Как распечатать таблицу Эксель на одном листе

Как распечатывать документы в Excel

Перед печатью документа на принтере необходимо установить макет страницы Excel. Для этого на панели ленты (сверху) откройте вкладку «Параметры страницы» — и в разделе «Параметры страницы» нажмите маленькую стрелку в правом нижнем углу, чтобы просмотреть и отредактировать все параметры.

Откроется окно «Параметры страницы», в котором необходимо выполнить настройки печати.

Вкладка Страница

• книжная/альбомная — выберите ориентацию. Книжная – обычная, альбомная – когда лист по горизонтали длиннее, чем по вертикали;

• больше всего интересен масштаб, именно он позволяет настроить так, чтобы вся таблица печаталась на одном листе.

Если нам нужно, чтобы вообще все печаталось на одном листе, то ставим «Уместить не более 1 страницы в ширину и 1 страницы в высоту». А Excel сам подстроит масштаб документа таким образом, чтобы все поместилось на одной странице.

Если вам нужно, чтобы в ширину все уместилось в 1 лист, а в длину — в 10, это именно то, что мы указываем. А еще Excel сам подстроит масштаб документа.

Вы можете распечатать существующий документ в определенной процентной шкале — для этого нужно просто ввести процент.

Читайте также: Как поменять столбцы местами в Excel

Вкладка Поля

На вкладке Поля можно задать размер отступов от краев страницы до начала таблицы, например, создать больший левый отступ, чтобы можно было подшить документ — так называемое поле подшивки.

• Верхние и нижние колонтитулы являются повторяющимися элементами на каждой печатной странице, их размер указывается в соответствующем поле.
• По центру страницы — эта функция позволяет выровнять таблицу по листу, если он окажется меньше самого листа. То есть нужно ли прижимать распечатываемую страницу к левому верхнему углу (по умолчанию), или размещать ее посередине.

На скриншоте показано центрирование по горизонтали, когда от стола до краев листа слева и справа одинаковое расстояние. Если вы отметите и снимите галочки с этих пунктов Горизонтально и Вертикально, вы можете увидеть выше, как это будет выглядеть на листе.

Вкладка Лист

Здесь можно задать порядок печати страниц, если таблица очень большая и занимает несколько листов справа и вниз, а также распечатать не только данные самой таблицы, но и сетку, названия столбцов и строк, примечания, ошибки и т.д.

Как распечатать таблицу в Excel?

После выполнения всех настроек лучше всего предварительно просмотреть документ — нажать кнопку Preview (она покажет, как будет выглядеть документ при печати) и, если вас все устраивает, Print, чтобы перейти к печати на принтере.

Вы можете просто сохранить настройки страницы и распечатать документ позже, нажав сочетание клавиш CTRL+P или кнопку Office (Файл) — Печать.

В окне выберите принтер, на котором вы хотите печатать, количество копий и, если применимо, номер страницы.

• Печать — выделенная область. Если вам нужно распечатать только фрагмент таблицы, сначала выделите этот фрагмент мышкой и выберите «Печать выбранного диапазона». Лучше взять за привычку, если время от времени вы вводите в ячейки какие-то данные, которые вам не нужны для расчетов или просто храните значения.

• Печать — Вся рабочая книга — используется, если документ состоит из нескольких листов, но нужно распечатать их все сразу, то есть всю книгу Excel.

Добавление области печати

Область печати – это фрагмент листа, который необходимо отправить на печать. Остальное содержимое листа в Microsoft Excel будет игнорироваться. Вы сами определяете и управляете этой областью с помощью простой настройки, которая выглядит следующим образом:

1. Удерживая левую кнопку мыши, выделите весь фрагмент таблицы, который вы хотите видеть при печати. После этого перейдите на вкладку «Разметка страницы».
2. Разверните раскрывающийся список с пометкой «Область печати».
3. В нем вас интересует пункт под названием «Спросить».
4. После нажатия на нее можно сразу открыть печатную форму и убедиться, что теперь на листе отображается только выбранная вами область.
5. Если вы считаете, что вам может понадобиться распечатать этот фрагмент в будущем, но сейчас вам нужен другой контент, разверните меню «Печать активных листов» и выберите параметр «Игнорировать область печати».
6. Для удаления текущей области используйте кнопку «Удалить», расположенную в том же выпадающем списке, через который вы создавали этот фрагмент.

Распечатка таблицы на одном листе

Первым делом необходимо оценить целесообразность размещения табличных данных на одном листе. Кроме того, имейте в виду, что некоторые методы, описанные в этой статье, предполагают масштабирование табличных данных для размещения на одном стандартном листе. Однако, если таблица слишком велика и очевидно, что она не помещается в требуемую рамку, попытка уместить ее на одной странице сократит данные до такой степени, что их станет трудно читать или вообще не читать. В таких случаях лучшим вариантом, вероятно, будет распечатать информацию на страницах большего размера или просто распечатать на стандартных листах, а затем склеить их вместе.

В общем, решение о том, стоит ли пытаться поместить данные на один лист, зависит от каждого случая и размера таблицы. А теперь разберем разные способы решения этой задачи.

Изменение ориентации страницы

Используя этот метод, пользователю не нужно менять масштаб данных. По этой причине метод подходит только для таблиц, структура которых состоит из небольшого количества строк, или для которых распределение информации по вертикали не так важно, как по горизонтали, так как основной упор делается на нормальное отображение и печать данных ровно поперек страницы ширина.

1. Первое, что нам нужно понять, это умещаются ли все данные на одном стандартном листе или нет. Переключитесь в режим просмотра «Разметка страницы». Есть два способа добраться сюда:
   • с помощью значка в правом нижнем углу строки состояния приложения.
   • через вкладку Вид. В разделе режима книжного просмотра нажмите кнопку «Разметка страницы”.
2. После перехода в режим разметки документ предстанет в том же виде, что и при печати. Это поможет понять, умещается таблица на одном листе или нет. Что касается таблицы в нашем примере, то она разбита на две отдельные страницы по горизонтали, что не очень хорошо.
3. В этой ситуации перейдите на вкладку «Разметка страницы». Здесь в разделе «Разметка страницы» нажмите на кнопку «Ориентация» и в выпадающем списке выберите вариант «Альбомная”.
4. После выполнения описанных действий вся таблица разместилась на одном листе, чего мы и хотели.

Помимо метода, рассмотренного выше, есть и другие способы изменить ориентацию страницы:

1. Первый реализуется через параметры печати:
   • нажмите на меню «Файл”.
   • в вертикальном списке в левой части окна находим раздел, отвечающий за настройки печати. Он также показывает предварительный просмотр документа, его ориентацию и другие параметры.
   • нажимаем на текущее направление и в выпадающем списке нажимаем на нужный нам вариант. В данном случае это альбомная ориентация. Смотрим на область предварительного просмотра документа и убеждаемся, что благодаря внесенным изменениям нам удалось уместить таблицу в пределах одного стандартного листа.
2. Также стоит отметить способ смены ориентации с помощью окна макета страницы:
   • остаемся в том же окне (Файл — Печать), в настройках ниже нажимаем на «Параметры страницы». Есть несколько опций, позволяющих открыть эти опции, но они подробно обсуждаются ниже.
   • после запуска окна мы должны оказаться в первой вкладке под названием «Страницы», но если по каким-то причинам этого не произошло, входим в нее сами. Затем находим область настроек «Ориентация», отмечаем нужный нам вариант, а именно «Пейзаж». Подтвердите действие, нажав кнопку ОК.

Благодаря этим простым действиям мы смогли решить проблему размещения таблицы на одной странице.

Настройка границ столбцов и строк

В некоторых случаях таблица не умещается на одном листе из-за нерационального использования места. Например, когда некоторые столбцы пусты или их ширина/длина намного больше, чем требуется для их содержимого. Это приводит к увеличению размера таблицы по ширине и длине, а это, в свою очередь, приводит к тому, что документ не помещается на одном листе. В таких случаях обычно прибегают к уменьшению размеров клеток.

Во-первых, давайте посмотрим, как изменится ширина столбца:

1. Ставим курсор справа от уменьшенного столбца на панели координат. Он должен располагаться прямо на границе соседних столбцов. Если все сделано правильно, курсор изменится на крестик с разнонаправленными стрелками. Затем, удерживая левую кнопку мыши, переместите границу влево. Его следует перемещать таким образом, чтобы он не перекрывал данные самой заполненной ячейки.
2. Проделываем эту процедуру для всех оставшихся столбцов. Благодаря этим действиям таблица уместилась на одной странице, потому что мы смогли сделать ее более компактной.

Примечание. Вместо того, чтобы вручную перемещать границу столбца/строки, вы можете просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, наведя на нее курсор, и Excel автоматически выберет минимально возможную ширину на основе наиболее заполненной ячейки.

Этот метод также может быть применен к строкам, если это необходимо.

Единственным недостатком является то, что он неэффективен в тех случаях, когда таблица изначально была заполнена компактным расположением данных. При этом оптимизированная версия может не поместиться на одной странице. В таких случаях подходят варианты, описанные ниже.

Параметры печати

Вы можете изменить расположение данных, изменив настройки печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предполагает работу с размером самих данных.

1. Перейдите в меню «Файл» и нажмите «Печать”.
2. Давайте посмотрим на центральную область окна, в которой представлены настройки масштабирования. Щелкаем по текущему варианту и выбираем нужный нам вариант — «По размеру листа на одной странице”.
3. Это действие преобразовало таблицу, чтобы она поместилась на одном листе, как мы можем видеть, взглянув на область предварительного просмотра документа справа.

Стоит отметить, что если размер данных на листе не так важен для пользователя, с помощью параметра масштабирования можно разместить любую таблицу на одной странице, главное, чтобы данные в ней оставались читабельными.

Здесь помимо опции «По размеру листа на одной странице» есть и другие варианты:

• разместить все столбцы на одной странице
• уместить все строки на одной странице
• настроить параметры масштабирования

Установка параметров страницы

Также есть возможность настроить таблицу на 1 странице, указав необходимые параметры страницы.

1. Добраться до нужных нам настроек можно несколькими способами:
   • перейдите на вкладку «Разметка страницы». Откройте настройки страницы, нажав на маленькую иконку в виде наклоненной вниз стрелки в углу раздела.
   • нажмите на тот же значок, только в разделе «Войти”.
   • заходим в меню «Файл», выбираем пункт «Печать» и справа внизу окна кликаем по надписи «Разметка страницы”.
   • в параметрах масштабирования, которые можно выбрать при печати, нажмите на пункт «Пользовательские параметры масштабирования”.
2. Все перечисленные опции обеспечивают доступ к полному набору опций. В появившемся окне переходим на вкладку «Страница» (если нас там нет), затем ставим галочку напротив значения «разместить не более:» в области, отвечающей за масштаб. Теперь осталось указать количество страниц по ширине и высоте. В нашем случае пишем цифру 1 в обоих случаях и нажимаем ОК для сохранения параметров.
3. После выполнения этих действий программа сможет правильно распечатать таблицу в соответствии с нашими пожеланиями. Теперь осталось только зайти в меню «Файл», нажать на соответствующую кнопку, чтобы отправить документ на печать, убедившись, что выбранные параметры позволяют уместить таблицу на одном листе.

Примечание. Если вы хотите, чтобы данные ширины уместились только на краях одного листа без ограничений по высоте, также поставьте галочку перед значением «уместить не более:» в настройках страницы. Но теперь в первое поле (отвечающее за ширину) вводим цифру 1, а во второе (отвечающее за высоту) оставляем пустое значение.

Как уменьшить (сжать) большую таблицу для печати на одном листе формата А4

Иногда большая таблица в Excel не помещается на одном листе. В этой ситуации можно уменьшить массив таблиц до нужного размера, чтобы он поместился на одном листе формата А4. Данная процедура проводится в несколько этапов, каждый из которых будет описан ниже.

Вписать лист в одну страницу

Этот способ актуален, если незначительная часть таблицы выходит за пределы одного рабочего листа формата А4. Чтобы вставить диск в один лист, нужно выполнить ряд простых действий:

• Разверните раздел «Файл» в левом верхнем углу программы, щелкнув по нему один раз ЛКМ.
• В контекстном меню нажмите на строку «Печать».

Путь к окну «Параметры печати» в Excel

• В правой части окна будет отображена вся информация о печати документа. Здесь пользователь должен найти подраздел «Настройки».
• Щелкните стрелку рядом с элементом «Текущий» и выберите параметр «Уместить лист на одной странице».
• Подождите, пока Microsoft Office Excel завершит процесс ввода таблицы и закройте окно настроек.
• Проверьте результат.

Изменение полей

Установленное в Excel значение полей по умолчанию занимает много места на листе. Чтобы освободить место, этот параметр следует уменьшить. Тогда таблица может поместиться на одном листе. Вы должны действовать следующим образом:

• По рассмотренной выше схеме переходим в раздел «Параметры страницы», а затем нажимаем на кнопку «Параметры страницы».

открывает окно пошагового алгоритма настройки страницы

• В появившемся окне перейдите в раздел «Поле».
• Уменьшите верхнее, нижнее, левое и правое поля или установите для этих параметров нулевое значение, затем нажмите «ОК».

Измените размер полей на соответствующей вкладке «Разметка страницы

Примечание! Уменьшая размер полей, вы можете визуально наблюдать за изменением положения страницы в электронной таблице. Таким образом, вы сможете быстро найти оптимальное значение.

Страничный режим

Это опция в Excel, позволяющая визуализировать границы электронной таблицы, оценить их размер. Процесс сжатия таблицы в постраничном режиме делится на несколько этапов, каждый из которых заслуживает внимательного изучения:

• откройте текущий лист и перейдите на вкладку «Вид», расположенную вверху главного меню программы.
• В открывшейся панели инструментов нажмите кнопку «Режим страницы», чтобы включить параметр.

Действия по включению режима страницы в Excel

• В новом окне найдите вторую синюю пунктирную линию и переместите ее из левого положения в крайнее правое. При перемещении этой строки размер таблицы будет уменьшаться.

Ориентация листа

Для того чтобы на одном листе уместился набор таблиц, важно правильно выбрать его ориентацию. Следующий алгоритм поможет вам изменить текущую ориентацию документа:

1. Активируйте постраничный режим, в котором вы сможете понять содержание расположения таблички на электронной таблице. Для активации режима перейдите на вкладку «Вид» вверху главного меню программы, затем нажмите кнопку «Разметка страницы» на панели инструментов внизу».
2. Теперь нужно перейти в раздел «Разметка страницы» и нажать на строку «Ориентация».
3. Измените текущую ориентацию и просмотрите макет таблицы. Если матрица помещается на листе, выбранное направление можно оставить.

Важно! В Excel существует два типа ориентации листа: книжная и альбомная. Поэтому найти лучший вариант не должно быть проблемой.

Изменить ориентацию листа в Excel

Изменение размеров ячеек

Иногда табличка не помещается на один лист формата А4 из-за больших ячеек. Чтобы исправить проблему, ячейки необходимо уменьшить либо по вертикали, либо по горизонтали, в зависимости от конкретной ситуации. Для изменения размера элементов табличного массива необходимо выполнить следующие манипуляции:

• Выделите нужный столбец или строку в таблице полностью левой кнопкой мыши.
• Зажмите ЛКМ на ячейке на границе соседнего столбца или строки и переместите ее в соответствующем направлении: вертикально влево или горизонтально вверх. Нагляднее показано на скриншоте ниже.

Ручное изменение размера ячейки в Microsoft Office Excel

• При необходимости измените размер всех ячеек. Для этого необходимо сначала переключиться на вкладку «Главная», а затем перейти в раздел «Ячейки».
• Затем разверните подраздел «Формат» и нажмите на строку «Автоподбор высоты строки» в контекстном меню».

Включает функцию автоматической регулировки высоты строки

Как напечатать пустую таблицу для заполнения с ячейками на всю страницу

Для выполнения задания необходимо:

1. Точно так же включите «Режим страницы», перейдя на вкладку «Вид». Пунктирные линии, обозначающие область, являются границами электронных таблиц.
2. Выберите ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши.
3. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном окне выберите «Формат ячеек».
4. Откроется дополнительное меню, в котором нужно перейти в раздел «Граница» сверху.
5. Нажмите на кнопки «Внешняя» и «Внутренняя», выделите соответствующие значки.

Активация внешних и внутренних иконок для печати пустой таблицы

1. Нажмите «ОК» внизу окна и проверьте результат.

Распечатываем две страницы документа Эксель на одном листе

Этот шаг включает в себя включение двусторонней печати. Для реализации этой функции вам необходимо:

1. Нажмите ЛКМ на кнопку «Файл» в верхней части главного меню.
2. Перейти в раздел «Печать».
3. Разверните подраздел «Двусторонняя печать» и выберите один из возможных вариантов после прочтения описания.

Включить двустороннюю печать в Excel

Примечание! Мы рекомендуем выбирать двустороннюю печать с поворотом короткой стороны бумаги.