

1. На вкладке меню «Вид» разверните меню «Макрос» и выберите команду «Макрос» (или нажмите клавиши ALT + F8)
2. В диалоговом окне «Макрос» найдите только что добавленную процедуру PasteFormat и нажмите кнопку «Параметры.
   
3. В следующем диалоговом окне установите сочетание клавиш для вызова этой функции. Например, удерживайте нажатыми клавиши Shift и V. Затем нажмите клавишу OK.
   

Вместо послесловия

«Форматирование по образцу» — незаменимый инструмент, который сэкономит время при работе с редактором Word и позволит структурировать большие тексты в несколько щелчков мыши.

Как я могу назначить сочетание клавиш кнопке формата образца«?
Почему-то в Интернете никто не может дать внятный ответ, но это несложно.

Затем выберите «Настройки ленты»

Внизу нажмите «Настройки»

В левом столбце, где «Категории», выберите вкладку «Все команды»
Найдите команду CopyFormat в правом столбце, затем назначьте сочетание клавиш
в поле «новая комбинация клавиш«.

С помощью этого сочетания клавиш нажмите кнопку «Формат по образцу».

Теперь давайте назначим горячую клавишу, чтобы применить узор к выделенному тексту.
В правом столбце найдите PasteFormat, затем назначьте горячую клавишу
в поле Новая комбинация клавиш. С помощью этого ключа выделенный текст форматируется по примеру.

для CopyFormat вы назначили crtl + shift + c
для PasteFormat вы назначили crtl + shift + v

Выделите образец текста, нажмите crtl + shift + c, затем выберите текст, который мы хотим применить в формате в соответствии с примером, и нажмите crtl + shift + v

При редактировании документа текст в документе оформлен в другом стиле. Чтобы привести текст документа в единый стиль, есть удобная функция под названием «Образец форматирования текста».

Вы можете скопировать стиль по образцу в Microsoft Word, Excel и Outlook.

Это можно сделать с помощью функциональной клавиши: «Форматировать для образца» — следующим образом:

Шаг 1: В документе выделите текст, стиль которого вы хотите перенести на другие элементы документа, и нажмите (см. Рис. 1)

Шаг 2: Далее выделяем левой кнопкой мыши элементы, на которые переносится форматирование, отпуская левую кнопку мыши, применяем новый стиль. (рис. 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В качестве послесловия:

Если вы не можете найти функциональную клавишу на панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши следующую панель и убедитесь, что у вас включена «Стандартная» панель инструментов. (рис. 3).

Формат по образцу — в разных документах

Добавьте, если вы установили сторонние надстройки в Word, если установлены, то удалите все сторонние надстройки, проверьте и запишите результат.