- Совместная работа в Word
- Как сделать файл word общим для редактирования?
- Как открыть доступ к документу
- Параметры общего доступа
- Способы предоставления общего доступа
- 1. Пригласить других людей
- 2. Получить ссылку
- 3. Опубликовать в социальных сетях
- Microsoft Word: как работать через ПК или Mac
- Microsoft Word: Как сотрудничать через Интернет
- Microsoft Word: Как сотрудничать с помощью телефона
- Варианты решения
- Способ 1
- Способ 2
- Способ 3
- Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google
- Создание Google Таблицы с общим доступом
- Вариант 1: Веб-сайт
- Вариант 2: Мобильное приложение
- Как открыть общий доступ к Google Таблице или Документу
- По электронной почте
- По ссылке
- Для нескольких таблиц или документов
- Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу
Совместная работа в Word
Поделиться документом
Выполните следующие действия, чтобы поделиться файлом в Word.
Щелкните значок «Поделиться» на ленте .
Вы также можете выбрать «Файл» > «Поделиться.
Примечание. Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы поделиться им.
Выберите пользователя, с которым хотите поделиться, из раскрывающегося списка или введите его имя или адрес электронной почты.
Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите «Отправить.
Соавтор документа
Поделившись документом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.
Лучше всего сотрудничать в Word для Интернета, чтобы сразу видеть внесенные изменения.
В разделе «Общий доступ» отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.
Фрагменты, над которыми работают другие пользователи, отмечены цветными флажками.
Отслеживание и просмотр изменений
Чтобы отслеживать изменения, на вкладке «Рецензирование» щелкните «Запись изменений.
Чтобы увидеть изменение, поставьте перед ним курсор и нажмите нужную кнопку:
Чтобы сохранить изменение, нажмите кнопку «Принять.
Чтобы отменить изменение, нажмите Отменить.
Как сделать файл word общим для редактирования?
Word 2013 упрощает обмен документами с помощью OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться файлом, вы могли отправить его по электронной почте в виде вложения. Правда, при таком подходе появилось множество различных версий документа, которые впоследствии стало трудно отследить. В этом уроке вы узнаете, как предоставлять общий доступ к документам Word непосредственно из приложения с большими преимуществами.
Предоставляя пользователям доступ к файлу напрямую через Word 2013, вы предоставляете общий доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать несколько версий.
Чтобы поделиться документом, необходимо сначала сохранить его в облачном хранилище OneDrive.
Как открыть доступ к документу
- Щелкните вкладку «Файл», чтобы перейти к представлению Backstage, а затем выберите «Поделиться.
- Появится панель обмена.
- В левой части панели вы можете выбрать способ обмена, а в правой — параметры.
Параметры общего доступа
Эта область меняется в зависимости от выбранного вами метода обмена файлами. У вас есть возможность выбирать и контролировать процесс публикации документа. Например, вы можете установить права редактирования документа для пользователей, совместно использующих файл.
Читайте также: Как включить навигацию в Word: сделать и открыть по области заголовков
Способы предоставления общего доступа
1. Пригласить других людей
Здесь вы можете пригласить других для просмотра или редактирования документа. Мы рекомендуем использовать этот параметр в большинстве случаев, так как он обеспечивает максимальный контроль и конфиденциальность при совместном использовании документа.
Этот параметр выбирается по умолчанию при открытии вкладки «Общий доступ.
2. Получить ссылку
Здесь вы можете получить ссылку и использовать ее, чтобы поделиться документом. Например, вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить ее по электронной почте группе людей. У вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать документ, а во втором — еще и редактировать его.
3. Опубликовать в социальных сетях
Здесь вы можете разместить ссылку на документ во всех социальных сетях, к которым подключена ваша учетная запись Microsoft, например Facebook или LinkedIn. У вас также есть возможность добавить личное сообщение и установить права на редактирование.
Microsoft Word: как работать через ПК или Mac
Первое, что вам нужно сделать, если вы хотите сотрудничать с другими над документом Word, — это убедиться, что ваш файл хранится в OneDrive, который является облачным хранилищем Microsoft. Итак, выполните следующие действия, чтобы начать.
- откройте документ в Microsoft Word на своем компьютере.
- Когда вы будете готовы сохранить документ, выберите Файл > > Сохранить как > Сохранить файл в OneDrive. Теперь вы сохранили файл в облаке.
- Затем нажмите кнопку «Поделиться» и добавьте людей, с которыми вы хотите сотрудничать.
- Добавьте людей, которым вы предоставляете доступ для редактирования и просмотра документа. Затем поделитесь ссылкой доступа с теми, кому вы хотите разрешить редактировать документ. Разрешить редактирование позволит им редактировать и заблокировать загрузку, чтобы предотвратить загрузку документа.
- Когда вы закончите, нажмите Применить. Введите контактные данные людей, с которыми вы хотите поделиться этим файлом, или вы можете скопировать ссылку и поделиться ею через сторонние сервисы, такие как WhatsApp или Facebook Messenger.
- Наконец, нажмите кнопку «Поделиться», чтобы поделиться своим файлом с другими пользователями.
Microsoft Word: Как сотрудничать через Интернет
Microsoft Word также доступен в Интернете, и вам не нужна программа, установленная на вашем компьютере, если вы этого не хотите. Вот как создать файл Microsoft Word и поделиться им в Интернете.
- Перейдите в Microsoft Word Online и войдите в свою учетную запись Microsoft.
- Нажмите кнопку «Пустой документ» или вы можете начать работу с файлом, хранящимся в OneDrive.
- Когда вы будете готовы к совместной работе, нажмите кнопку «Поделиться» и повторите шаги, описанные ранее.
- После того, как вы нажмете кнопку «Отправить», получатели смогут вместе с вами работать над документом.
Примечание. Вы не сможете использовать Word в Интернете без учетной записи Microsoft и лицензии
Microsoft Word: Как сотрудничать с помощью телефона
Для совместной работы над документами на телефоне вам потребуется только Microsoft Word и активное подключение к Интернету. Теперь сделайте следующее.
- Загрузите Microsoft Word на свой телефон. Это приложение можно скачать бесплатно как на Android, так и на iOS .
- После загрузки приложения откройте его и войдите в свою учетную запись Microsoft.
- Затем вы можете начать работу над новым документом, щелкнув значок + внизу.
- Вы также можете начать работу с предыдущим файлом, который уже хранится в OneDrive. Чтобы проверить это, щелкните значок папки внизу > щелкните > OneDrive > выберите файл.
- Затем, когда вы будете готовы к совместной работе, нажмите кнопку «Поделиться» вверху и повторите те же действия, что и ранее.
- После того, как вы нажмете «Отправить», получатели смогут вместе с вами работать над документом.
Этот процесс совместной работы с документами не ограничивается Microsoft Word. Вы также можете использовать те же шаги для совместной работы с другими пользователями Microsoft Excel и PowerPoint.
Варианты решения
Способ 1
Если все ваши рабочие компьютеры (с которых вам нужно редактировать документ) находятся в одной локальной сети (например, подключены к одному роутеру), вы можете настроить общий доступ к папке прямо через Проводник, щелкнув правой кнопкой мыши на каталог… ()
Общий доступ для всех!
Конечно, это не всегда практично, т к доступ к файлам через Интернет невозможен (кроме того, компьютер, на котором открыта папка, должен быть всегда включен…) Поэтому подробно останавливаться на этом варианте не буду…
Способ 2
Наверное, многие слышали о таком сервисе, как Google Диск. (Гугл Диск). Так вот, в его арсенале возможностей есть возможность сделать любую из папок общей — то есть доступной для просмотра и редактирования документов в ней!
Как это сделать:
- запускаем наш диск на сервисе Google (регистрация несложная, к тому же у многих уже есть аккаунт…);
- создать папку (для этого щелкните правой кнопкой мыши на пустом месте в окне диска…).
Создать папку — Google Диск
После этого щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите в меню «Поделиться».
Чтобы открыть доступ
Затем в настройках безопасности переключаемся в режим «Доступно пользователям, у которых есть ссылка», тип доступа «Редактор».
Затем скопируйте ссылку и отправьте ее всем, кому необходимо работать с документами в этой папке.
Доступен всем, у кого есть ссылка (права: редактор)
Фактически, даже если человек, перешедший по вашей ссылке, не имеет учетной записи Google Диска, он все равно сможет открывать документы и редактировать их (задача решена!).
Переходи по ссылке и редактируй
Кстати, если вдруг случится так, что документ откроют одновременно 2-3 человека и начнут его редактировать — гугл вам это покажет: кто что редактирует, смотрите на скриншоте ниже (синхронизация идет прямо онлайн).
Пользователи видят, кто что редактирует…
Важно!
Не забывайте о резервных копиях. Когда мы делимся папкой со всеми по ссылке (даже если она для 2 человек), есть риск, что кто-то может случайно (или злонамеренно) удалить (испортить).
И конечно не все документы должны быть в открытом доступе…
Из опыта: обычно никому нет дела до обычных офисных документов (а многим даже скучно туда ходить…).
Способ 3
В этой заметке нельзя не упомянуть и другие подобные сервисы, например, Яндекс диск и облако от Mail.ru.
На мой взгляд, у них есть небольшой недостаток: папки и документы нельзя сделать редактируемыми для тех, кто не зарегистрирован в их сервисе (есть опция только для просмотра).
В остальном все очень удобно: вы также можете поделиться ссылкой и открыть публичный доступ для определенных адресов электронной почты. Смотрите пару скриншотов ниже.
Яндекс диск — настроить общий доступ
Добавляйте адреса электронной почты нужным людям
Кстати, у Mail.ru в меню есть целый раздел «Общие файлы» (в него входят все файлы и папки, к которым у вас открыт доступ). Но, конечно, вариантов несколько меньше, чем для Google Диска…
Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google
Online Documents — очень полезный сервис от Google, являющийся своеобразным аналогом Microsoft Word. Если вы умеете в нем работать, это может значительно облегчить жизнь вебмастеру, фрилансеру и просто внешнему сотруднику.
Но самые главные плюсы, которые я обнаружил в процессе работы:
имеет почти идентичные интерфейсы с Microsoft Word, а это значит, что вам не придется долго разбираться в функциях работы (у меня это заняло буквально полчаса) разобравшись как создать ссылку на свой файл, вы можете поделитесь этим с нанятым фрилансером и проверяйте ход выполнения заказа прямо в процессе работы, после оплаты заказа публичный доступ так же легко закрывается для посторонних, как фрилансер или внешний сотрудник, вы можете создать свое резюме и портфолио , а также поделиться ими с работодателем, который, я уверен, будет очень рад, что вам не пришлось скачивать кучу файлов, с помощью встроенной функции комментирования вы можете легко попросить исполнителя внести изменения и таким образом избежать простоев, возникающих при отправке задачи на доработку Google Docs обеспечивает простую интеграцию статей и таблиц на ваш сайт без необходимости дальнейшего редактирования и, таким образом, экономит много времени услуга полностью бесплатна
Есть еще один довольно популярный и востребованный сервис от Google — таблицы (аналог Excel).
Создание Google Таблицы с общим доступом
Вариант 1: Веб-сайт
По умолчанию Google Таблицы с общим доступом нельзя создать на сайте рассматриваемого сервиса, так как этот параметр вручную меняется для каждого существующего шаблона. При этом нужные настройки доступны без ограничений, но только в рамках собственных документов, тогда как другие редактировать таким образом может только владелец.
- Чтобы поделиться таблицей, вы должны сначала открыть или создать новый документ, нажав кнопку «+» или определенный блок на главной странице сайта, как описано в другом руководстве. После этого внесите необходимые изменения, если вы создали новый лист, и можете переходить к следующему шагу.
- Когда вы находитесь на главной странице созданного и открытого документа, разверните меню «Файл» на верхней панели и выберите пункт «Поделиться» в одноименном разделе. Кроме того, вы можете открыть аналогичное окно, нажав кнопку с надписью «Настройки доступа» в правой части верхней панели.
- Щелкните левой кнопкой мыши нижнюю область всплывающего окна и разверните раскрывающийся список «Ограниченный доступ». Здесь нужно установить опцию «Доступно пользователям, у которых есть ссылка», которая предоставляет дополнительные настройки.
- Чтобы изменить права пользователей на чтение и редактирование документа в пределах одной области всплывающего окна, вы можете развернуть список «Чтение» и выбрать одно из представленных значений на свое усмотрение. Здесь следует выбирать внимательно, ведь пользователь с правами «Редактор» может изменять содержимое и параметры исходного документа без каких-либо ограничений.
- Если вас не устраивает вариант публичной ссылки, вы можете развернуть окно «Предоставить доступ пользователям и группам», ввести в текстовое поле адреса электронной почты всех, кому необходимо предоставить доступ, через запятую, и указать уровень привилегии. В результате после отправки приглашения каждый человек получит электронное письмо с возможностью навигации, просмотра и изменения содержимого таблицы.
- Помимо прочего, в качестве альтернативы можно открыть раздел «Поделиться» в меню «Файл» в верхней строке сервиса и выбрать пункт «Опубликовать в Интернете». После нажатия кнопки «Опубликовать» во всплывающем окне на экране появится постоянная ссылка, которая позволяет встроить таблицу на внешнюю страницу и прочитать содержимое для каждого перешедшего пользователя.
Помните, что если отменить расшаривание по ссылке можно без проблем через то же окно с параметрами таблицы, то при публикации в интернете это будет невозможно. Тогда единственным решением может быть перенос данных на другой лист и удаление документа вместе со всеми связанными ссылками.
Вариант 2: Мобильное приложение
На мобильных устройствах вы можете предоставить доступ к Google Sheet таким же образом через настройки документа после создания или открытия. При этом инструкция будет полностью актуальна для всех поддерживаемых платформ, как по функциям, так и по визуальному оформлению.
- В связи с тем, что изменить настройки общего доступа можно только для заранее созданного и открытого документа, это необходимо сделать на главной странице официального приложения. Проведите подготовительные работы, включая оформление стола, руководствуясь отдельной инструкцией на нашем сайте, и только после этого переходите к следующему шагу.
- После обработки подготовки и открытия техпаспорта нажмите на кнопку с тремя вертикально расположенными точками в правой части верхней панели, откройте вкладку «Доступ и экспорт» и выберите «Предоставить доступ». Кроме того, вы также можете нажать значок пользователя со знаком «+», чтобы открыть настройки за пределами главного меню.
- На странице «Поделиться» первым шагом является предоставление доступа к документу определенным людям по имени или адресу электронной почты. Для этого нажмите блок «Указать пользователя или группу» и введите требуемые инициалы одного или нескольких получателей одновременно.
- После указания данных для приглашения пользователей ниже указанного поля появится выпадающий список, в котором можно и нужно выбрать один из трех уровней разрешений от «Читатель» до «Редактор». И хотя статус будет автоматически присвоен перечисленным лицам после отправки сообщения с последующим подтверждением, в дальнейшем это можно легко исправить через настройки документа. Кроме того, отметим, что если вы не хотите рассылать письма и уведомления, а ограничиваетесь только предоставлением доступа к таблице, вы можете расширить меню тремя точками в правом верхнем углу экрана и воспользоваться кнопкой «Пропустить» уведомления». В результате доступ будет предоставлен, но пользователь узнает об этом только при посещении личного кабинета.
- Другой способ поделиться документом — получить и отправить прямую ссылку на электронную таблицу, что позволяет предоставить одинаковые права каждому получателю. Чтобы выполнить эту задачу, вернитесь на страницу общего доступа и нажмите выделенную кнопку в нижней части экрана.
- В блоке «Настройки ссылки» нажмите пункт «Ограниченный доступ», а на представленной странице установите значение «Все, у кого есть ссылка». После этого в обязательном порядке необходимо развернуть подсписок «Чтение» и выбрать один из трех пунктов в зависимости от прав, которые вы хотите предоставить другим пользователям.
- Вы можете напрямую сделать так, чтобы сама ссылка отправлялась нужным людям в разделе «Контроль доступа», нажав на иконку в правой части верхней панели. Сразу помните, что адрес не меняется в зависимости от пользователя, а потому посторонние легко могут получить доступ.
Не получится изменить адрес документа или заблокировать доступ конкретному пользователю, а значит, не давать его к важным документам без надобности. При этом еще можно ограничить возможность видеть, но только одновременно для всех читателей этой гугл-таблицы.
Как открыть общий доступ к Google Таблице или Документу
Чтобы создать таблицу или документ Google с общим доступом, откройте этот документ и нажмите кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу окна. Эта кнопка есть во всех документах Google, включая электронные таблицы, текстовые документы, презентации и формы.
После нажатия кнопки «Доступ к настройкам» появится всплывающее меню с двумя вариантами:
- Предоставление доступа пользователям и группам;
- Скопируйте ссылку.
Первый вариант позволяет вам делиться только с некоторыми выбранными пользователями, которых вы приглашаете по электронной почте. Этот вариант более безопасен, так как только те, чей адрес электронной почты вы указали, будут иметь доступ к вашей электронной таблице или документу.
Второй вариант открывает доступ всем, у кого есть ссылка на этот документ. В этом случае вам не нужно указывать адрес электронной почты пользователя для предоставления доступа, вместо этого вы просто делитесь с ним ссылкой. При этом пользователи могут передавать ссылку другим пользователям, тем самым предоставляя доступ к своему документу.
По электронной почте
Если вы хотите предоставить доступ только определенным пользователям, введите свой адрес электронной почты в верхней части меню и выберите пользователя из раскрывающегося списка. Таким образом, вы можете добавить несколько пользователей одновременно.
После этого вы можете изменить права, предоставленные пользователю. По умолчанию доступ предоставляется в режиме редактирования, но вы можете изменить его на «Читатель» или «Комментатор».
Чтобы открыть другие параметры общего доступа для этого листа или документа, щелкните значок шестеренки.
Здесь также можно указать сообщение, которое будет отправлено пользователю. Когда все будет готово, нажмите на кнопку «Отправить».
В результате пользователь, которому вы предоставили доступ к документу, получит электронное письмо с вашим сообщением и ссылкой на лист или документ.
Ниже приведен пример электронного письма для совместного использования таблицы или документа Google.
Нажав на ссылку «Открыть», пользователь откроет вашу таблицу Google или документ и сможет его редактировать.
По ссылке
Если вы хотите поделиться таблицей или документом по ссылке, нажмите блок «Копировать ссылку».
Это отобразит ссылку, по которой вы можете получить доступ к своему документу. Скопируйте эту ссылку и дайте ее людям, с которыми вы хотите поделиться своим листом или документом.
По умолчанию доступ по ссылке предоставляется в режиме чтения. Но вы можете изменить его на «Комментатор» или «Редактор».
После завершения это меню можно закрыть, нажав кнопку «Готово».
Для нескольких таблиц или документов
В некоторых случаях вам необходимо предоставить общий доступ к нескольким Google Sheets или Docs одновременно.
Для этого перейдите на сайт Google Диска (https://drive.google.com/drive/) и найдите документы, которыми хотите поделиться. Затем выберите эти документы, удерживая нажатой клавишу CTRL (или SHIFT), и щелкните их правой кнопкой мыши. После этого в открывшемся меню выберите пункт «Общий доступ».
В результате появится меню для обмена, которое работает именно так, как описано выше.
Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу
Чтобы прекратить совместное использование таблицы или документа Google, откройте эту таблицу и снова перейдите в «Настройки доступа».
Если вы предоставили доступ по электронной почте, список добавленных вами пользователей появится в появившемся меню. Чтобы закрыть доступ, нужно просто удалить всех пользователей.
Если вы давали доступ по ссылке, перейдите в блок «Копировать ссылку», откройте меню «Доступно пользователям, у которых есть ссылка» и выберите пункт «Ограниченный доступ».
Это прекратит совместное использование вашего Google Sheet или Doc.