Как в Word вставить такой же документ: как создать составной файл, работа с большими объемами

Вставка нового документа

Этот метод предполагает, что вы еще не создали документ, но планируете создать его на этапе вставки. Конечно, этот вариант немного сложнее, зато вы сможете четко контролировать содержание, которое планируете написать в дополнительном документе.

Для осуществления этого процесса нам понадобится текстовый редактор Microsoft Word версии 2013, 2016 или 2019. Это могут делать и более старые версии, но с новыми становится понятнее.

Затем запустите редактор и откройте нужный файл.

• Теперь поставьте курсор на то место, куда вы планируете вставить новый документ, и нажмите на вкладку «Вставка» на верхней панели инструментов.

• Затем в разделе «Текст» нажмите кнопку «Объект».

• В окне создания объекта необходимо выбрать тип документа, установить флажок «В виде значка» и нажать кнопку «ОК».

• Сразу открывается окно для написания нового документа. Введите нужный текст и просто закройте окно ввода символов.

• И нужный документ окажется именно в том месте, куда мы его вставили.

Так эксклюзивный новый документ вставляется в уже подготовленный текст. Как видите, ничего особенно сложного в этом нет. Не такое уж и страшное Слово. Теперь давайте посмотрим на это по-другому. Он гораздо интереснее.

Читайте также: Как сделать межстрочный интервал в Word: изменить и уменьшить

Текст

Чтобы вставить текст из объекта Microsoft Word, перейдите на вкладку «Вставка» и откройте пункт «Объект». В открывшемся меню нужно выбрать иконку с надписью «Текст».

В открывшемся окне выберите нужный документ и нажмите кнопку «Вставить». Если есть необходимость добавить сразу несколько файлов, их следует выделить, удерживая нажатой клавишу «Ctrl».

После нажатия кнопки «Вставить» текст из выбранных документов будет вставлен в место расположения курсора. Вы можете редактировать добавленную информацию так же, как и остальной текст.

Объект

Чтобы преобразовать документ Word в документ Word как объект, перейдите в раздел «Вставка» и выберите пункт «Объект». В появившемся окне перейдите на вкладку «Создать» и нажмите на кнопку «Обзор».

В появившемся меню выберите нужный файл и нажмите кнопку «Открыть».

После того, как добавленный вами файл появится в рабочей области, вы можете приступить к его редактированию. Основные функции отображаются при щелчке правой кнопкой мыши. Для редактирования документа дважды щелкните по добавленному объекту правой кнопкой мыши.

Чтобы вставить документ Word в виде значка в документ Word, в окне «Вставить объект» установите флажок напротив пункта «В виде значка».

Чтобы начать редактирование или просмотр вложенного файла, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.

Описанные способы подходят для выпуска программы на 2007, 2010 и 2013 годы.

Представленный урок позволяет научиться добавлять файлы текстового редактора в активный документ. На практике ничего сложного нет, нужно всего лишь потратить 5 минут на прочтение статьи.

Вставить уже готовый документ как объект или ссылку

Этот вариант более интересен хотя бы потому, что вам не нужно вводить текст во вставленный документ. Особенно, если текст уже готов и находится только в файле. Этот вариант подходит для большинства пользователей.

Вы также можете попробовать добавить документ как ссылку на файл. Но это не особо удобно, если вы планируете использовать этот документ на другом компьютере. Тогда ссылка становится недействительной. Но никто не мешает попробовать.

Итак, приступим.

• откройте нужный документ в Word, установите курсор в то место, куда нужно вставить файл, и нажмите на вкладку «Вставка» на верхней панели.

• Затем нажмите на кнопку «Объект».

• Но сразу переходим на вкладку «Создать из файла». Нажмите на кнопку «Обзор» и выберите нужный документ. Если вы хотите вставить объект в виде ссылки, установите флажок «Ссылка на файл». Если нет, отметьте «В виде значка». Затем нажмите «ОК».

• На следующем снимке экрана показано, как выглядят вставленные файлы. №1 в качестве значка и №2 в качестве ссылки.

И в этом нет ничего сложного.

В общем, Microsoft Word — отличный инструмент, с которым легко справится практически любая задача. Даже при вставке документа в документ.

Проблем с этим, как видите, нет.

Создаем новый файл и вставляем его, как объект

Первый из способов необходим, когда готовый вставляемый документ еще не сформирован. Так что подготовим его в процессе работы.

• Поместите курсор в область, где вы планируете создать объект.
• На ленте перейдите на вкладку под названием «Вставка» и в разделе «Текст» нажмите кнопку «Объект». Откроется новое окно.
• В открывшемся окне во вкладке «Создать» выберите нужный формат файла из списка «Тип объекта.
• Отметьте «Как значок», если хотите, чтобы содержимое документа отражалось двойным щелчком по символу.
• Нажмите «ОК.

Word создаст символ для указанной программы в области, где находится курсор, и программа начнет создание нового файла.

Например, если вы выберете «Лист MS Excel» в качестве типа объекта, символ Excel появится в том месте, где был установлен курсор, и после этого Word запустит Excel, чтобы вы могли создать новый документ.

Как вставить документ ворд в ворд в качестве объекта

Вставить готовый документ в файл можно одним из двух способов: вставить файл непосредственно в документ или добавить ссылку на него. Наведите указатель мыши на область, где вы хотите увидеть объект.

1. На ленте во вкладке «Вставка» в разделе «Текст» нажмите кнопку «Объект». Откроется новое окно.
2. Необходимо выбрать вкладку «Создать из файла».
3. Нажав кнопку «Обзор», вам нужно выбрать место, где находится нужный вам файл.
4. Отметьте «Как значок», если необходимо. Значок документа появится в месте расположения курсора. Таким образом, можно добавить файл в документ Word.
5. Если стоит задача добавить ссылку на файл, нужно просто поставить галочку «Ссылка на файл».

Добавленный файл и ссылка – в чем разница?

Когда вы решите обновить добавленный файл, вам придется несколько раз нажать на объект, чтобы открыть его, а также изменить его. При редактировании исходного документа (вне документа Word) объект в документе останется неизменным. Что касается ссылки, то здесь ситуация обратная. Он всегда будет показывать любые изменения, внесенные в связанный файл.

Редактирование документа с большим количеством страниц

У Хэла есть очень большой документ, над которым он регулярно работает. Документ представляет собой только текст без изображений и содержит ок. 2700 страниц. Размер файла документа не очень большой, меньше 2 Мб. Однако открытие и редактирование документа может быть мучительно медленным. Например, редактирование предложения или применение стиля может занять несколько минут. Хэл задается вопросом, как ему ускорить этот длинный документ.

На самом деле, есть много вещей, которые вы можете сделать, и все они могут ускорить работу вашего документа. Давайте рассмотрим каждый из них по очереди.

Как сохраняется ваш документ

Во-первых, давайте поговорим о вашем документе. Сколько лет этому? Если вы работали над этим какое-то время (под словом «какое-то время» я подразумеваю годы), я бы попробовал следующее, проверяя после каждой задачи, поможет ли это.

• Убедитесь, что вы сохранили документ на локальном жестком диске, а не на сетевом или облачном диске, таком как OneDrive или DropBox.
• Используйте «Сохранить как», чтобы сохранить документ под новым именем.
• Если документ находится в старом формате DOC, сохраните его в текущем формате DOCX.
• Если документ находится в текущем формате DOCX, сохраните его в старом формате DOC, выйдите из Word, вернитесь в Word, загрузите файл DOC и сохраните его под новым именем в текущем формате DOCX.
• Сохраните документ в формате RTF, выйдите из Word, вернитесь в Word, загрузите файл RTF и сохраните его под новым именем в текущем формате DOCX.

Причина, по которой сохранение документа между версиями работает, заключается в том, что оно заставляет Word внутренне «перепроверять» указатели и ссылки, чтобы убедиться, что они правильные и оптимальные, насколько это возможно. Это может позволить Word работать с документом быстрее.

Что содержит ваш документ

Теперь вы можете посмотреть, что находится в вашем документе. Вы упомянули, что это был «только текст» и не было никаких изображений, но вы можете проверить следующее. (Поскольку вы сказали, что у вас нет картинок, я не буду включать в них какие-либо предложения.)

• Документ содержит много текстовых полей? (Текстовые поля очень похожи на графические. Хотя у вас может не быть изображений, с несколькими текстовыми полями производительность Word аналогична работе с несколькими изображениями.)
• Вы использовали отслеживание изменений какое-то время, когда на экране было много правок? (Это может сильно замедлить работу. Отключение отслеживания изменений не помогает; вы хотите разрешить изменения как можно больше.)
• Содержит ли документ ссылки на внешние источники, особенно Интернет или сетевые диски? Это может значительно сократить время редактирования. (См https://wordribbon.tips.net/T000978, чтобы узнать, как отключить обновление внешних ссылок при открытии документа..)
• В документе много сносок или концевых сносок? Это создает более сложные проблемы с макетом страницы для Word, особенно если вы используете сноски, и они довольно длинные по отдельности.
• В вашем документе много разрывов строк и особенно разрывов разделов? Это может немного повлиять на разбиение на страницы и привести к тому, что Word будет обновляться чаще, чем в противном случае.
• Ваш документ содержит много таблиц? Были сообщения о большом количестве таблиц, из-за которых программа работала медленно. (То, что представляет собой «большое количество таблиц», может сильно различаться в зависимости от других переменных.)

Основное правило состоит в том, что многие вещи люди видят как «обычный текст», «но на самом деле это не так. Вы можете проверить, что такое «обычный текст», открыв новый документ, выбрав все из старого документа и используя Специальную вставку в нем новый документ для вставки только как текст. Это может лишить Word многих «дополнительных функций», с которыми Word может работать в старом документе. Вы должны знать, что это также удалит все форматирование во вставленном тексте, так что это может быть большим задача, чтобы получить правильное форматирование.

Возможное повреждение документа

Возможно, ваш документ поврежден или проявляются первые признаки повреждения. Вы можете уточнить, так ли это, определив, связана ли проблема с одним документом или с несколькими документами. (Если вы говорите о нескольких документах, есть большая вероятность, что проблема не в поврежденном документе.)

Следует также отметить, что различные сценарии «сохранения», описанные в первой части этого совета, могут предотвратить возможное повреждение документа. Если вы считаете, что проблема все еще существует, не стесняйтесь читать дальше, чтобы решить ее.

Стандартным методом предотвращения повреждения документа является копирование содержимого файла (за вычетом последнего символа в файле) в другой документ. Это может хорошо работать с более короткими документами, но не особенно практично с очень длинными документами. Вместо этого скопируйте «фрагменты» документа в новый, выполнив следующие действия:

1. откройте поврежденный документ.
2. Создайте новый документ.
3. Перейти к поврежденному документу.
4. Нажмите Ctrl + Home, чтобы перейти к началу документа.
5. Выберите «кусок» документа — около 100 страниц.
6. Нажмите Ctrl + C. Это скопирует выбранную часть документа в буфер обмена.
7. Переключитесь на новый документ (созданный на шаге 2).
8. Нажмите Ctrl + V. Содержимое буфера обмена будет вставлено в пустой документ.
9. Повторите шаги с 5 по 8 с последовательными «фрагментами» документа. Только когда вы будете почти готовы копировать последнюю часть документа, переходите к шагу
10. Поместите точку вставки непосредственно перед последней частью поврежденного документа.
11. Нажмите Shift+Ctrl+End. Это выбирает все между текущей точкой вставки и концом документа.
12. Удерживая клавишу Shift, нажмите клавишу со стрелкой влево. Это гарантирует, что самый последний символ в документе (знак конца абзаца) не будет выбран.
13. Нажмите Ctrl + C. Это скопирует последнюю часть документа в буфер обмена.
14. Переключитесь на новый документ (созданный на шаге 2).
15. Нажмите Ctrl + V. Содержимое буфера обмена будет вставлено в пустой документ.
16. Сохраните новый документ.
17. Закройте документ, который, по вашему мнению, поврежден.

Поэкспериментируйте с новым документом некоторое время, чтобы увидеть, решены ли проблемы. (Если проблемы были связаны с повреждением документа, вы определенно должны увидеть улучшение отклика и меньшую нестабильность в поведении Word.)

Изменить конфигурацию Word

Вы также можете попробовать эти задачи, в зависимости от того, как настроен Word. (После каждого из этих предложений я пытался включить ссылку на подсказку, которая предоставляет дополнительную информацию о предложении.)

• Отключите фоновую пагинацию. Это предотвращает попытки повторного процессора каждый раз, когда вы делаете редактирование. (См https://wordribbon.tips.net/T005975.)
• Отредактируйте документ в черновом режиме. Используйте представление макета страницы только в тех немногих случаях, когда вам нужно приблизительное представление о том, как будет выглядеть готовый документ. (См https://wordribbon.tips.net/T008142.)
• Избавьтесь от стилей, которые вам на самом деле не нужны. У вас их может быть много в этой категории, особенно если вы много копируете и вставляете из других документов. (См https://wordribbon.tips.net/T010225.)
• Отключить Word от отслеживания изменений форматирования. (См https://wordribbon.tips.net/T007834.)
• Отключите функцию «Нажмите, чтобы ввести». (См https://wordribbon.tips.net/T005999.)
• Отключите проверку орфографии и грамматики в фоновом режиме. Это уменьшает количество фоновых задач, которые необходимо запустить Word. (См https://wordribbon.tips.net/T006085.)
• Отключите фоновое хранилище. (См https://wordribbon.tips.net/T006106.)
• Отключите фоновую печать. (См https://wordribbon.tips.net/T006697.)

Хотя это не является изменением конфигурации, вы также можете проверить, установлены ли надстройки или фоновые программы. Это может включать любое антивирусное программное обеспечение. Отключите их и посмотрите, ускорится ли редактирование документа.

Как правило, вы хотите отключить любой параметр конфигурации, который требует дополнительной обработки или фоновой обработки любого рода. Хотя эти дополнительные элементы могут облегчить вашу жизнь при работе с более короткими документами, они могут замедлить работу при работе с очень длинными документами.

Последнее, что нужно проверить

Если ни одна из этих вещей не работает, вы можете проверить некоторые вещи, связанные с вашей системой. Во-первых, есть много вещей, которые вы можете настроить в самой Windows, чтобы обеспечить ее максимальную производительность. Честно говоря, не нужно тыкать и тыкать Windows, если у вас проблемы только с одним документом, но убедиться, что все в порядке, не помешает. Вот статья Microsoft о медлительности Word, в которой много времени уделяется проблемам Windows:

Вы также можете посмотреть на свое оборудование. Сколько лет вашему компьютеру? Достаточно ли у него оперативной памяти? Ваш жесткий диск почти заполнен? Является ли ваш жесткий диск одним из новых твердотельных накопителей?

Если оборудования не хватает и вы не можете позволить себе модернизацию, вы можете разделить документ на несколько меньших документов — может быть, 4 или 5 документов примерно одинаковой длины. Затем вы можете работать над каждым документом по отдельности и «собирать их вместе» позже, если вам нужно.

Сноски

Сноски — необходимая функция больших документов различного типа. Они особенно актуальны, когда приходится писать различные научные статьи – от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность автоматически создавать сноски. Особенность этого метода в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, подбирает для нее правильный размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документ впоследствии будут внесены изменения.

Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде цифры рядом с соответствующим словом в документе. В зависимости от того, где размещен текст, сноски могут быть двух видов:

• нормальный — текст находится на той же странице, что и ссылка;
• end — текст помещается в конец документа, лекции и т.д.

Создание сноски

Чтобы быстро создать сноску, сделайте следующее.

1. Поместите курсор в документ, где вы хотите вставить сноску
2. Нажмите кнопку «Вставить сноску» в группе «Сноски» на вкладке «Ссылки» ленты (рис. 7.1). Чтобы вставить концевую сноску, нажмите кнопку «Вставить концевую сноску.
   Рис. 7.1. Групповые сноски
3. Введите текст сноски (рис. 7.2). Помните, что если текст в обычной сноске слишком длинный, Microsoft Word переместит его на следующую страницу.
   увеличить изображение
   Рис. 7.2. Введите текст сноски

Чтобы установить дополнительные параметры сноски, сделайте следующее.

1. Поместите курсор в то место документа, куда вы хотите вставить сноску.
2. Нажмите кнопку со стрелкой вниз в нижней части группы «Сноски» (рис. 7.3).
   Рис. 7.3. Кнопка для открытия окна сносок
3. В диалоговом окне Сноски (рис. 7.4) выберите тип сносок в документе:
   • сноски — их текст может располагаться в нижнем поле страницы (параметр внизу страницы) или в основном тексте ниже последней строки страницы, на которой размещена ссылка (параметр внизу текста);
   • концевые сноски — текст таких сносок может быть размещен в конце документа или в конце раздела.

   
   Рис. 7.4. Диалоговое окно для сносок

4. В области Формат выберите способ нумерации сносок. Обычно это арабские цифры, но можно указать и другие символы.
5. Введите символ, с которого будет начинаться нумерация, в поле «Начать с.
6. Когда вы закончите вставлять сноски, нажмите кнопку «Вставить» и введите текст сноски.

Редактирование текста сноски

Если вы работаете в режиме макета страницы, текст сноски появится внизу страницы (рис. 7.5). Вы сможете редактировать его в любое время, как и обычный текст.

увеличить изображение
Рис. 7.5. Показать текст сноски в режиме макета страницы

Если вы находитесь в черновом режиме, текст сноски появится в области сноски (см рис. 7.2) и исчезнет, ​​как только вы закончите редактирование и нажмете кнопку «Закрыть» в верхней части области.

Текст можно увидеть, наведя курсор на значок ссылки (текст появится в виде подсказки на экране) (рис. 7.6). Вы сможете форматировать и исправлять текст сноски как обычный текст. Чтобы сделать это в черновом режиме, дважды щелкните значок ссылки, чтобы открыть область сносок. Вы также можете переключиться в режим просмотра «Макет страницы», чтобы отредактировать текст сноски.

Рис. 7.6. Текст сноски отображается в виде всплывающей подсказки

Значок сноски можно перемещать по тексту, как любой символ или выделение. Текст сноски будет перемещаться вместе с ним. Чтобы удалить сноску, выберите ее значок и нажмите клавишу Delete.

Создание и редактирование сноски

1. откройте любой документ. На вкладке «Вид» убедитесь, что вы находитесь в черновом режиме.
2. Поместите курсор в документ, куда вы хотите вставить сноску, перейдите на вкладку «Ссылки» и нажмите кнопку «Вставить сноску.
3. В появившейся области сноски введите текст сноски (рис. 7.7).
   увеличить изображение
   Рис. 7.7. Введите текст сноски
4. Нажмите кнопку «Закрыть» в области сноски. Убедитесь, что сноска добавлена, поместив курсор рядом со ссылкой на сноску (рис. 7.8).
   увеличить изображение
   Рис. 7.8. См текст сноски
5. Перейдите на вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Разметка страницы». Убедитесь, что в этом режиме сноска отображается внизу страницы, согласно выбранным параметрам (рис. 7.9).
   увеличить изображение
   Рис. 7.9. Отображение сносок в режиме макета страницы
6. Поместите курсор в область сноски и отредактируйте текст сноски. Убедитесь, что вы можете работать с ним так же, как и с обычным текстом.

Работа с документом в режиме структуры

Чтобы включить режим контура, выполните команду Outline из меню View. В этом режиме среди панелей инструментов появляется панель структуры, кнопки которой позволяют изменять иерархию заголовков документов:

Назначение кнопок на панели структуры

	продвигает выбранный заголовок на один уровень
	понижает его на один уровень.
	понижает уровень заголовка до нуля, т.е делает его простым текстом.
	перемещает выбранный заголовок и все заголовки под ним вверх на одну строку
	на одну строку вниз.
	скрывает все заголовки, являющиеся дочерними для заголовка на этом уровне, и убирает их с экрана
	включает отображение заголовка этого уровня и всех подчиненных ему ранее объединенных заголовков.
	показать заголовки от первого до выбранного уровня: (1 — 7) или Все заголовки.
	оставляет на экране первые строки абзацев, иначе WORD выделяет абзацы целиком.
	используется, когда вы хотите отобразить форматирование заголовка в режиме структуры. По умолчанию форматирование не отображается.
	вызывает панель инструментов

Сам документ находится в режиме структуры с двумя нажатыми кнопками на панели инструментов Структура — Все заголовки и выглядит так: Тот же фрагмент после нажатия другой кнопки на этой панели инструментов :

Обратите внимание, что в режиме макета:

• слева от заголовков символы ; это означает, что заголовки «расширены», т.е показывают все подчиненные им заголовки;
• заголовки с более глубоким уровнем вложенности имеют больший отступ вправо;
• выравнивание текста не соответствует фактическому выравниванию (см строки в следующем разделе — «Создание структуры»).

Создание структуры

WORD предлагает несколько способов организации структуры документа.

1. Использование встроенных стилей заголовков:

• Когда вы создаете документ таким образом, немедленно вызовите режим структуры и введите заголовки. Всем автоматически назначается стиль «Заголовок 1». После размещения всех заголовков и подзаголовков они форматируются с использованием встроенных стилей для каждого из них на основе иерархии заголовков. Форматированные заголовки могут быть пронумерованы. Как только структура организована, приступайте к вводу основного текста.
• Если документ создавался без организации структуры, то для упрощения процесса его просмотра и реорганизации достаточно отформатировать заголовки, выбрать для каждого встроенные стили с учетом иерархии. После завершения форматирования заголовки можно пронумеровать.

Применение уровней структуры к отдельным абзацам документа. Этот метод позволяет присвоить документу иерархическую структуру и работать с ним в режиме структуры или обзора документа без помощи встроенных стилей. Используйте нумерованный многоуровневый список стилей структуры при вводе заголовка и подзаголовков. При этом текст не форматируется встроенными стилями.

Организация нового документа в режиме структуры

1. Создайте новый документ (File New…) и установите режим структуры, выполнив команду Outline из меню View или нажав кнопку слева от горизонтальной полосы прокрутки.
2. В новом документе вводите заголовки, нажимая клавишу один за другим. Заголовки будут отформатированы с использованием встроенного стиля заголовков.
   

   Стиль заголовка — это формат, присвоенный заголовку. WORD имеет девять встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9”.

   Каждому заголовку будет автоматически присвоен стиль Заголовок 1. В режиме структуры вы можете видеть структуру документа, менять следующий уровень заголовков, перемещать фрагменты текста, перемещая соответствующие заголовки.

3. Реорганизуйте структуру документа, указав подуровни для заголовков. Чтобы изменить уровень заголовка и придать ему правильный стиль форматирования, переместите мышью символ заголовка структуры (- если он содержит подзаголовки, — если нет):

• для понижения уровня заголовка перетащите символ вправо, для повышения — влево,
• чтобы переместить заголовок в новое место, перетащите символ вверх или вниз.

Заголовки в режиме структуры имеют отступ, указывающий уровень их вложенности в документ.

Когда вы закончите реорганизацию документа, переключитесь в режим «Обычный» или «Разметка страницы», чтобы вставить подробный основной текст и графику. Для изменения режима используйте соответствующую команду меню «Вид» или одну из кнопок слева от горизонтальной полосы прокрутки.

Нумерация заголовков, созданных при помощи встроенных стилей заголовков

Когда вы используете встроенные стили заголовков в документе, они могут быть автоматически пронумерованы с использованием выбранного формата нумерации:

1. Выберите «Список» в меню «Формат», а затем вкладку «Многоуровневый.
2. Выберите формат нумерации, содержащий один из заголовков «Заголовок 1», «Заголовок 2» и нажмите «ОК». Заголовки будут пронумерованы:

Примечания

Чтобы изменить уровень заголовка, выберите его, а затем:

• чтобы понизить уровень — нажмите кнопку или клавишу ,
• для повышения уровня — нажмите кнопку или клавиши + .

Чтобы изменить формат курсора или числа, а также текста, вставляемого на каждом уровне, необходимо:

• выделить весь список.
• в меню Формат выберите команду Список, а затем выберите вкладку Многоуровневый,
• укажите правильный формат и нажмите кнопку «Изменить…», чтобы открыть диалоговое окно «Редактировать многоуровневый список:
• В поле «Уровень» или «Пример» выберите уровень, который вы хотите изменить (например, третий), а затем измените формат на этом уровне. Повторите процедуру для всех уровней, которые необходимо изменить.

Присвоение абзацу уровня структуры

Второй способ форматирования текста для работы с документом в режиме Document Outline или Document Outline — форматирование путем присвоения абзацам структурных уровней («Уровень 1» — «Уровень 9″).

Структурные уровни используются, если необходимо сохранить внешний вид текста (стили заголовков определенным образом форматируют текст, а структурные уровни присваивают ему «невидимый» формат).

Порядок форматирования:

1. Выберите раздел, которому вы хотите присвоить структурный уровень.
2. В меню «Формат» выберите «Абзац», а затем вкладку «Отступы и интервалы
3. В поле Уровень выберите нужный уровень.

Совет. Чтобы воспользоваться преимуществами стилей заголовков, не изменяя существующие встроенные стили, создайте собственный набор стилей заголовков, который включает назначение уровня структуры абзаца. Для получения дополнительной информации о том, как создавать собственные стили (см тему «Шаблоны).

Вы можете работать со своими стилями обычным образом, например, назначив один из них тексту, который хотите вставить в оглавление.

Изменение структуры документа в режиме структуры

В представлении структуры вы можете легко изменить порядок заголовков, отформатированных с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»). Для этого просто перетащите мышь в нужное место или на соответствующий уровень символов структуры заголовка и основного текста (, ,).

• Чтобы переместить текст в другое место, перетащите контурные символы вверх или вниз. При перетаскивании на экране появляется горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, где вы хотите поместить текст. Перетаскивание символа заголовка также перемещает или изменяет уровень принадлежащих ему подзаголовков и основного текста. Чтобы переместить или изменить только один заголовок, дважды щелкните значок заголовка, чтобы развернуть весь скрытый текст. Затем выберите сам заголовок, нажмите кнопку или на панели инструментов структуры.
• Чтобы поднять уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ влево или нажмите кнопку .
• Чтобы понизить заголовок или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ вправо или нажмите кнопку. При перетаскивании символов на экране появляются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовок будет иметь правильный стиль, а для тела будет задан стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку .

Создание многоуровневого нумерованного списка

Многоуровневые списки содержат до девяти уровней. Как составить такой список:

1. откройте нужный документ (File New. или File Open…)
2. Выберите «Список» в меню «Формат», а затем вкладку «Многоуровневый.
3. Выберите нужный формат списка, затем нажмите кнопку OK. Войдите в список, нажимая клавишу после каждого элемента.
4. Чтобы переместить элемент списка на нужный уровень нумерации, выберите элемент и нажмите кнопку или на панели инструментов форматирования.

Примечания

При вводе текста уровнем нумерации можно управлять с клавиатуры: для уменьшения уровня нумерации элемента списка начните новый абзац, нажмите клавишу , для увеличения нажмите одновременно клавиши и , затем введите нужный текст.

Чтобы изменить формат точки или числа и текст, вставленный на каждом уровне:

• Отметьте абзацы цифрами или маркерами, которые вы хотите изменить.
• Выберите «Список» в меню «Формат», а затем вкладку «Многоуровневый.
• Введите правильный формат и нажмите кнопку «Изменить…», чтобы открыть диалоговое окно «Редактировать многоуровневый список.
• В поле «Уровень» или «Образец» выберите уровень, который вы хотите изменить, а затем измените формат для этого уровня. Повторите процедуру для всех уровней, которые вы хотите изменить.

Структура, введенная как обычный (нумерованный или маркированный список) список, может быть легко преобразована в нумерованный список с несколькими уровнями:

• Выберите список, выберите «Список» в меню «Формат», выберите нужный тип нумерации на вкладке «Многоуровневая» и нажмите «ОК.
• Чтобы переместить элемент списка на нужный уровень нумерации, выберите элемент и нажмите кнопку или на панели инструментов форматирования.

Просмотр уровней иерархии текста

Вы можете увидеть уровни в текстовой иерархии:

• используя форму документа,
• работает в структурном режиме.

Использование схемы документа

откройте карту документа кнопкой на стандартной панели инструментов.

Схема открывается в левой части окна документа; заголовки, имеющие подзаголовки, имеют знак плюс «+», если заголовки объединены, и знак минус «-«, если они развернуты; отсутствие символов указывает на отсутствие подзаголовков на этом уровне.

Чтобы изменить ширину графика, захватите правый край зоны мышью и перетащите его влево или вправо. Однако менять ширину области из-за слишком длинных заголовков не имеет смысла: чтобы увидеть весь заголовок, достаточно навести на него указатель мыши.

Форма документа позволяет увидеть только часть необходимых вам заголовков. Например, чтобы увидеть верхний уровень структуры документа, можно «скрыть» (т.е скрыть) подзаголовки: отображение текста в окне документа не изменится.

• Чтобы скрыть подзаголовки, нажмите минус «—» рядом с основным заголовком. При объединении заголовков знак минус «—» заменяется знаком
• Чтобы развернуть подзаголовки (уровни открываются по одному), нажмите плюсик «+» рядом с основным заголовком.
• Чтобы отобразить только заголовки выше определенного уровня, вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши в области обзора документа, затем выберите в меню соответствующий уровень заголовков:Например, выберите «Показать заголовки 1–3», чтобы отображались только заголовки 1, 2 и 3 уровня.
• Чтобы закрыть форму документа, отпустите кнопку или дважды щелкните по правому краю формы.

Работа в режиме структуры

В режиме структуры документ можно скрыть, чтобы остались только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа, навигацию по документу и перемещение больших фрагментов текста. Вы можете скрыть только текст, отформатированный с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9”).

В таблице ниже показано, как заголовки могут быть скрыты и развернуты. Все кнопки, перечисленные в таблице, расположены на панели инструментов структуры.

свернуть	Сделайте следующее
текст ниже определенного уровня заголовка	нажмите кнопку с номером самого нижнего из заголовков, которые вы хотите отобразить на экране; например, чтобы увидеть все заголовки уровней от 1 до 3, нажмите кнопку Заголовки уровней 1-3
все подзаголовки и основной текст под заголовком	дважды щелкните значок рядом с заголовком
текст с заголовком, один уровень	щелкните текст заголовка, а затем нажмите кнопку
Весь основной текст	Нажмите кнопку Показать все заголовки

показывать	Сделайте следующее
все заголовки и основной текст	нажмите кнопку Показать все заголовки
все скрытые подзаголовки и основной текст под заголовком	дважды щелкните значок рядом с заголовком
скрытый текст под заголовком, один уровень	нажмите на текст заголовка и нажмите кнопку
первая строка основного текста	нажать кнопку

Обратите внимание на следующее. Если вы выберете заголовок, содержащий скрытый текст, этот текст также будет выделен (даже если он не виден). Любые действия, выполняемые с заголовком, такие как перемещение, копирование или удаление, также будут выполняться со скрытым текстом.

Главный и подчиненные документы

При большом объеме и сложной структуре в документе есть смысл увеличить структуру, создав основной и несколько подчиненных документов. Основным документом в данном случае является контейнер, объединяющий несколько отдельных файлов, так называемые вложенные документы. С помощью основного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разбитые на главы. В основном документе можно просматривать, реорганизовывать, форматировать, редактировать и печатать вложенные документы как один документ, а также создавать для них общее оглавление.

Работать с основным документом можно как индивидуально, так и в группе, разместив его в сетевом каталоге и предоставив всем сотрудникам возможность работать над ним одновременно.

Создание главного документа

1. Нажмите кнопку и переключитесь в режим основного документа с помощью команды «Основной документ» из меню «Вид». В окне документа появится зона с формой документа, а на панели инструментов добавится основная панель документаи панель структуры с кнопками и внизу .
2. Создайте структуру основного документа, введя заголовки для основного документа и всех поддокументов. После каждого заголовка необходимо нажимать клавишу . Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовка 1”.
3. Назначьте стиль каждому из заголовков (например, для заголовка основного документа стиль «Заголовок 1», а для заголовков каждого вложенного документа стиль «Заголовок 2»). Эту операцию легко выполнить, перетащив символы структурных заголовков или влево, чтобы увеличить уровень, и вправо, чтобы уменьшить его.
4. Выберите заголовки и текст для размещения во вложенных документах.
5. Первому заголовку в выделенном тексте должен быть назначен стиль заголовка или уровень структуры, который затем будет отмечать начало каждого нового поддокумента. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного в стиле «Заголовок 2», в выделенном тексте будет создан отдельный вложенный документ для каждого нового заголовка, отформатированного в стиле «Заголовок 2.
6. На панели инструментов основного документа нажмите кнопку Примечание. Если кнопка недоступна, сначала нажмите кнопку, которая появится на ее месте после объединения вложенных документов.
7. Чтобы сохранить основной документ и вложенные документы, выберите команду Сохранить как. из меню Файл.
8. В появившемся диалоговом окне «Сохранить документ» укажите имя и местоположение основного документа и нажмите кнопку «Сохранить». Каждому вложенному документу будет автоматически присвоено имя на основе первых символов заголовка.

Преобразование документа в основной документ выполняется таким же образом, но первые три шага заменяются открытием документа, переключением в режим основного документа и структурированием с использованием стилей заголовков или уровней структуры (см. «Изменение структуры документа в режиме структуры»). » в разделе «Создание структуры»).

Изменение структуры главного документа

Изменение структуры составного документа осуществляется в режиме основного документа с помощью панели инструментов основного документа.

WORD позволяет добавлять и удалять вложенные документы, разбивать один вложенный документ на несколько и выполнять обратную операцию.

Вставьте документ Word в основной документ

1. откройте основной документ и переключитесь в режим основного документа с помощью команды «Основной документ» в меню «Вид.
2. Разверните вложенные документы, нажав кнопку на панели инструментов главного документа.
3. Вставьте пустую строку между документами в том месте, где вы хотите вставить документ, и выберите его.
4. Нажмите кнопку основной панели инструментов документа
5. В открывшемся диалоговом окне «Вставка вложения», аналогичном диалоговому окну «Открыть файл», найдите нужный файл, введите его имя в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «Открыть текст.

вставка документа WORD в основной документ создает только связь между основным документом и файлом вложенного документа; местоположение фактического вставленного файла не изменяется.

Обратите внимание на следующее! Основной шаблон документа имеет приоритет над шаблонами вложенных документов. В основном документе все шаблоны поддокумента заменяются соответствующими шаблонами основного документа.

Удаляет прикрепленный документ

1. откройте основной документ и переключитесь в режим основного документа.

Чтобы переключиться в режим основного документа, выполните команду «Основной документ» из меню «Вид

Щелкните значок вложенного документа и нажмите клавишу .

Поддокумент будет удален из структуры основного документа, т.е разрыв связи между основным и поддокументами. Фактический файл ранее дочернего документа остается неизменным.

Объединить вложенные документы

1. откройте основной документ и переключитесь в режим основного документа.

Чтобы переключиться в режим основного документа, выполните команду «Основной документ» из меню «Вид

Используйте кнопки на панели инструментов структуры, чтобы переместить все объединенные документы так, чтобы они следовали друг за другом. **ссылка** Разверните их с помощью кнопки панели инструментов основного документа и выберите первый из объединенных элементов, щелкнув значок. Удерживая клавишу, выделите следующие документы. Когда вы закончите выбор, нажмите кнопку на главной панели инструментов документа. Сохраните основной элемент.

После сохранения основного документа все объединенные вложенные документы будут записаны в один файл с именем первого.

Создание оглавления

Оглавление документа представляет собой перечень заголовков с указанием номеров страниц, на которых они размещены. Оглавление удобно для быстрой навигации по документу, который вы просматриваете на экране: чтобы перейти к заголовку документа, просто щелкните соответствующий номер страницы в оглавлении.

создание оглавления начинается с применения встроенных стилей заголовков к заголовкам, которые вы хотите включить в оглавление. Стиль заголовка — это назначенный ему формат. В редакторе Word есть 9 стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9”

При желании вы можете использовать стили структуры или пользовательские стили вместо встроенных стилей заголовков. Вы также можете включить встроенные заголовки (первые несколько слов абзаца особым образом) в оглавление. Далее выберите тип оглавления, а затем соберите оглавление. Word найдет все заголовки с указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовков, добавит правильные номера страниц и отобразит оглавление в документе.