Как вставить текстовое поле в word: экспресс-блоки

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и основные параметры

Посмотрите на типичного офисного пользователя, работающего в Microsoft Word. Хорошая часть его действий — оформление нового документа из ранее созданных и оформленных фрагментов. Примерно так ребенок собирает новую оригинальную игрушку из типовых деталей своего конструктора.

В этой статье мы расскажем об одном из инструментов для такой работы — строительных блоках. В первой части публикации рассматриваются элементарные основы использования стандартных блоков и подробно анализируются параметры, которые могут характеризовать каждый блок. Вторая часть содержит несколько более тонких и частных рецептов использования стандартных блоков Microsoft Word 2010.

Место стандартных блоков в работе офисного пользователя

Прежде всего, сделаем оговорку, что стандартные блоки — не единственный инструмент Word для воспроизведения ранее созданных фрагментов. В целях повторного использования результатов своей (или чужой) работы пользователь может, в частности:

• Скопируйте готовый фрагмент документа в буфер обмена и вставьте его в другое место текущего документа или в другой документ. В отличие от общесистемного буфера обмена, собственный буфер обмена Microsoft Office позволяет сохранять и использовать до 24 клипов одновременно.
• Сохраните готовый документ или его «полуфабрикат» как шаблон, а затем создайте новые документы на основе этого шаблона.
• Создайте новый документ на основе ранее созданного документа, при этом исходный документ не подвергается редактированию и не может быть случайно изменен.
• Создайте элемент автозамены, сопоставив длинный фрагмент текста с короткой комбинацией символов.
• Запишите макрос, многократно повторяющий одни и те же действия пользователя. Включенный может быть ввод текста.

Этот арсенал строительных блоков пополнился относительно недавно — с выходом Microsoft Word 2007. Относительная новизна — их самая большая слабость. По нашим наблюдениям, даже спустя полтора года после перехода на новую версию Word 50-60 процентов пользователей до сих пор не замечают эту ценную функцию. А те, кто открывает, ограничивают блокировку простейшими формами.

В то же время, ознакомившись с технологией использования блоков, офисные пользователи различной квалификации констатируют, что вставка блока является более понятным, интуитивно понятным действием, чем использование других ранее известных им способов.

Эта статья основана на материалах Microsoft Word 2010. Однако в этой версии строительные блоки не претерпели существенных изменений по сравнению с предыдущей версией. Поэтому, за исключением чисто технических проблем (таких как пути к папкам), предлагаемые решения применимы и к Word 2007.

Азы использования стандартных блоков

Начнем с основ. Логика строительных блоков предельно проста: сначала нужно написать и отформатировать фрагмент документа, который нужно использовать неоднократно, затем сохранить его в готовом виде в хранилище, откуда его можно вставить в любое место любого документа с двумя или три щелчка мышью.

Чтобы сохранить готовый фрагмент в качестве стандартного блока, выполните следующие действия:

1. В любом доступном документе введите и отформатируйте фрагмент, который вы хотите повторно использовать в будущем.
2. Когда фрагмент будет готов к сохранению, выберите его. Обратите внимание: форматирование последнего абзаца во фрагменте может быть частично потеряно, если вы «потеряете» символ конца абзаца при выделении. На рис. 1 показана разница между полным и неполным выделением раздела с включенным и выключенным отображением служебных знаков. Формат абзацев, концы которых отмечены на этом рисунке красными стрелками, будет сохранен полностью. Разделы с синими стрелками могут потерять часть своего стиля при сохранении.

Рис. 1. Примеры полного (красные стрелки) и неполного (синие стрелки) выделения абзаца.

Перейдите на вкладку «Вставка» и вызовите команду «Быстрые блоки» в группе «Текст». По умолчанию открывается меню с пятью командами. По мере накопления пользовательских строительных блоков они будут добавляться в это меню (рис. 2). Элементы управления, которые живут по таким правилам, также называются коллекциями или галереями.

Рис. 2. Вверху — первый вид галереи экспресс-блоков, внизу — то же самое после вставки первого пользовательского блока.

В открывшемся меню выберите самую нижнюю команду — Сохранить выделение в коллекции экспресс-блоков. Откроется диалоговое окно Создать новый стандартный блок (рис. 3).

Рис. 3. Диалог, в котором задаются параметры стандартного блока.

В появившемся диалоговом окне задайте параметры сохранения фрагмента. Тонкости всех параметров разберем далее. А пока сделайте минимум:

• Введите уникальное имя для нового блока (по умолчанию в качестве имен предлагаются первые слова фрагмента).
• Убедитесь, что в поле «Коллекция» установлено значение «Экспресс-блоки.
• Нажмите «ОК.

Обратите внимание, что в тот самый момент, когда вы создаете (или изменяете) стандартный блок, Word не сохраняет новую информацию на жесткий диск. Только при попытке закрыть программу она напомнит о внесенных изменениях (рис. 4). Если вы выберете Не сохранять в этом окне предупреждения, изменения в строительных блоках, сделанные вами во время сеанса работы с программой, будут потеряны.

Рис. 4. Предупреждение о необходимости сохранения изменений в хранилище строительных блоков.

Теперь давайте вставим сохраненный быстрый блок в любой документ. Для этого:

1. Установите курсор в точку вставки блока, перейдите на вкладку «Вставка» и в группе «Текст» снова вызовите команду «Быстрые блоки». В открывшейся галерее, как мы видим, появляется только что добавленный нами фрагмент (рис. 2, нижняя часть).
2. Нажмите на элемент галереи. Фрагмент будет вставлен в позицию курсора.

Оказывается, по умолчанию для вставки экспресс-блока требуется три щелчка мыши. Сократим эту процедуру еще на один шаг — добавим галерею быстрых блоков на панель быстрого доступа:

1. Наведите курсор на команду ленты, которую хотите добавить на панель быстрого доступа, и щелкните правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду «Добавить на панель быстрого доступа» (рис. 5).

Рис. 5. Меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши по команде Quick Blocks.

Для строительных блоков зарезервированы два сочетания клавиш:

• Чтобы создать новый квикблок, выберите подготовленный фрагмент и нажмите +f3>.
• Если вы помните точное название блока, введите его в точке вставки и, не перемещая курсор, нажмите клавишу . Если программа распознает имя блока, она заменит его содержимым блока.

Предположим, стандартный блок требует удаления или изменения свойств. Для этого:

1. Перейдите в Галерею быстрых блоков и выберите Организатор строительных блоков внизу. Откроется одноименное диалоговое окно, в котором собраны все встроенные и пользовательские блоки (рис. 6). Сюда также можно попасть, если нажать на экспресс-блок и выбрать команду «Упорядочить и удалить» из появившегося контекстного меню.
2. В диалоговом окне Организатор строительных блоков найдите нужный блок и, выделив его, нажмите одну из кнопок внизу диалогового окна. Кнопка Изменить свойства ведет к уже знакомому диалоговому окну, в котором можно ввести имя, коллекцию и т.п параметры (рис. 3). Действия кнопок Удалить и Вставить очевидны.

Увеличить изображение

Рис. 6. Расположите строительные блоки.

Если вы хотите редактировать не свойства блока, а его содержимое, сделайте следующее:

1. В любом документе вставьте блок, который необходимо изменить.
2. Измените содержание и дизайн фрагмента кода.
3. Сохраните отредактированный фрагмент, как описано выше. Если старая версия блока не нужна, проще всего указать имя в диалоговом окне «Создать новый стандартный блок», которое соответствует имени старой версии. Когда программа спросит, действительно ли вы хотите переопределить блок, ответьте «да.

В этом случае мы явно перезаписываем новый блок поверх старого.

Читайте также: Как создать документ на компьютере и открыть новый в Word

Изучаем настройки стандартных блоков внимательнее

Мы разобрались с основной логикой строительных блоков. Теперь вернемся к диалоговому окну экспресс-настройки блока (рис. 3) – тому самому, которое мы вызывали командой на создание нового блока, а затем нажатием кнопки Изменить свойства в диалоговом окне Организатора строительных блоков. Рассмотрим подробнее поля, представленные в этом диалоговом окне.

Поле Имя

Мы уже использовали его. Выбирая имя, учитывайте три важных момента:

• Здесь важна краткость. Имя должно умещаться примерно в три десятка символов.
• В галерее, которую мы вызываем из ленты, блоки сгруппированы по категориям (подробнее о них ниже), а внутри каждой категории они отсортированы по названию. Изменить этот порядок невозможно. В пределах одной категории блок, название которого начинается с цифры или, например, английской буквы, всегда будет ближе к началу галереи. Соответственно, блок, имя которого начинается с русской буквы I, всегда окажется в самом конце. Чтобы сократить расстояние, которое должна пройти мышь, дайте часто используемым блокам имена, гарантирующие их место в начале галереи.
• Вы должны быть особенно осторожны при выборе имени, если вы будете активно использовать сочетания клавиш. Предположим, что среди ваших блоков только один имеет название, начинающееся с символов Rek — Company Details. В этом случае вы сможете вставить этот блок, нажав клавишу, даже если вы не ввели полное имя. Достаточно ввести три-четыре символа — программа уже распознает блок среди других. Однако, если ваши блоки включают сведения о компании «Альфа» и сведения о компании «Аленка», Word не сможет различать имена блоков, пока вы не введете 20 символов. Назвав одинаковые блоки П1-Альфа и П2-Аленка, вы дадите программе возможность различать их по первым двум символам.

Раскрывающийся список Коллекция

Здесь вы указываете ленточную галерею, в которую должен быть включен блок. По умолчанию предлагается вариант «Экспресс-блоки», который мы использовали. Мы видели, что с этим значением блок попадает в галерею, которая доступна на вкладке «Вставка» группы «Текст» с помощью команды «Быстрые блоки». Попробуем создать еще один блок, и при его сохранении поставить в это поле другое значение, например Таблицы. После его сохранения перейдите на вкладку «Вставка» и вызовите команду «Таблица — Быстрые таблицы». Как видите, наш фрагмент попал именно сюда (рис. 7). При этом программе не важно, соответствует ли содержимое названию выбранной коллекции.

Увеличить изображение

Рис. 7. Пример вставки стандартного блока в галерею Express Table.

Выбирая значения в поле со списком, вы можете добавлять свои элементы в различные галереи ленты (Вставка — Верхний и нижний колонтитулы — Верхний колонтитул, Вставка — Верхний и нижний колонтитулы — Нижний колонтитул, Вставка — Текст — Заголовок, Ссылка — Содержание — оглавление и др.). В общей сложности полтора десятка элементов управления распределены по различным вкладкам ленты Microsoft Word, которые заполняются из общей системы стандартных блоков. Каждая такая галерея имеет свою команду сохранения внизу. Это приведет все к тому же уже знакомому диалогу.

Обратите внимание, что в списке доступных коллекций есть элементы, которых нет на стандартной ленте, например Пользовательская коллекция 1, Пользовательская коллекция 2 и т д. Во второй части статьи мы поговорим о том, как их можно использовать.

Раскрывающийся список Категория

Категории в этом случае представляют собой группы стандартных блоков в каждой коллекции галереи. Еще раз повторяем наш совет: следите за тем, чтобы самые используемые позиции были в верхней части меню. Для этого дайте им категорию с названием, которое по общепринятым правилам сортировки ставится как можно ближе к началу. Например, сравните левую и правую части рис. 8. Сначала элемент под названием Пример 1 был последним, но мы заставили его быть первым, переместив в категорию, имя которой состоит только из восклицательных знаков.

Увеличить изображение

Рис. 8. Выбирая правильные названия категорий, вы можете добиться разного размещения одного и того же предмета в галерее.

Поле Описание

Это поле позволяет указать более подробную характеристику блока. Если навести курсор на блок в галерее, во всплывающей подсказке появится текст описания. В этом поле можно использовать перевод строки, для этого вместо обычного (воспринимается как команда закрыть диалоговое окно) нажмите комбинацию клавиш + ввод > или .

Раскрывающийся список Сохранить в

Очень важный параметр. Он определяет место, где будет храниться строительный блок. В принципе таких мест три:

• Глобальный шаблон Нормальный
• Шаблон, на котором основан текущий документ (если есть).
• Репозиторий стандартных блоков текущего пользователя.

Рассмотрим их подробнее.

Нормальный шаблон часто называют «общим шаблоном». Word использует Обычный для создания новых документов, если пользователь не указал другой шаблон. Обычный файл хранится в профиле пользователя в папке %appdata%MicrosoftTemplates. Например, стоит сохранить строительные блоки в обычном режиме, если вы используете его на нескольких компьютерах. Сосредоточение максимального количества настроек в одном файле упростит синхронизацию настроек Microsoft Office.

Однако документ может быть создан не только на основе Нормального, но и на основе специализированного шаблона. Предположим, что в организации принято генерировать договоры на основе единого шаблона Договоров. Тогда было бы логично хранить в Договорах пустые фразы, относящиеся к заданной предметной области (например, стандартные договорные формулировки). Размещенные там блоки будут отображаться в галереях только тогда, когда документ, связанный с этим шаблоном, открыт.

Наибольший интерес представляет инвентаризация строительных блоков текущего пользователя. Это специализированная папка профиля (рис. 9). Если вы используете Windows XP, скорее всего, вы найдете его в папке c:Documents and SettingsusernameApplication DataMicrosoftDocument Building Blocks. В папке есть одна или несколько вложенных папок с числовыми номерами — они соответствуют языкам, используемым в интерфейсе Microsoft Office. Например, если у вас русская версия программы, в Document Building Blocks есть подпапка 1049.

В ней, в свою очередь, находится папка 14 — это номер технической версии Microsoft Office 2010. В этой папке должно быть не менее двух файлы: встроенные строительные блоки и стандартные блоки. В первом из них хранятся встроенные стандартные блоки — те, которые пользователь находит в своих галереях при первом запуске Word (пустые таблицы, верхние и нижние колонтитулы, оглавления и т д.). Файл стандартного блока, который программа предлагает в качестве стандарта для хранения настраиваемых элементов.

Увеличить изображение

Рис. 9. Хранилище стандартных блоков пользователя открылось в окне проводника Windows XP.

Для нашего дальнейшего обсуждения важно, что в папку Document Building Blocks можно добавлять собственные шаблоны — блоки из них будут автоматически «перекачиваться» в галереи при запуске программы. Чем больше файлов в этой папке, тем больше элементов отображается в списке «Сохранить» в диалоговом окне «Свойства быстрых блоков.

Примечание. Если вам дороги настройки Microsoft Office, узнайте, как получить доступ к папке %appdata%Microsoft и создать ее резервную копию самостоятельно. Если вы этого не сделаете, если у вас выйдет из строя жесткий диск, если вы смените место работы и т д., вы можете потерять все свои настройки (тщательно выверенный набор стилей, любимые макросы, наработанные годами строительные блоки и т д.).

Раскрывающийся список Параметры

Здесь вы можете выбрать один из трех вариантов: Вставить только содержимое, Вставить содержимое в тот же абзац, Вставить содержимое на той же странице. Если вы выбираете последнее значение, блок отделяется разрывом страницы. Что касается первых двух вариантов, то мы, честно говоря, так и не смогли понять, в чем между ними разница. Для повседневного использования в офисе лучше всего оставить для этого поля значение по умолчанию.

Создание формы в Word

Если вам нужно создать документ Word, который могут заполнить другие, например, создать анкету для участников конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в Word позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, вопросы «да-нет» и т д

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем приступить к созданию формы в Word, необходимо активировать вкладку «Разработчик» на ленте. Для этого нажмите «Файл» -> «Параметры», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word». Выберите «Настроить ленту» и установите флажок на вкладке «Разработчик ».

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в Word. Для этого мы будем использовать ряд полей, которые будут компонентами нашей будущей формы для заполнения Word.

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите нужный элемент в группе Элементы управления на вкладке Разработчик. Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные варианты. В этом примере мы добавляем текстовое поле для ввода пользователями своих имен.

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать то, как ваши поля формы отображаются в Word, вы можете включить «Режим дизайна» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик ».

Как вставить встроенное текстовое поле

Нажмите вкладку «Вставка» на ленте Word, затем нажмите кнопку «Текстовое поле».

Откроется раскрывающееся меню с выбором предопределенных стилей текстового поля. Существует множество стилей и форматов на выбор, включая текстовые поля с границами, заливкой, цветами шрифта и многим другим. Нажмите на один из них, чтобы вставить его в документ. И не волнуйтесь, вы можете настроить форматирование и цвета позже.

Когда вы вставляете текстовое поле, текст внутри автоматически выделяется, поэтому вы можете сразу начать вводить что-то, чтобы заменить этот текст-заполнитель.

Предопределенные текстовые поля также содержат предварительно выбранные параметры макета, включая размер и положение на странице. После того, как вы вставите один из них, вы сможете легко изменить его размер или переместить в другое место. Вы можете перетащить любой из маркеров в четырех углах или сторонах, чтобы изменить размер окна. Кнопка вращения в верхней части окна (круглая стрелка) позволяет вращать поле. А чтобы переместить его в другое место в документе, просто поместите курсор на край поля, пока не увидите четырехконечную стрелку, а затем перетащите его в нужное место.

Вы также можете изменить, как (и будет ли) обычный текст документа обтекать текстовое поле, как и в случае с любой другой формой или объектом. Дополнительную информацию смотрите в статье «Как обтекать текстом изображения и другие объекты в Word».

Как нарисовать собственное текстовое поле

Вы также можете нарисовать собственное текстовое поле, выбрав собственный размер и положение.

Нажмите вкладку «Вставка» на ленте Word, затем нажмите кнопку «Текстовое поле». Нажмите на команду «Добавить метку» в выпадающем меню».

Указатель изменится на символ перекрестия. Нажмите и перетащите мышь, чтобы нарисовать текстовое поле.

После того, как вы создадите новое текстовое поле, вы можете сразу начать печатать.

Разница с рисованием собственного текстового поля заключается в том, что Word по умолчанию помещает его перед текстом. Это хорошо, если вы просто рисуете и размещаете текстовые поля на пустой странице, чтобы вы могли создать собственный макет. Но если у вас на странице есть текст, выберите один из вариантов макета. Для этого нажмите кнопку справа. Подробности об этом вы найдете в статье «Как настроить обтекание текстом картинок и других объектов в Word».

Как изменить вид текста в текстовом поле

Чтобы отформатировать текстовое поле, в главном меню на вкладке Формат вы найдете различные параметры форматирования. В группе Стили фигур вы найдете ряд готовых стилей. Перед применением стиля вы можете навести на него курсор и посмотреть, как изменится внешний вид текстового поля. Если вам нравится стиль, нажмите на него, и он будет применен.

Затем начните изучать другие параметры форматирования, такие как «Заливка фигуры», «Контур фигуры» и «Эффекты формы», которые также доступны на вкладке «Формат.

Сначала щелкните край текстового поля, чтобы убедиться, что оно выделено. Затем выберите параметр форматирования на вкладке «Формат». Вы также можете применить «Эффекты фигуры» и «Стили WordArt» к текстовому полю.

Чтобы изменить шрифт, цвет шрифта или другие атрибуты шрифта, используйте параметры форматирования в группе «Шрифт» на вкладке «Главная». Вы будете применять атрибуты шрифта к своему тексту так же, как вы форматируете другой текст в документе. Просто выделите текст, а затем щелкните параметр форматирования, чтобы изменить шрифт, цвет шрифта или размер шрифта или применить другие атрибуты форматирования, включая жирный шрифт, курсив, подчеркивание, тень или выделение.

За короткое время вы можете настроить текстовое поле в соответствии со своими потребностями.

Обновление полей

Иногда вам необходимо вручную обновить информацию в определенных полях, например, используемых в оглавлении, верхних и нижних колонтитулах, перекрестных ссылках, закладках и формулах в таблицах. Вы можете обновлять поля по одному или одновременно во всем документе.

Обновление поля

В открытом документе щелкните правой кнопкой мыши поле, например оглавление, номер страницы или перекрестную ссылку, а затем щелкните Обновить поле.

Если вы обновляете оглавление, укажите в диалоговом окне «Обновить оглавление», хотите ли вы обновить только номера страниц или всю таблицу. В первом случае будет обновляться только пагинация существующих разделов. Новые разделы не будут добавлены в оглавление. Чтобы учесть новые разделы, выберите переключатель «Обновить все.

Если у вас возникли проблемы с поиском полей в тексте, вы можете отобразить все поля на сером фоне. Для этого откройте меню «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» и выберите «Всегда» в разделе «Показать содержимое документа» раскрывающегося меню «Затенение поля.

Обновление всех полей в документе

Нажмите CTRL+А.

Нажмите клавишу F9.

Если ваш документ содержит таблицы с полями или формулами, вам может потребоваться выбрать каждую из них по отдельности, а затем нажать F9.

Совет: Чтобы не забыть обновить собственный документ перед печатью, Word автоматически обновит поля перед печатью. Откройте «Файл» > «Параметры» > «Отображение», затем выберите «Обновить поля перед печатью» в разделе «Параметры печати.

Примечание. Обновление поля может вызвать проблемы, если элемент, на который оно ссылается, удален. Ссылки и закладки также могут указывать на несуществующие страницы. Дополнительные сведения см в разделе Отладка закладок.

Добавление, копирование и удаление текстового полей в Word

Текстовое поле — это объект, который вы можете добавить в документ, который позволяет вставлять и вводить текст в любом месте файла. Текстовые поля позволяют привлечь внимание к тому или иному фрагменту, а также перемещать его по документу.

Добавление текстового поля

Перейдите к > , затем выберите одно из предварительно отформатированных текстовых полей из списка, выберите «Дополнительные текстовые поля» на Office.com или нарисуйте текстовое поле.

Если вы решили нарисовать текстовое поле, щелкните в документе и перетащите его, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.

Чтобы добавить текст, выберите поле и введите или введите текст.

Если вы не используете мышь

Нажмите и отпустите клавиши ALT, N, а затем нажмите клавишу X.

Используйте клавиши со стрелками, чтобы выбрать нужную метку, затем нажмите Enter.

Когда закончите писать и решите вернуться к редактированию текста в документе, нажмите Esc.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и используйте параметры форматирования в группе «Шрифт» на вкладке «Главная.

Чтобы отформатировать текстовое поле, используйте команды на вкладке «Контекстный формат», которые появляются в разделе «Средства рисования» при выборе текстового поля.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

Несколько этикеток можно связать вместе, чтобы текст с одной этикетки перетекал в другую. Щелкните текстовое поле, а затем нажмите «Создать ссылку» в разделе «Инструменты текстового поля» на вкладке «Формат» в группе «Текст.

Копирование текстового поля

Выберите рамку текстового поля, которое вы хотите скопировать.

Нажмите CTRL+С.

Примечание. Убедитесь, что указатель находится на краю этикетки, а не внутри нее. В противном случае будет скопирован текст, а не заголовок.

Щелкните нужное место и нажмите CTRL+V, чтобы вставить текстовое поле.

Удаление текстового поля

Выберите рамку текстового поля, которое вы хотите удалить, и нажмите кнопку УДАЛИТЬ.

Примечание. Убедитесь, что указатель находится на краю этикетки, а не внутри нее. В противном случае удаляется текст, а не заголовок.

Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми

Если контракты, различные формы, которые нужно заполнять только в определенных полях, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это расстраивает, когда люди меняют части документа или формы, которые они не должны трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защитить текст в документе, позволяя людям заполнять поля, специально предназначенные для этого.

Так мы создаем документ, в котором можно заполнить специально предназначенные для этого поля, но не основное содержание документов или надписи, поясняющие смысл полей.